¿Qué es la Gestión de Licencias de Software (SLM)? ​​Proceso y herramientas

La Gestión de Licencias de Software (SLM, por sus siglas en inglés) es el proceso de rastrear, administrar y controlar el uso y la distribución de licencias de software dentro de una organización.

Incluye supervisar cómo se adquiere, despliega, utiliza y renueva el software. Es un componente clave de la Gestión de Activos de IT (ITAM, por sus siglas en inglés), ya que ayuda a las empresas a cumplir con las normas, reducir gastos y garantizar que el software se use de forma eficiente, segura y legal.

¿Por qué necesitas la Gestión de Licencias de Software?

La SLM ayuda a las organizaciones a tener control metódico sobre su entorno de software. Sin un enfoque estructurado, las empresas pueden gastar de más, fracasar en auditorías de software o exponerse a amenazas de seguridad.

De hecho, casi el 32% de las organizaciones asumieron costos por auditorías superiores a 1 millón de dólares, más del triple que hace solo dos años, según el informe 2025 Survey on Enterprise Software Licensing and Audit Trends. 

A medida que aumentan las sanciones financieras, también incrementa la necesidad de tener un enfoque proactivo y bien estructurado de Gestión de Licencias de Software. 

5 beneficios clave de la Gestión de Licencias de Software

Aquí tienes algunos de los principales beneficios de contar con una estrategia sólida de SLM:

• Optimización de costos: Identifica licencias no usadas o infrautilizadas para reducir desperdicios y controlar el gasto.
• Cumplimiento de normativas y preparación para auditorías: Mantén tus registros organizados y alineados con los términos de las licencias para superar auditorías sin estrés.
• Mejora de la seguridad: Evita el uso no autorizado de software y reduce la exposición a vulnerabilidades.
• Eficiencia operativa: Automatiza el seguimiento de licencias y la renovación de licencias. De esta manera, puedes reasignar y maximizar el valor de tus licencias.
• Mejor planificación de IT: Utiliza datos precisos para tomar decisiones de compra, renovación y presupuesto de software.

Tipos de licencias de software

Las licencias de software definen cómo se puede usar, modificar y distribuir un programa. A grandes rasgos, se dividen en dos categorías: comerciales y de código abierto. 

Las licencias comerciales son de pago y suelen restringir el acceso, uso y distribución. Las organizaciones deben adquirirlas y cumplir con los términos estrictos que establece el proveedor, y son comunes en software propietario o empresarial.

Por otro lado, las licencias de código abierto normalmente son gratuitas y permiten a los usuarios ver, modificar y compartir el código fuente, siempre que se cumplan las condiciones de la licencia. Algunas son muy permisivas, mientras que otras imponen requisitos estrictos para redistribuir o modificar el software original.

Los tipos más comunes de software que puedes encontrar son:

• Dominio público: Software sin derechos de autor que se puede usar, modificar o distribuir sin restricciones.
• Licencia permisiva: Permite usar, modificar y redistribuir el software con condiciones mínimas, generalmente solo se exige dar crédito al autor original.
• Licencia copyleft: Obliga a que cualquier versión modificada del software se libere bajo la misma licencia, para preservar las libertades originales.
• LGPL (Lesser General Public License): Una versión más flexible de la GPL, que permite vincular bibliotecas de código abierto sin necesidad de liberar todo el proyecto bajo la misma licencia.
• Licencia propietaria: Es la más restrictiva. No permite acceder al código fuente, y copiar, modificar o redistribuir el software está estrictamente prohibido. Son típicas en software comercial.

Modelos de licenciamiento

Además de los tipos de licencia, los proveedores de software usan diferentes modelos de licenciamiento para controlar cómo se asignan y gestionan las licencias. Algunos modelos comunes son:

• Licencia nominal (named license): Se asigna a un usuario específico; solo esa persona puede acceder al software, incluso si no lo está usando en ese momento.
• Licencia concurrente: Limita la cantidad de usuarios que pueden acceder al software al mismo tiempo, sin importar quiénes sean. Es útil cuando varios usuarios necesitan acceso ocasional.
• Licencia de acceso de cliente (CAL): Otorga acceso al software de servidor para cada usuario o dispositivo. Es común en entornos Microsoft, donde se requiere una CAL para cada usuario o equipo que acceda al servidor.
• Licencia por suscripción: Ofrece acceso al software mediante un pago recurrente, normalmente mensual o anual, e incluye soporte y actualizaciones regulares.
• Licencia perpetua: Se adquiere una sola vez y permite usar el software indefinidamente. Sin embargo, suele no incluir actualizaciones ni soporte continuo.

¿Cómo gestionar las licencias de software?

No existe un proceso único y estándar para la SLM, pero las estrategias efectivas siguen pasos comunes. El objetivo es llevar un control de cada licencia, garantizar su uso correcto y evitar costos o riesgos innecesarios.

Un buen enfoque de SLM debe ser estructurado, repetible y, en lo posible, automatizado. Puede integrarse dentro de tu estrategia general de ITAM o Software Asset Management (SAM). 

Aquí tienes un esquema práctico para gestionar licencias de software.

1. Inventario de software

Comienza identificando todo el software instalado en tu organización, incluyendo aplicaciones de escritorio, servicios en la nube y shadow IT. Así tendrás una visión clara de tu situación actual.

