Gestión del Ciclo de Vida de los Activos (ALM), explicado

¿Qué es la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos (ALM)?

La Gestión del Ciclo de Vida de los Activos (ALM, por sus siglas en inglés) es el proceso mediante el cual las organizaciones gestionan sus activos a lo largo de todas las etapas de su ciclo de vida, desde la adquisición hasta su disposición final o renovación.

Un activo es cualquier recurso — hardware, equipo, maquinaria u otro tipo — que tenga valor para la organización. Pero no todos los activos son iguales, y tampoco lo son sus ciclos de vida. Por eso existen diferentes tipos de ALM, cada uno adaptado a la naturaleza del activo que se gestiona.

Aun así, todos comparten un objetivo común: maximizar el valor de cada activo durante todo su ciclo de vida, minimizando al mismo tiempo los riesgos y los costos.

Tipos de ciclo de vida en la gestión de activos

La Gestión del Ciclo de Vida de los Activos se adapta a la naturaleza del activo que se gestiona. Si bien los principios fundamentales se mantienen, los procesos y prioridades varían según el tipo de activo. A continuación, se presentan algunos de los principales tipos de ALM:

• Gestión del Ciclo de Vida de Activos de IT – Se enfoca gestionar el ciclo de vida de los activos tecnológicos. Incluye subcategorías como la Gestión del Ciclo de Vida del Hardware, la Gestión del Ciclo de Vida del Software y otros.
• Gestión del Ciclo de Vida de Flotas – Se ocupa del ciclo de vida de los vehículos utilizados en las operaciones.
• Gestión del Ciclo de Vida de Instalaciones – Abarca edificios e infraestructura física.
• Gestión del Ciclo de Vida de Equipos Médicos – Común en organizaciones del sector salud.
• Gestión del Ciclo de Vida de Activos de Manufactura – Se enfoca en maquinaria industrial, equipos de producción y herramientas utilizadas en entornos de manufactura.
• Gestión del Ciclo de Vida de Activos Financieros – Implica el seguimiento y la optimización del ciclo de vida de activos intangibles como inversiones, contratos financieros o propiedad intelectual.

Cada uno de estos tipos de ALM está adaptado a las características específicas, los requisitos normativos y las necesidades operativas de los activos involucrados. Comprender estas diferencias ayuda a las organizaciones a implementar estrategias de gestión más eficaces en todas las áreas.

4 etapas del proceso de Gestión del Ciclo de Vida de los Activos

No existe un único enfoque universal para la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos. De hecho, las organizaciones suelen diseñar sus propios modelos de ciclo de vida según sus objetivos y capacidades. Sin embargo, la mayoría sigue prácticas estandarizadas. Las etapas típicas del Asset Lifecycle Management son:

1. Planificación.
2. Adquisición/compra.
3. Operación y mantenimiento.
4. Retiro y reemplazo.

#1. Planificación

Antes de comprar o instalar cualquier activo, es necesario planificar. La etapa de planificación marca el rumbo de todo el ciclo de vida. Es el momento en el que las partes interesadas evalúan si realmente se necesita un nuevo activo, cuánto costará, qué valor puede aportar y qué riesgos implica. Piénsalo como trazar el mapa antes de iniciar el viaje.

Hay algunos riesgos a tener en cuenta. Cambios tecnológicos rápidos, necesidades de mantenimiento ocultas o disponibilidad limitada de repuestos. Herramientas como los gemelos digitales — versiones virtuales de activos reales — se están volviendo cada vez más populares en esta etapa. Ayudan a simular cómo funcionaría un activo en el mundo real antes de invertir. En cualquier caso, cuanto más precisa sea la planificación, mejores serán los resultados.

#2. Adquisición y compra

Una vez que se aprueba la inversión, es momento de adquirir el activo. Y no es tarea sencilla. Esta etapa implica elegir al proveedor adecuado, asegurarse de que el activo se integre bien en el entorno existente y preparar una instalación y puesta en marcha sin contratiempos.

También se deben verificar la compatibilidad con los sistemas actuales, planificar la logística, la instalación y la integración, y asegurarse de que haya un plan de mantenimiento desde el principio.

Es importante ir más allá del precio. Lo que realmente determina el valor del activo es cómo se adapta e impacta en las operaciones de la organización.

#3. Operación y mantenimiento

Aquí es donde el activo entra en funcionamiento. Desde el momento en que está operativo, es fundamental hacer seguimiento a su rendimiento, detectar señales tempranas de desgaste y realizar mantenimiento regular. ¿El objetivo? Maximizar el valor, evitar sorpresas costosas y reducir al mínimo los tiempos de inactividad.

