¿Qué es la Gestión de Activos IT? Guía completa sobre ITAM

ITAM significa Gestión de Activos de IT (o Gestión de Activos de Tecnología de la Información) y es el proceso que permite realizar un seguimiento de todos los activos IT que posee una organización para garantizar que se utilicen de manera eficiente, se mantengan seguros y cumplan con las normas de la empresa.

¿Qué califica como un activo IT? En pocas palabras, un activo IT es cualquier hardware, software, servicio en la nube o información que una organización valora, posee y en la que confía para respaldar su infraestructura IT y sus operaciones comerciales.

Existen muchos tipos de activos IT. Van desde dispositivos físicos como laptops, servidores y equipos de redes, hasta activos digitales como licencias de software y suscripciones en la nube.

La palabra clave aquí es valor. Los activos IT tienen un valor para la empresa y, por lo tanto, deben gestionarse adecuadamente mediante una Gestión Proactiva de Activos de IT. Esto implica supervisar todo el ciclo de vida del activo IT, desde el momento en que se adquiere hasta que se retira o reemplaza, con el objetivo de garantizar un rendimiento óptimo, eficiencia en costos y cumplimiento normativo durante toda su vida útil.

Importancia de la Gestión de Activos IT

No hay duda de la importancia que tiene la Gestión de Activos IT. No es sólo una opinión personal, sino una realidad que se observa en la creciente inversión de las organizaciones en soluciones de ITAM. Según Technavio, el mercado de software de ITAM proyecta un crecimiento de 9% en 2025. ¿La razón? La rápida adopción de herramientas de ITAM y la creciente importancia que las empresas le asignan al seguimiento de activos.

Esto se debe a que ITAM ayuda a las empresas a ahorrar dinero, mejorar la eficiencia y reducir riesgos al mantener sus activos IT organizados y optimizados. Estos son los principales beneficios de una buena estrategia de Gestión de Activos de IT: 

1. Reducir costos y eliminar desperdicios.
2. Obtener visibilidad y control sobre los activos IT.
3. Mejorar la seguridad y el cumplimiento normativo.
4. Respaldar otros procesos de Gestión de Servicios de IT (ITSM).
5. Aumentar la productividad de los equipos. 

Con ITAM, las empresas ganan control, reducen riesgos y toman decisiones más inteligentes, impulsando la eficiencia y la innovación. 

Los procesos de la Gestión ITAM

Dividí la Gestión de Activos de IT en dos procesos principales para los múltiples activos IT que la componen: Gestión de Activos de Hardware (HAM) y Gestión de Activos de Software (SAM). Estas dos disciplinas trabajan en conjunto para garantizar que tanto los activos IT físicos como los digitales sean debidamente rastreados, optimizados y alineados con las necesidades del negocio.

“No puedes hacer SAM sin HAM. Necesitas hacer ambos. Y ahí es donde entra en juego ITAM.”

David Foxen, consultor principal en SAM Beast Consulting Ltd.

Episode 64 de Ticket Volume

Gestión de Activos de Hardware (HAM)

La Gestión de Activos de Hardware se encarga de rastrear y administrar los activos IT físicos—como computadoras, servidores y equipos de redes—a lo largo de su ciclo de vida, desde la adquisición hasta su disposición final. Garantiza que el hardware se mantenga adecuadamente, se actualice y se retire en el momento adecuado para optimizar el rendimiento y la rentabilidad.

Además, HAM ayuda a prevenir la pérdida de activos, respalda la seguridad IT al gestionar dispositivos obsoletos o sin parches, e integra su gestión con ITSM para agilizar incidentes y solicitudes relacionadas con el hardware.

Gestión de Activos de Software (SAM)

La Gestión de Activos de Software se centra en el control y la optimización de los activos de software, incluidos licencias, suscripciones y el uso de aplicaciones, para garantizar el cumplimiento normativo y la eficiencia de costos. Ayuda a las organizaciones a evitar gastos innecesarios en software no utilizado, reducir riesgos asociados con el incumplimiento y asegurarse de que solo se implementen aplicaciones autorizadas.

SAM también desempeña un papel clave en la seguridad IT al garantizar que el software esté actualizado, debidamente licenciado y alineado con los requisitos de gobernanza y regulaciones.

¿Cómo comenzar a gestionar activos IT?

