¿Qué es la adquisición de bienes informáticos? Proceso de 10 pasos

La adquisición de bienes informáticos (IT procurement en inglés) es el proceso que utilizan las organizaciones para comprar sus activos de IT. Puede sonar sencillo, pero implica mucho más que simplemente hacer un pedido.

El verdadero valor de cualquier proceso de adquisición de tecnología está en garantizar que cada compra — y, por lo tanto, cada activo — esté alineada con la estrategia, los objetivos, el presupuesto y los planes futuros de la organización. Por eso, es una de las primeras y más fundamentales etapas de la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT.

Entonces, ¿cómo podemos lograr esto y obtener buenos resultados? Siguiendo una serie de pasos estructurados. Veamos cuáles son.

¿Por qué es importante la Gestión de la Adquisición de Bienes Informáticos?

La adquisición de tecnología es importante porque impacta directamente en cómo opera, crece y se mantiene segura una empresa.

Y con entornos de IT cada vez más basados no sólo en activos físicos, sino también en suscripciones SaaS (Software como Servicio) y servicios en la nube, contar con un proceso estructurado de compras nunca fue tan importante como ahora. Veamos cómo impacta el proceso de compra de bienes informáticos en una organización:

1. Control y optimización de costos

Los presupuestos de IT no son infinitos, y cada gasto importa. Un buen proceso de adquisición ayuda a tomar mejores decisiones de compra, evitar gastos innecesarios y negociar mejores condiciones.

2. Alineación estratégica

Cada compra de tecnología debe acercar a la organización a sus objetivos. La gestión de adquisiciones permite que los activos y servicios se seleccionen cuidadosamente y no se compren de forma aislada o improvisada.

3. Seguridad y cumplimiento

Adquirir tecnología puede abrir muchas puertas, pero también vulnerabilidades si no se hace con cuidado. Un proceso de compras sólido incluye evaluar proveedores, revisar contratos y asegurar que las tecnologías cumplan con los estándares de seguridad y regulaciones vigentes.

4. Gestión del ciclo de vida de activos

Una buena adquisición de bienes informáticos sienta las bases para una gestión eficiente del ciclo de vida de los activos de IT. Elegir los activos correctos desde el principio facilita su seguimiento, mantenimiento y reemplazo de manera sostenible y rentable.

5. Preparación para el futuro

Adquirir tecnología no se trata sólo de resolver necesidades actuales, sino también de anticipar las del futuro. Un proceso de compras inteligente permite que las inversiones de hoy acompañen el crecimiento del negocio mañana.

Categorías de adquisición de bienes de IT

No existe una guía universal para definir las categorías dentro del proceso de adquisición de bienes informáticos. En general, cada organización crea sus propios grupos según lo que tenga más sentido para su operación, y eso depende mucho de los criterios que elijan priorizar.

Una forma común de organizar los activos de IT es según la urgencia con la que deben estar disponibles:

• Activos de entrega rápida — Estaciones de trabajo, laptops, licencias de software, periféricos y cualquier otro elemento que los empleados puedan necesitar de inmediato para seguir siendo productivos. En estos casos, conviene mantener algo de stock disponible para evitar demoras.
   
• Activos no urgentes — Equipos como servidores, hardware especializado o servicios para proyectos específicos que no requieren entrega inmediata y pueden comprarse según la necesidad.

Por supuesto, también se pueden clasificar los activos de IT según otros criterios, como su valor (activos de alto costo vs. bajo costo), su tipo (hardware, software o servicios) o su criticidad para el negocio (herramientas esenciales vs. no críticas). Todo depende de qué enfoque ayude mejor a agilizar el proceso de adquisición.

Adquisición de hardware vs. adquisición de software

La adquisición de tecnología abarca todo tipo de activos de IT, desde hardware y software hasta servicios en la nube y consultoría. Entonces, ¿por qué enfocarnos específicamente en hardware y software?

La respuesta es simple: representan la mayor parte del presupuesto de IT y tienen procesos de compra, desafíos de gestión y riesgos muy diferentes. Entender estas diferencias es clave para construir una estrategia de adquisiciones eficiente que permita ahorrar dinero, mejorar la productividad y evitar dolores de cabeza a futuro.

