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Las 12 mejores prácticas de Gestión de Activos de IT para 2025
La Gestión de Activos de IT (ITAM) es el proceso integral de seguimiento, administración y optimización de los activos de tecnología de una organización — desde hardware y software hasta recursos digitales — a lo largo de todo su ciclo de vida.
Al garantizar que los activos se utilicen de manera eficiente, sean seguros y cumplan con políticas y regulaciones, ITAM juega un papel crucial en la optimización de las operaciones. Cuando se implementa de manera efectiva, también impulsa el ahorro de costos, refuerza la seguridad y respalda el crecimiento empresarial a largo plazo.
En este artículo, exploraremos las 12 mejores prácticas que las organizaciones deberían adoptar para maximizar el valor de sus activos de IT en 2025.
1. Evaluar y definir objetivos
Antes de adentrarte en estrategias o herramientas ITAM, evalúa claramente los puntos críticos que deseas abordar. Identifica los desafíos específicos que enfrentas (ya sea el seguimiento, la Gestión de Licencias o la visibilidad del ciclo de vida) y establece objetivos claros.
Definir tus prioridades desde el principio garantiza que implementes una solución que realmente atienda tus necesidades, mejorando así la eficiencia y el retorno de la inversión (ROI).
"Cada corporación, cada empresa, tiene un ADN diferente en cuanto a lo que les funcionó para la Gestión de Activos... Gran parte de eso viene con la experiencia."
Aaron Davenport, Software Asset Manager en HCA
2. Adoptar un enfoque basado en el ciclo de vida
Prioriza un enfoque flexible e integral para gestionar los activos de IT, desde la adquisición de tecnología hasta la disposición final. No priorices los ciclos de reemplazo arbitrarios y procura extender la vida útil de los activos mientras sigan siendo efectivos.
Evaluar el rendimiento de los activos y reutilizar el equipamiento cuando sea posible permite a las organizaciones reducir el desperdicio, disminuir costos y mantener la sostenibilidad a largo plazo.
3. Implementar herramientas dedicadas de ITAM
Deja atrás los métodos manuales como llevar adelante tu inventario en Excel en favor de un software especializado de ITAM. Las herramientas dedicadas, como InvGate Asset Management, ofrecen automatización, precisión y escalabilidad que los métodos manuales no pueden igualar.
Estas soluciones brindan información instantánea sobre el estado de los activos, aseguran el cumplimiento normativo, optimizan los costos y se integran perfectamente con otras herramientas de Gestión de Servicios de IT (ITSM).
4. Asegurar gobernanza y responsabilidad
Establece una gobernanza clara de IT y asigna roles como responsables de activos, custodios y gestores de licencias para garantizar el cumplimiento de normativas y regulaciones, el uso efectivo de los activos y la extracción de valor.
El monitoreo regular, las auditorías y las evaluaciones permiten hacer seguimiento al rendimiento de los activos y ajustar los procesos según sea necesario, alineando ITAM con los objetivos del negocio y asegurando el cumplimiento de las regulaciones.
5. Automatizar e integrar los procesos de ITAM
La automatización es clave para una gestión eficiente de activos de IT. Implementar el seguimiento, la recopilación de datos y las actualizaciones automatizadas reduce la carga de trabajo manual y mejora la toma de decisiones.
Herramientas como InvGate Asset Management ofrecen descubrimiento automático de activos, actualizaciones y verificación de cumplimiento de regulaciones, permitiendo que los equipos de IT se concentren en prioridades estratégicas en lugar de tareas manuales repetitivas.
6. Priorizar los activos críticos para el negocio
No todos los activos tienen la misma importancia. Prioriza los activos críticos que impactan directamente en las operaciones de tu organización, asegurándote de que estén bien gestionados, mantenidos y protegidos.
Al enfocarte en los activos más valiosos, los equipos de IT pueden evitar desperdiciar recursos en elementos de bajo impacto y tomar mejores decisiones sobre mantenimiento, actualizaciones y reemplazos.
7. Proporcionar a tu equipo de IT las herramientas adecuadas
Equipa a los equipos de IT con las herramientas esenciales que necesitan para una gestión eficiente de activos. Prioriza el equipamiento que cumpla con las expectativas de rendimiento y simplifica la distribución de artículos de bajo costo eliminando procesos de aprobación innecesarios.
Un enfoque equilibrado garantiza la productividad mientras mantiene las operaciones ágiles y rentables.
8. Unificar la gestión de Hardware y Software Asset Management
El éxito de ITAM requiere la gestión integrada de activos de hardware y software. Mantener separados los procesos de Gestión de Activos de Hardware (HAM) y Gestión de Activos de Software (SAM) puede generar brechas en el seguimiento, el cumplimiento de normativas y la optimización.
Al asegurar que ambos elementos trabajen de manera conjunta, los equipos de IT obtienen una visión más clara de la utilización de los activos, lo que ayuda a reducir costos y mejorar el cumplimiento de normativas.
"No puedes hacer SAM sin HAM. Necesitas hacer ambos."
David Foxen, consultor principal en SAM Beast Consulting Ltd.
9. Hacer de ITAM una prioridad de experiencia de usuario (UX)
La fuerza laboral actual espera un acceso rápido a los recursos de IT, tal como lo experimenta con las aplicaciones de consumo que utiliza a diario. Prioriza un enfoque de ITAM centrado en el usuario que proporcione un acceso rápido y eficiente al hardware y software.
Al pasar de un enfoque exclusivamente de cumplimiento de normativas a uno que también considere la experiencia del empleado, las organizaciones pueden mejorar la productividad, reducir la frustración y aumentar el compromiso.
"La nueva generación está acostumbrada a tener todo al instante... ¿Cómo podemos aprovisionar software y hardware rápidamente sin dejar de cumplir con las regulaciones?"
David Foxen, consultor principal en SAM Beast Consulting Ltd.
Episode 64 de Ticket Volume - IT Podcast
10. Realizar presupuestos inteligentes para ITAM
En lugar de implementar ciclos de renovación demasiado grandes que requieren un gran presupuesto inicial, adopta un enfoque más estratégico e incremental para la compra y actualización de activos de IT.
Al distribuir las adquisiciones de activos a lo largo del tiempo, las organizaciones pueden alinear el gasto de IT con las necesidades reales del negocio, evitando impactos presupuestarios drásticos y manteniendo una optimización continua de los activos.
11. Asegurar la mejora continua y la flexibilidad
ITAM es una disciplina en constante evolución, por lo que tus procesos deben adaptarse a nuevos desafíos y oportunidades. Evalúa regularmente tu estrategia de ITAM, recopila comentarios de los equipos y ajusta los procesos cuando sea necesario.
La flexibilidad y la mejora continua aseguran que tu estrategia siga siendo efectiva ante los avances tecnológicos y los cambios en las prioridades empresariales.
12. Vincular ITAM con prácticas ITSM
Integra ITAM con los procesos de ITSM, como la Gestión de Incidentes, Gestión de Cambios y Gestión de Configuraciones.
Esta integración garantiza que los datos de activos informen y respalden otras operaciones de IT, permitiendo una prestación de servicios más eficiente y una mejor toma de decisiones relacionada con la gestión del ciclo de vida de los activos.
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