Las estrategias de mantenimiento varían según el tipo de activo y el presupuesto del equipo. Algunas organizaciones adoptan un enfoque reactivo (reparar solo cuando algo falla), lo que a menudo lleva a tiempos muertos no planificados y mayores costos de reparación. Otras prefieren estrategias preventivas o predictivas, que incluyen revisiones periódicas, actualizaciones, auditorías y monitoreo del rendimiento para mantener todo funcionando correctamente.

Una cosa es clara: un buen plan de mantenimiento en esta etapa puede extender la vida útil del activo, reducir reparaciones de emergencia y aumentar el tiempo de actividad y la fiabilidad.

#4. Retiro y reemplazo

Ningún activo dura para siempre. En algún momento, el rendimiento disminuye o los costos de mantenimiento superan los beneficios. Es ahí cuando hay que planificar su retiro, ya sea mediante reventa, reciclaje o reemplazo total.

“Si ese activo aún tiene valor, deberías recuperar dinero... No lo envíes simplemente a alguien que te cobre por recibirlo.”

Alicia Syx, experta en Sycamore International
Episode 98 of Ticket Volume

Factores clave a considerar:

1. Valor residual vs. costo de reemplazo.
2. Impacto ambiental del retiro.
3. Si los nuevos activos ofrecen mejor retorno de inversión o sostenibilidad.
4. Riesgos de seguridad, especialmente si el activo almacena datos.

En algunos casos, reemplazar un activo antes de tiempo puede generar ahorros a largo plazo o abrir nuevas oportunidades (como actualizar a tecnología más eficiente en consumo energético). En cualquier caso, cerrar el ciclo de forma inteligente sienta las bases para el próximo ciclo de vida del activo.

3 beneficios clave de la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos

Gestionar activos a lo largo de todo su ciclo de vida aporta estructura, claridad y valor a largo plazo para las operaciones. Estos son tres beneficios fundamentales que hacen de la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos una decisión inteligente:

1. Reducción de costos y desperdicio de recursos

Con una mejor visibilidad del uso, rendimiento y estado de los activos, las organizaciones pueden evitar compras innecesarias, eliminar licencias o equipos sin uso, y prevenir reparaciones de emergencia costosas. ALM ayuda a optimizar las inversiones, asegurando que cada activo se utilice al máximo de su potencial — y que nada quede inutilizado.

2. Mayor vida útil y mejor rendimiento de los activos

El mantenimiento regular, las actualizaciones oportunas y el monitoreo proactivo permiten que los activos funcionen sin problemas por más tiempo. Al abordar los problemas antes de que se agraven, los equipos pueden reducir tiempos de inactividad, extender la vida útil de los activos y garantizar que ofrezcan un valor constante en todas las áreas.

Y eso es más importante que nunca, ya que según el Forbes Technology Council, el 82 % de las empresas ha experimentado al menos un incidente de inactividad no planificada en los últimos tres años, y muchas han reportado dos o más. 

3. Decisiones más inteligentes, basadas en datos

ALM proporciona a los equipos acceso al historial completo de cada activo — su costo, uso, mantenimiento y rendimiento. Estos datos ayudan a tomar mejores decisiones en lo que respecta a presupuestos, reemplazos, cumplimiento normativo y estrategia. En resumen, facilita tomar la decisión correcta en el momento adecuado.

La política de Gestión del Ciclo de Vida de los Activos IT

Todo proceso de Gestión del Ciclo de Vida de los Activos debe estar respaldado por una política clara y bien definida. ¿Por qué? Porque garantiza que todas las personas involucradas sepan qué hacer, cuándo hacerlo y quién es responsable en cada etapa del ciclo de vida del activo.

Como nos especializamos en la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT, vamos a usar este contexto para mostrar cómo funciona una política ALM en la práctica — a través del enfoque de la Política de Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT.

Esta política es un documento formal que describe cómo se gestionan los activos de IT — como hardware, software, licencias y recursos en la nube — desde la adquisición hasta la disposición final. Establece las reglas básicas y crea un marco compartido para gestionar estos activos de manera eficaz en toda la organización.

Esto es lo que suele incluir una política típica de Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT:

• Propósito y alcance: ¿Qué tipos de activos cubre la política y quién debe cumplirla?
• Roles y responsabilidades: ¿Quién se encarga de la planificación, adquisición, mantenimiento y retiro de los activos?
• Procedimientos del ciclo de vida: Pasos claros para cada etapa — planificación, compra, mantenimiento y disposición.
• Seguridad y cumplimiento: Cómo manejar los datos de forma segura, cumplir con normativas y disponer de los activos de forma responsable.
• Documentación y seguimiento: Reglas para mantener registros actualizados, incluyendo propiedad, ubicación, estado y costos.
• Revisión de la política: Cuándo debe revisarse o actualizarse la política, y quién es responsable de mantenerla vigente.
   