Veamos más de cerca cómo se comparan la adquisición de hardware y la de software:

Al final del día, tanto hardware como software requieren prácticas de adquisición inteligentes para evitar costos innecesarios, mantener la seguridad y asegurarse de que el equipo siempre tenga las herramientas adecuadas para trabajar.

10 pasos para una estrategia de contratación de bienes informáticos

No existe una única manera de llevar adelante un proceso de adquisición de bienes informáticos. Cada organización lo adapta según su tamaño, necesidades, industria y estructura interna.

Sin embargo, la mayoría de las estrategias de adquisición tecnológica suelen seguir una serie de etapas que ayudan a que todo funcione de forma eficiente. Este es un recorrido típico dentro del proceso:

1. Auditar y centralizar el inventario de IT.
2. Evaluar las necesidades del negocio.
3. Establecer objetivos y presupuesto.
4. Formar un equipo multidisciplinario.
5. Identificar y gestionar riesgos.
6. Definir criterios de proveedor y pre-seleccionar opciones.
7. Enviar documentos RFI/RFQ/RFP.
8. Evaluar propuestas y negociar contratos.
9. Planificar la implementación.
10. Monitorear KPIs y optimizar la estrategia de adquisiciones.

Antes de profundizar en cada una, vale la pena recordar que dar un primer paso bien orientado es clave para construir un proceso eficaz.

“No intentes hacerlo todo al mismo tiempo. Enfócate primero en hacer bien una sola cosa. Así vas a poder avanzar al siguiente paso y construir sobre una base de datos sólida y confiable.”

Aaron Davenport, especialista en Gestión de Activos de Software

Episodio 6 de Ticket Volume – IT Podcast

#1. Audita y centraliza tu inventario de IT

Antes de tomar decisiones de compra inteligentes, necesitas tener una visión clara de los activos que ya posee tu organización. Esto implica realizar auditorías de IT que incluyan todo: hardware, software, licencias, servicios en la nube, etc.

El objetivo final es construir un inventario de IT centralizado, idealmente con una herramienta de Gestión de Activos de IT (ITAM, por sus siglas en inglés) que mantenga la información actualizada en tiempo real.

Contar con un inventario completo y preciso te permite evitar compras innecesarias, detectar faltantes y desarrollar una estrategia de adquisiciones basada en necesidades reales y no en suposiciones.

#2. Evalúa las necesidades del negocio

Una vez que tienes mapeado tu entorno IT actual , el siguiente paso es determinar qué necesita realmente la organización.

Esto implica dialogar con los distintos departamentos, comprender sus desafíos y detectar qué productos y servicios tecnológicos se requieren para apoyar las operaciones y alcanzar los objetivos. Cuanto mejor entiendas las necesidades reales, más fácil será priorizar las compras y evitar desperdicios.

#3. Establece objetivos y presupuesto

Una vez que sabes con qué activos cuentas y qué necesita tu organización, es momento de definir objetivos claros para el proceso de adquisiciones y establecer un presupuesto de IT realista.

Además de los costos directos de compra, conviene considerar otros factores como mantenimiento, capacitación, soporte, renovaciones y futuras actualizaciones. Asegúrate de que los objetivos de adquisición estén alineados con la estrategia general del negocio, y que cada inversión impulse el crecimiento a largo plazo, no sólo las necesidades inmediatas.

#4. Forma un equipo multidisciplinario

El proceso de adquisición de bienes informáticos involucra a múltiples áreas de la organización. Por eso, es fundamental formar un equipo multidisciplinario desde el inicio.

Incluye representantes de todas las áreas clave que se vean afectadas por las compras de IT: Finanzas, Recursos Humanos, Operaciones y, en algunos casos, también equipos de Legal y Cumplimiento. Esto garantiza una mayor visibilidad, decisiones más ágiles y una mejor alineación con las necesidades de la organización.

#5. Identifica y gestiona riesgos

Como en cualquier organización, el proceso de adquisiciones en IT conlleva cierto nivel de riesgo. Por eso, es importante tomarse el tiempo para identificar posibles riesgos desde el principio.