No hay una única forma de abordar ITAM, ya que cada organización adapta su estrategia a sus necesidades. Cada equipo y empresa tiene sus propios enfoques y procesos. Con tantas posibilidades, he elaborado un proceso estándar en tres pasos que cubre las actividades esenciales incluidas en la mayoría de las estrategias de ITAM.

1. Desarrollo de una estrategia ITAM

Una estrategia de ITAM exitosa comienza con un plan claro y alineado con los objetivos del negocio.

El primer paso es realizar una evaluación inicial de la situación en la que se encuentra la organización. En este paso es fundamental identificar las prácticas, brechas y riesgos existentes en la Gestión de Activos IT. 

Luego, se definen políticas de ITAM para el seguimiento, adquisición, uso y disposición de activos. Otro aspecto clave es elegir las herramientas adecuadas: desde métodos manuales, como hojas de cálculo de Excel, hasta software especializado en ITAM para automatización y escalabilidad. 

Finalmente, involucrar a los stakeholders de IT, Finanzas, Seguridad y Adquisiciones es fundamental para garantizar la colaboración y el éxito a largo plazo.

2. Implementación ITAM

Una vez definida la estrategia, la implementación comienza con la creación de un inventario IT completo, que servirá como base de ITAM. Las organizaciones deben identificar y catalogar todos los activos IT, incluidos hardware, software, recursos en la nube y datos.

Es posible que tu organización ya tenga inventarios existentes o categorías de activos, aunque podrían estar incompletos o desactualizados. Aun así, pueden servir como punto de partida. Combinando estos datos con otros métodos de recopilación de activos, según el enfoque elegido en el paso anterior, se puede construir un inventario IT más preciso y actualizado. 

Tanto las soluciones especializadas en Gestión de Inventarios como los software de ITAM ofrecen mecanismos automatizados para detectar y rastrear activos IT de manera eficiente.

3. Madurez de la Gestión de Activos IT

El último paso es alcanzar la madurez en ITAM, lo que significa ir más allá del simple seguimiento de inventarios para gestionar todo el ciclo de vida de los activos IT, desde la adquisición hasta la baja. Esto requiere procesos estructurados para la compra, el mantenimiento y la disposición de activos.

El software de ITAM desempeña un papel clave en esta etapa al automatizar tareas críticas como el monitoreo del rendimiento de los activos, la gestión de renovaciones de licencias y la optimización de costos. También se integra con procesos ITSM, como la Gestión de Incidentes, la Gestión de Problemas y la Gestión de Cambios, mejorando la eficiencia y el cumplimiento normativo.

Ejemplo de madurez de la Gestión de Activos de IT 

Por ejemplo, una empresa que comienza con un inventario básico de activos puede enfrentar problemas con hardware obsoleto y renovaciones de software inesperadas. Al madurar su estrategia de ITAM, implementa seguimiento automatizado, adquisiciones estructuradas y mantenimiento proactivo, evitando compras urgentes costosas. 

Además, la integración con ITSM permite que, cuando un empleado o cliente informa un problema con un dispositivo, el equipo de soporte acceda instantáneamente a los detalles del activo, agilizando la resolución y reduciendo el tiempo de inactividad.

"Cada empresa tiene un ADN diferente en lo que respecta a la gestión de activos. Lo que puede ser bueno para una compañía, puede ser tóxico para otra."

Aaron Davenport, Gerente de Activos de Software en HCA

Episode 6 en Ticket Volume - IT Podcast

Ejemplos de la Gestión de Activos IT

Los siguientes ejemplos prácticos ayudarán a comprender mejor la teoría que hemos cubierto hasta el momento y visualizar los beneficios de una estrategia efectiva de ITAM.

• Mirgor, una empresa líder en tecnología y manufactura en Argentina, transformó su estrategia de ITAM al reemplazar hojas de cálculo con software especializado. Al automatizar el seguimiento de activos, integrarse con herramientas de ITSM e implementar alertas de contratos, logró ahorrar 2,500 horas de trabajo manual al año y obtener visibilidad en tiempo real del 85% de sus activos.
   
• Camuzzi, la mayor distribuidora de gas natural de Argentina, optimizó el rastreo de 3,000 dispositivos en 16 diferentes unidades de negocio. Antes de implementar ITAM, las actualizaciones manuales complicaban la lectura de los datos y dificultaban la planificación del ciclo de vida de los activos. Con la adopción de un software especializado, automatizaron los reportes, mejoraron la visibilidad y ahorraron más de 1,000 horas anuales.
   