En resumen, la Política de Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT es una guía para garantizar que los activos generen valor, cumplan con las normativas y se gestionen de forma proactiva y con intención.

Software para la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos

Cuando se trata de software de Gestión de Activos, no existe una solución universal. La herramienta adecuada para tu organización depende de varios factores: el tipo de activos que estás gestionando, las capacidades de tu equipo, tus objetivos operativos y, por supuesto, tu presupuesto. Una empresa de manufactura que gestiona maquinaria pesada tendrá necesidades muy distintas a las de una empresa SaaS que rastrea licencias de software y suscripciones en la nube.

Por eso, la estrategia más inteligente es comenzar por el tipo de activo que deseas gestionar — hardware, software, vehículos, instalaciones, etc. — y trabajar a partir de ahí. Una vez que eso esté claro, puedes buscar una herramienta que se adapte a tus flujos de trabajo, se integre con tu ecosistema y te ayude a alcanzar tus objetivos de Gestión de Activos de manera eficiente.

Con InvGate Asset Management, puedes gestionar tus activos a lo largo de todo su ciclo de vida. Desde el seguimiento automatizado de activos y un inventario centralizado, hasta la optimización del gasto y la integración fluida con herramientas de Gestión de Servicios, InvGate te ofrece todo lo que necesitas para tener control total sobre tus activos y brindar un servicio completo y eficiente.

Mejores prácticas para la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos

Para sacar el máximo provecho de tu estrategia de Gestión de Ciclo de Activos, no se trata solo de seguir el proceso, sino de optimizar cómo lo aplicas. Estas son siete mejores prácticas esenciales para lograrlo:

1. Mantén tu inventario limpio y actualizado

Un inventario de activos estructurado y actualizado es la base de una gestión ALM eficaz. No se trata solo de saber qué tienes, sino de saber dónde está, quién lo usa y en qué estado se encuentra.

2. Planifica con anticipación el ciclo de renovación

No esperes a que los activos fallen para actuar. Un plan de renovación bien pensado te permite anticipar reemplazos, asegurar presupuesto con tiempo y evitar sorpresas de último minuto.

3. Optimiza el uso de los activos, no solo el costo

Haz seguimiento del rendimiento y entiende cómo se utilizan realmente los activos. Esto te permitirá dimensionar adecuadamente los recursos, reasignar activos subutilizados y evitar compras innecesarias. Un buen ejemplo es la medición del uso de licencias de software — las licencias no utilizadas pueden reasignarse o eliminarse para reducir costos y mejorar el retorno de inversión.

4. Alinea Finanzas, RR. HH. y IT

ALM no es una tarea en solitario. Necesitas una colaboración estrecha con Finanzas (para presupuestos y depreciación de activos), Recursos Humanos (para la visibilidad en procesos de onboarding/offboarding) y Gestión de Servicios (para mejorar la experiencia del empleado).

5. No subestimes la etapa de retiro

El retiro no es el final: es otra oportunidad. Por ejemplo, una estrategia de Disposición de Activos de IT (ITAD) bien gestionada te permite recuperar valor, mantener el cumplimiento normativo y reducir el impacto ambiental.

“ITAD es un área enorme que se pasa por alto con frecuencia. Cuando lo implementas y empiezas a recibir notas de crédito... es como magia para el equipo directivo.”

David Foxen, consultor principal en SAM Beast Consulting Ltd.
Episodio en vivo de Ticket Volume

6. Sigue estándares y marcos de la industria

No reinventes la rueda: apóyate en las mejores prácticas existentes del sector para guiar tu estrategia ALM. Elegir un marco reconocido garantiza consistencia, escalabilidad y alineación con las exigencias regulatorias.

Por ejemplo, si gestionas activos de IT, ITIL es uno de los marcos más respetados y adoptados para estructurar la Gestión de Activos de IT de manera efectiva. Comenzar con una base sólida te prepara para el éxito a largo plazo.

7. Elige un software que se adapte a tus necesidades (y a tu equipo)

El mejor software de Gestión de Activos es aquel que realmente funciona para ti. Evalúa el tipo de activos que gestionas, el nivel técnico de tu equipo y el presupuesto disponible al momento de elegir herramientas.

Para organizaciones que gestionan activos de IT y no IT, InvGate Asset Management es una opción potente y flexible. Y si lo combinas con InvGate Service Management, obtienes una solución integral que conecta los datos de los activos con las operaciones de servicio, agilizando todo, desde la resolución de incidentes hasta la planificación del ciclo de vida.