Evalúa la confiabilidad de los proveedores, verifica sus certificaciones de seguridad y analiza los riesgos operativos o financieros asociados a la compra. Una vez identificados, desarrolla estrategias de mitigación para reducir esos riesgos antes de firmar los contratos.

#6. Define criterios de proveedor y haz una preselección

Con los riesgos identificados, el siguiente paso es establecer criterios claros para la selección de proveedores.

No te limites sólo al precio: considera la experiencia, capacidad de soporte, solidez financiera, opciones de integración, estándares de cumplimiento y prácticas de seguridad. Una vez definidos los criterios, comienza a pre-seleccionar proveedores que cumplan con tus requisitos.

#7. Envía documentos RFI, RFQ o RFP

Cuando ya tengas identificados a los proveedores potenciales, es momento de contactarlos formalmente. Según la etapa en la que te encuentres, puedes enviar:

• RFI (Request for Information): para recopilar información general sobre soluciones y proveedores.
• RFQ (Request for Quotation): para solicitar precios específicos de productos o servicios bien definidos.
• RFP (Request for Proposal): cuando necesites que los proveedores propongan cómo cumplirían con tus necesidades y objetivos detallados.

No todos los procesos de adquisición requieren los tres tipos de solicitud. Elegí el que mejor se adapte a tu situación y objetivos. La clave está en ser claro, detallado y consistente para recibir respuestas relevantes (puedes descargar una plantilla gratuita de RFP que te ayudará en esta etapa).

#8. Evalúa propuestas y negocia contratos

Cuando empiecen a llegar las cotizaciones o propuestas, es momento de analizar tus opciones con cuidado.

No te enfoques únicamente en el precio: evalúa la compatibilidad técnica, las condiciones de soporte, la reputación del proveedor, sus prácticas de seguridad y qué tan bien se alinean con tus criterios y objetivos.

Preselecciona las mejores ofertas y avanza a la etapa de negociación. Esta es tu oportunidad para asegurar condiciones favorables en cuanto a precios, niveles de servicio, renovaciones y otros aspectos clave.

#9. Planifica la implementación

Una vez que hayas elegido al proveedor y firmado el contrato, es momento de preparar la implementación.

Una buena planificación de la implementación incluye definir cronogramas, coordinar instalaciones o configuraciones, agendar sesiones de capacitación si son necesarias y asegurarse de que los nuevos activos o servicios se integren correctamente con los sistemas existentes.

#10. Monitorea KPIs y optimiza la estrategia de adquisiciones

El proceso de adquisiciones no termina cuando los activos se entregan e instalan. Para obtener el mayor valor posible, es fundamental hacer un seguimiento continuo de cómo está funcionando la estrategia.

Define Indicadores Clave de Desempeño (KPIs, por sus siglas en inglés) claros. Usa estos datos para ajustar tus prácticas de compra, negociar mejores renovaciones, mejorar la selección de proveedores y adaptar los presupuestos en función de los resultados reales.

Using InvGate Asset Management as your IT procurement software

Una solución de Gestión de Activos de IT como InvGate Asset Management puede respaldar todo el proceso de Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT, incluida la etapa crucial de adquisiciones.

Aquí te mostramos cómo puede ayudarte a optimizar y fortalecer tu estrategia de compras tecnológicas:

• Inventario centralizado de IT: Detecta y cataloga automáticamente todos los activos de IT mediante métodos con y sin agente. Esto brinda a los equipos una vista completa y en tiempo real del entorno tecnológico para tomar decisiones de compra más informadas.
   
• Seguimiento y reportes de activos: Despliega el Agente de InvGate Asset Management durante la configuración de sistemas complejos para recopilar datos detallados. Además, puedes hacer seguimiento de costos, depreciación, presupuestos y contratos para planificar inversiones más inteligentes.
   
• Generación de códigos QR para activos: Crea códigos QR automáticamente para cada activo, lo que simplifica su identificación, agiliza auditorías y permite acceder a su información detallada al instante. Una gran ventaja para planificar reemplazos o nuevas compras.
   
• Visualización CMDB: Usa la Base de Datos de la Gestión de Configuración (CMDB) integrada para mapear relaciones entre activos, detectar riesgos y planificar compras con una visión completa de tu infraestructura.
   