• Smartmatic, líder global en tecnología electoral, centralizó sus operaciones de TI al integrar ITSM e ITAM. Implementando una Base de Datos de Gestión de Configuración (CMDB), consolidó datos de inventario, automatizó flujos de trabajo y mejoró el seguimiento de activos, asegurando un mayor cumplimiento y eficiencia operativa.

Estos ejemplos demuestran cómo una estrategia bien ejecutada de ITAM puede beneficiar a las organizaciones. Sin embargo, son solo algunas de las muchas prácticas posibles dentro de una gestión efectiva de activos IT.

Software ITAM

No hay nada estrictamente incorrecto en utilizar Excel para la Gestión de Activos de IT. Sin embargo, como vimos en los ejemplos, los métodos manuales como las hojas de cálculo se vuelven rápidamente obsoletos e ineficientes, lo que genera registros inexactos y desperdicio de recursos. El software de ITAM resuelve estos desafíos al automatizar muchas de sus tareas y procesos.

Existen muchas soluciones de ITAM y todas varían en funciones y capacidades. No obstante, todas comparten características esenciales para una efectiva Gestión de Activos IT. Estas incluyen visibilidad integral de los activos, monitoreo automatizado del rendimiento y herramientas para optimizar los recursos IT, asegurando un mejor control, cumplimiento normativo y eficiencia de costos.

Sabemos que elegir una herramienta no siempre es fácil. Por eso, es recomendable identificar primero si realmente es el momento adecuado para dar el paso. ¿Cómo saber si necesitas un software de ITAM? Aquí algunos indicios clave:

• El seguimiento manual de activos se está volviendo inmanejable.
• Las hojas de cálculo están frecuentemente desactualizadas o contienen errores.
• Estás gastando más de lo necesario en hardware y software debido a la falta de visibilidad.
• Los riesgos de cumplimiento y seguridad están aumentando por la falta de control.
• Los equipos pierden tiempo en tareas repetitivas relacionadas con activos.

Por supuesto, puedes seguir usando hojas de cálculo o incluso probar un software gratuito de ITAM, pero a largo plazo, un sistema dedicado marcará la diferencia. Déjame ahorrarte unos minutos de investigación.

Con su enfoque sin código y su interfaz intuitiva, InvGate Asset Management ofrece una solución integral para la Gestión de Activos de IT. Permite a las organizaciones construir un inventario completo de activos IT, gestionar de forma totalmente automatizada el ciclo de vida de los activos e integrarse perfectamente con herramientas de ITSM.

Certificaciones en IT Asset Management 

Si buscas formación oficial, varias organizaciones ofrecen certificaciones en ITAM que proporcionan mejores prácticas, marcos de trabajo y conocimientos especializados para gestionar activos IT de manera efectiva. Estas son las más importantes:

1. Pink Elephant Iberoamérica – IT Asset Management Essentials: Pink Elephant ofrece en la región el curso “IT Asset Management Essentials”, que proporciona un conocimiento completo sobre los elementos clave necesarios para una sólida Gestión de Activos IT.
2. Innovative Learning (iLearn) – Certificaciones ITIL: Innovative Learning cuenta con varios cursos de formación y exámenes de certificación ITIL. iLEARN es una ATO (Accredited Training Organization) y AEO (Approved Examination Organization) de PeopleCert para los cursos ITIL®.

• Expertos e influencers ITAM

  Otra fuente de información y conocimiento es la consulta continua con expertos y especialistas en ITAM. Varios nombres relacionados con el mundo de ITAM vinieron a mi mente, y los compilé en la siguiente lista:

• Matt Beran - No hay sorpresas aquí, ya que Matt es nuestro Especialista en Producto en InvGate y el presentador de Ticket Volume - IT Podcast. Tiene más de 20 años de experiencia en el campo, así que sabe de lo que habla. ¿Su mejor característica? Es una persona muy accesible.
• David Foxen - Es un experto en ITAM en sus dos principales áreas: HAM y SAM. Fundador de SAM Beast Consulting Ltd, David es muy activo en LinkedIn.
• Aaron Davenport - Aaron se especializa en SAM, específicamente en la optimización de licencias para proveedores como Microsoft, IBM, Oracle y Adobe. Tiene una sólida trayectoria en informática empresarial y optimización de procesos.