2. Centraliza la información de licencias

Reúne y guarda todos los datos de licencias en un solo lugar: registros de compra, claves de licencia, fechas de renovación, términos de uso, número de usuarios, etc. Una base de datos centralizada facilita la organización y reduce errores de seguimiento.

3. Reconciliación de licencias y uso

Compara el software en uso con las licencias que realmente posees. Así detectarás exceso de licencias (dinero desperdiciado), licencias insuficientes (riesgo de incumplimiento) y software no autorizado (amenaza de seguridad).

4. Monitorea el uso de forma continua

Usa herramientas automatizadas para rastrear con qué frecuencia y quién utiliza cada software. Esto permite optimizar renovaciones, reasignar licencias y detectar software infrautilizado.

5. Configura alertas y renovaciones

Configura recordatorios automáticos para renovaciones, auditorías y vencimientos de licencias. Así evitas costos sorpresa o interrupciones en los servicios.

6. Define políticas y roles

Establece reglas internas para adquisición, uso y baja de software. Asigna responsabilidades para que la Gestión de Licencias no quede al azar.

7. Realiza auditorías internas periódicas

Haz auditorías internas para detectar problemas a tiempo y estar preparado para auditorías de proveedores. Esto ayuda a mantener el cumplimiento y evita prisas de último momento.

Uso de InvGate como software para la Gestión de Licencias de Software

InvGate Asset Management es una solución ITAM integral, diseñada para simplificar y automatizar la SLM en todo el ciclo de vida de las licencias. Así te ayuda a implementar un proceso eficaz:

• Inventario centralizado de software y licencias: Con InvGate puedes crear un inventario completo de tus aplicaciones de software y vincularlas directamente a licencias, usuarios, dispositivos y contratos. 
   
• Medición de uso de software en tiempo real: El Agente de InvGate monitorea continuamente las aplicaciones instaladas y rastrea el uso real. Esta funcionalidad proporciona datos para identificar licencias infrautilizadas, detectar software no autorizado y garantizar que cada usuario tenga acceso a las herramientas correctas.
   
• Monitoreo de cumplimiento de licencias: El módulo de Cumplimiento de software compara automáticamente los contratos de licencia con los datos de uso para detectar problemas. Entre otras cosas vinculadas al monitoreo del cumplimiento de licencias de software, muestra licencias con bajo uso que pueden reasignarse o cancelarse para reducir desperdicios.
   
• Control de costos y Gestión de Contratos: Al vincular licencias de software con contratos, dispositivos y usuarios, InvGate te permite controlar gastos, configurar alertas de renovación y evitar vencimientos imprevistos. La sección de Contratos ofrece información sobre licencias, costos de contrato, fechas de vencimiento y más.
   
• Automatización, alertas y Smart Tags: Con automatizaciones personalizadas, etiquetas inteligentes y alertas proactivas, InvGate asegura que nunca pases por alto un límite de licencia o una fecha de renovación. Las etiquetas organizan y clasifican licencias automáticamente, mientras que las alertas avisan sobre posibles brechas de cumplimiento.
   
• Integración con la CMDB para contexto completo: Al mapear licencias en tu Base de Datos de Gestión de Configuración (CMDB), InvGate Asset Management te muestra cómo se relaciona el software con hardware, usuarios y servicios, proporcionando contexto total para resolución de problemas, soporte y planificación de licencias.
   
• Informes e insights accionables: La plataforma incluye paneles e informes personalizables para monitorear el estado de licencias, tendencias de uso, riesgos de cumplimiento y oportunidades de ahorro. Estos insights respaldan mejores decisiones durante renovaciones y auditorías.

6 buenas prácticas para la Gestión de Licencias de Software

Para maximizar tu inversión en software y evitar riesgos de incumplimiento de normativas, es clave aplicar estas prácticas recomendadas.

1. Centraliza tus datos de licencias - Conserva toda la información (contratos, registros de compra, fechas de vencimiento, términos, usuarios asignados) en un solo lugar. Esto facilita el seguimiento y reduce la probabilidad de pasar por alto detalles importantes.
    
2. Rastrea el uso de forma continua - Monitorea quién y con qué frecuencia se utiliza el software. Esto permite detectar licencias infrautilizadas, identificar ahorros y asegurarse de que las licencias estén donde más se necesitan.
    
3. Empieza en pequeño y construye sobre datos sólidos - No intentes resolver todo de una vez. Empieza por entender tu inventario de licencias y avanza con un plan claro y datos confiables.
    
4. Planifica renovaciones y evita sorpresas - Configura alertas o recordatorios automáticos para vencimientos, renovaciones y mantenimientos. Estar al día previene interrupciones de servicio y gastos de último minuto. 
    
5. Compra solo lo necesario y en el momento justo - Evita el exceso de licencias revisando los datos reales de uso antes de comprar. No acumules licencias para futuros crecimientos a menos que haya una necesidad clara y a corto plazo. 
    
6. Audita y revisa regularmente - Realiza auditorías internas para garantizar el cumplimiento y detectar problemas a tiempo. Aprovecha estas revisiones para optimizar tu portafolio de licencias y renegociar contratos si es necesario. 

“Domina bien una parte pequeña. Así podrás avanzar a la siguiente y construir una base con datos sólidos y confiables”.

David Foxen, Lead Consultant en SAM Beast Consulting Ltd.
Episodio 64 de Ticket Volume - IT Podcast