• Reglas de salud y etiquetas inteligentes: Aplica reglas de salud y etiquetas físicas o digitales para monitorear el estado de los activos, identificar riesgos a tiempo, anticipar reemplazos y tomar decisiones de compra más acertadas.
   
• Implementación de software sin esfuerzo: Permite despliegue de software automatizado en todos los dispositivos mediante scripts, reduciendo el trabajo manual y acelerando el tiempo de despliegue.
   
• Integración con flujos de trabajo de compras: Conecta los datos de activos con herramientas ITSM — incluida InvGate Service Management — para automatizar y respaldar los flujos de trabajo de adquisiciones desde la solicitud hasta la aprobación. 

Las 10 mejores prácticas para la adquisición en IT

El proceso por el cual se adquieren activos de IT está en constante evolución. Las nuevas tecnologías, procesos y desafíos están transformando la forma en que las organizaciones adquieren y gestionan sus activos.

Contar con un enfoque sólido es fundamental para mantener las operaciones en marcha, reducir costos y preparar al negocio para un crecimiento sostenible a largo plazo.

Aquí tienes 10 buenas prácticas para adquirir recursos informáticos de manera inteligente y eficiente:

#1. Elige un software de Gestión de Activos de IT con capacidades de adquisiciones

Utilizar una solución ITAM que incluya funciones para gestionar adquisiciones ayuda a optimizar el seguimiento de activos, administrar relaciones con proveedores y mantener visibilidad financiera a lo largo del ciclo de vida del activo. 

#2. Digitaliza y automatiza tu proceso de adquisiciones

Los procesos manuales ralentizan el trabajo y aumentan el riesgo de errores. Pasar a un proceso digital — con herramientas ITAM, flujos de trabajo integrados y automatización — mejora la eficiencia, aumenta la visibilidad y facilita la gestión de proveedores.

#3. Prioriza la transparencia de costos

Mantén siempre una visibilidad total sobre el gasto en las adquisiciones. Registra y clasifica cada gasto, desde la compra de activos hasta contratos de servicio, y realiza auditorías periódicas para detectar costos ocultos o desperdicios. 

“Uno de los mayores desafíos es tener visibilidad sobre los datos de las adquisiciones […] Entender qué estás comprando y quién lo está comprando es uno de los pasos más importantes […] Y una vez que la tienes, cómo la procesas y qué haces con ella define qué es lo que realmente posee tu organización.”

Aaron Davenport, especialista en Gestión de Activos de Software

Episodio 6 de Ticket Volume – IT Podcast

#4. Fortalece las relaciones con los proveedores

Establecer relaciones sólidas y a largo plazo con proveedores de confianza, fabricantes y prestadores de servicios puede traducirse en mejores precios, soporte más rápido y soluciones más flexibles. Además, facilita la resolución de problemas y la adaptación a nuevas necesidades del negocio.

#5. Optimiza la Gestión del Inventario

Según un estudio de 2025 de The Hackett Group, se espera que la carga de trabajo en adquisiciones aumente un 10%, mientras que los presupuestos sólo crecerán un 1%, generando una brecha de eficiencia del 9%.

Para cerrar esa brecha, los equipos de adquisiciones deben adoptar IA y automatización. Los primeros en implementarlas ya están viendo mejoras de productividad de hasta el 25%, aplicando IA para análisis de gastos, gestión de proveedores y procesamiento de contratos. 

#6. Gestiona los riesgos de forma proactiva

Cada decisión de compra conlleva riesgos — desde la confiabilidad del proveedor hasta posibles vulnerabilidades de seguridad. Identifica estos riesgos con anticipación, evalúa cuidadosamente a los proveedores e integra estrategias de mitigación en tu planificación para evitar complicaciones futuras.

#7. Pon el foco en la Gestión del Ciclo de Vida

Adquirir activos no se trata sólo de comprarlos, sino de gestionarlos desde su adquisición hasta su retiro. Planifica con anticipación las actualizaciones, el mantenimiento y las estrategias de fin de vida útil para maximizar el valor de cada inversión.