¿Qué es la Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM)?

La Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM, por sus siglas en inglés) es el proceso por el cual se supervisan y administran los contratos de una organización desde su creación hasta su finalización. Esto incluye su redacción, negociación, ejecución, seguimiento y, eventualmente, su renovación o cierre.

La CLM impacta a todas las áreas de una empresa, desde Recursos Humanos y Legal hasta Finanzas y Compras. Pero en este artículo, nos enfocaremos específicamente en la Gestión del Ciclo de Vida de Contratos de IT, es decir, en la administración de contratos relacionados con activos tecnológicos.

Estos contratos pueden abarcar una amplia variedad de activos y servicios, como licencias de software, compras de hardware, suscripciones en la nube, acuerdos de mantenimiento y Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) con proveedores. Se aplican a todo tipo de elementos: desde laptops y servidores hasta equipos de red y herramientas de ciberseguridad.

¿Por qué es importante la Gestión del Ciclo de Vida de Contratos?

La Gestión del Ciclo de Vida de Contratos ayuda a las compañías a mantenerse organizadas y a cumplir con regulaciones y normativas. En IT, donde los contratos rigen desde las licencias de software hasta los SLA con proveedores, contar con visibilidad clara sobre las obligaciones y plazos es clave para que todo funcione sin interrupciones.

Y el impacto financiero es considerable. Según un estudio de 2023 de World Commerce & Contracting junto con Deloitte, las organizaciones pierden en promedio un 8.6% del valor de sus contratos debido a una mala gestión. No se trata solo de ineficiencia: es dinero perdido.

5 beneficios de la Gestión del Ciclo de Vida de Contratos

Cuando los contratos se gestionan adecuadamente, dejan de ser un riesgo potencial para convertirse en una ventaja estratégica. Estos son algunos de los beneficios:

1. Mayor visibilidad – Acceso centralizado a términos contractuales, fechas de renovación y obligaciones para que los equipos estén alineados y tomen decisiones proactivas.
    
2. Más eficiencia – Los flujos de trabajo automatizados reducen el seguimiento manual, aceleran aprobaciones y liberan tiempo para tareas de mayor valor.
    
3. Mejor cumplimiento de normativas y regulaciones – La documentación clara y las alertas ayudan a cumplir con los requisitos legales y del proveedor, especialmente durante auditorías de software.
    
4. Gestión de Proveedores sólida – Al estar vinculados a activos y SLAs, los contratos sirven como fuente confiable para evaluar el desempeño y hacer valer los acuerdos.
    
5. Menor pérdida de valor – Las organizaciones con mejores prácticas pierden menos del 3% del valor de sus contratos. Las de bajo rendimiento, más del 20%, debido a demoras, confusiones u oportunidades desaprovechadas (Deloitte).

¿Por qué el área de IT debería gestionar el ciclo de vida de contratos?

Aunque Legal o Compras suelen liderar la gestión contractual, el área de IT cumple un rol fundamental cuando los contratos están ligados a la tecnología. Software, hardware, servicios en la nube, acuerdos de soporte: todo impacta en las diarias operaciones de IT. Por eso, tener visibilidad sobre los términos contractuales no es opcional, sino estratégico.

Cuando IT participa en el ciclo de vida contractual, puede:

• Verificar que los términos de licencia se ajusten al uso real.
• Anticipar renovaciones y evitar interrupciones en los servicios.
• Alinear los contratos con la infraestructura y las necesidades de soporte.
• Prepararse para auditorías con documentación precisa y accesible.
• Monitorear obligaciones del proveedor y exigir su cumplimiento.

Sin esta visibilidad, el área IT corre el riesgo de operar con contratos vencidos, sobrepasar límites de uso o pasar por alto fechas clave. Gestionar el ciclo de vida de los contratos IT ayuda a prevenir estos problemas y fortalece el control operativo general.

El proceso de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos

El proceso de CLM puede variar bastante entre empresas. Algunas dependen mucho de los equipos legales y de compras; otras involucran a IT desde el principio. Además, dependiendo de las herramientas que se utilicen, ciertos pasos pueden estar automatizados o ser totalmente manuales.

En esta sección, presentamos una versión estandarizada del proceso CLM, un modelo simplificado que incluye las etapas clave que la mayoría de las empresas atraviesa. No todas seguirán estos pasos de forma exacta. El objetivo es ofrecer una guía clara para entender cómo se gestionan los contratos de principio a fin.

Paso 1: Creación del contrato

Todo comienza con la solicitud del contrato y la redacción de un borrador. Puede generarse desde cero o a partir de una plantilla. 

El documento debe detallar el propósito del acuerdo, su alcance, las responsabilidades y las fechas clave. Según la organización, esta tarea puede recaer en Legal, Compras o en equipos operativos.

Paso 2: Revisión y negociación

Una vez listo el borrador, se somete a revisiones internas y, en muchos casos, a negociaciones externas. El equipo legal suele liderar esta fase para garantizar que los términos cumplan con las políticas de la empresa y minimicen riesgos. Las partes intercambian ediciones, comentarios y discusiones hasta llegar a un acuerdo preliminar.

Paso 3: Aprobación

Tras la revisión, el contrato debe ser aprobado por los responsables correspondientes. Esto puede incluir jefes de área, Finanzas, Legal o incluso la alta dirección. El nivel de complejidad del proceso depende del valor o la relevancia estratégica del contrato.

Paso 4: Ejecución

Una vez acordados los términos, las partes firman el contrato, que se vuelve legalmente vinculante. La firma puede ser física o digital mediante plataformas de firma electrónica. En este punto, el contrato se considera finalizado y listo para ser almacenado y monitoreado.

Paso 5: Almacenamiento y seguimiento

El contrato firmado debe guardarse en un lugar centralizado, de fácil acceso y búsqueda. Se deben registrar datos clave como fechas de vencimiento, términos de renovación y compromisos financieros, para que los equipos relevantes puedan consultarlos y gestionarlos con facilidad.

Paso 6: Monitoreo del desempeño

Aquí se realiza el seguimiento constante del cumplimiento de los términos acordados. Puede implicar monitorear SLAs, hitos de entrega o uso de licencias, según el tipo de contrato. Si surge algún incumplimiento, se puede actuar a tiempo antes de que el problema escale.

Paso 7: Renovación o finalización

Cuando se acerca la fecha de vencimiento, la organización debe decidir si renueva, renegocia o termina el contrato. Contar con visibilidad anticipada sobre las fechas de renovación y el desempeño del proveedor facilita la planificación y evita renovaciones automáticas o interrupciones en el servicio.

Cómo InvGate respalda la Gestión del Ciclo de Vida de Contratos

Aunque InvGate no es una plataforma CLM dedicada, ofrece las capacidades esenciales que los equipos IT necesitan para gestionar sus contratos, especialmente los vinculados a activos y servicios.

InvGate Asset Management

Una vez firmado el contrato, InvGate Asset Management permite centralizarlo y seguir su desempeño. 

Es posible crear contratos de software o activos, vincularlos a dispositivos específicos, monitorear fechas de vencimiento, seguir los costos asociados y configurar alertas de renovación, entre otras funciones. 

Esto garantiza que nada se pase por alto y que la información contractual esté siempre conectada con los activos correspondientes.

InvGate Service Management

Para las etapas anteriores del proceso, InvGate Service Management ayuda a organizar los flujos de trabajo internos. 

Permite crear solicitudes de servicio para la creación, revisión o aprobación de contratos, dirigirlas a los equipos adecuados y hacer seguimiento de su progreso. Esto aporta estructura y visibilidad a las fases previas a la firma, incluso si no se utiliza una herramienta CLM especializada.

Juntas, ambas soluciones ayudan a que los procesos contractuales estén organizados, colaborativos y alineados con la gestión de activos y servicios.

3 buenas prácticas de CLM

Gestionar contratos de forma efectiva requiere más que buenas intenciones. Estas buenas prácticas pueden ayudarte a optimizar el proceso, reducir riesgos y mantener el control de tus acuerdos IT.

1. Centraliza tus contratos

Guarda todos los contratos en un único lugar. Ya sea en una plataforma específica o en una herramienta de Gestión de Activos, asegúrate de que quienes necesiten acceso encuentren fácilmente la última versión. Un repositorio central mejora la visibilidad, evita duplicaciones y asegura que no se pierdan fechas u obligaciones importantes.

2. Alinea los términos contractuales con el seguimiento de activos

Asegúrate de que los contratos estén vinculados a los activos IT que cubren. Así podrás rastrear garantías, acuerdos de soporte y licencias junto con el software o hardware correspondiente. También facilita las auditorías, renovaciones y evaluaciones de proveedores.

3. Usa software para automatizar tareas y anticipar problemas

Gestionar contratos manualmente traerá, eventualmente, problemas de cumplimiento de normativas y regulaciones. 

Utilizar una solución CLM o una herramienta de Gestión de Activos IT para automatizar alertas, asignar responsabilidades y hacer seguimiento de fechas clave ayuda a cumplir los plazos y reduce errores humanos. También te brinda una visión más clara de tu entorno IT, tanto desde lo financiero como desde lo operativo.