¿Qué es la Disposición de Activos de IT (ITAD) y cómo gestionarlo?

La disposición de activos de IT (ITAD, por sus siglas en inglés) es el proceso por el cual las organizaciones gestionan de forma segura y responsable el equipamiento tecnológico que ha llegado al final de su ciclo de vida.

¿Qué abarca la disposición de activos de IT?

La disposición de activos de IT abarca el manejo final del equipamiento tecnológico que ya no está en uso. Esto incluye el borrado de datos, la reventa, la donación, el reciclaje o la destrucción segura del activo — según su estado y los requisitos normativos.

El ITAD comienza después de que el activo ha sido recuperado físicamente y evaluado. En otras palabras, es el paso final dentro de un proceso más grande de recuperación de activos de IT.

Dentro de la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos de IT, el ITAD representa la etapa final: el momento en que el activo abandona definitivamente el entorno de la organización, idealmente de forma segura, trazable y sustentable.

¿Por qué es importante el ITAD?

El ITAD es importante porque protege a tu organización, recupera el valor de tus activos y te ayuda a cumplir con las normativas de disposición vigentes. 

5 beneficios de destruir activos de IT de forma segura

Contar con un proceso estructurado de ITAD es esencial para una Gestión de Activos de IT (ITAM) efectiva. Aquí te compartimos sus principales ventajas:

#1. Seguridad en el manejo de información

Los activos retirados suelen contener información sensible y no sólo en los discos duros. Dispositivos como impresoras, teléfonos de escritorio o equipos de red también pueden almacenar datos.

Si esa información no se elimina o destruye correctamente, se convierte en un riesgo. El ITAD garantiza un manejo seguro mediante métodos certificados como el borrado, desmagnetización o destrucción física.

“Todo el mundo piensa en discos duros cuando habla de destrucción de datos... pero hay datos en las impresoras, en los teléfonos de escritorio.”

Alicia Syx, experta en Sycamore International
Episodio 98 de Ticket Volume

#2. Cumplimiento normativo

Regulaciones como GDPR, HIPAA o SOX exigen un control estricto sobre el manejo de datos personales y confidenciales, incluso al final del ciclo de vida.

El ITAD te ayuda a cumplir con estos requisitos mediante procesos documentados, trazabilidad y colaboración con proveedores certificados.

#3. Responsabilidad ambiental

La basura electrónica es uno de los flujos de residuos que más crece en el mundo. En 2022 se generaron 62 millones de toneladas, pero apenas el 22,3 % fue recolectado y reciclado formalmente (Organización Mundial de la Salud).

Esto significa que la mayoría de los dispositivos desechados terminan en vertederos o son procesados de forma informal, generando riesgos ambientales y sanitarios.

El ITAD promueve la sostenibilidad al extender la vida útil de los activos mediante su reventa o donación, y asegura que los dispositivos sin posibilidad de recuperación se reciclen de forma responsable.

#4. Recuperación de costos

Viejo no siempre implica obsoleto. Muchos dispositivos en buen estado pueden reacondicionarse o revenderse, convirtiendo equipos sin uso en valor recuperado. 

“Si tu proveedor de ITAD te está mandando una factura en lugar de un cheque, algo estás haciendo mal. Esa laptop que estás pagando para eliminar probablemente aún tiene valor.”

Alicia Syx, experta en Sycamore International
Episodio 89 de Ticket Volume

#5. Reducción de riesgos

Los activos que no se rastrean o se eliminan de forma inadecuada pueden generar puntos ciegos operativos y exposición a riesgos legales.

Un proceso definido de disposición final cierra correctamente el ciclo de vida del activo, reduce el error humano y evita que los dispositivos olvidados se conviertan en problemas futuros.

¿Cuándo deben las empresas iniciar un proceso de ITAD?

Determinar el momento adecuado para iniciar el proceso de ITAD es clave para mantener la seguridad, el cumplimiento normativo y la eficiencia operativa. 

Estas son algunas situaciones comunes que suelen activar la disposición de activos:

1. Fin del ciclo de vida — El activo está obsoleto, rinde por debajo de lo esperado o ya no recibe soporte.
2. Actualizaciones tecnológicas — El equipo nuevo reemplaza dispositivos antiguos que ya no se necesitan.
3. Salida de empleados — Los dispositivos devueltos deben procesarse de forma segura para evitar filtraciones de datos.
4. Incidentes de seguridad — El hardware comprometido o en riesgo debe retirarse del entorno operativo.
5. Requisitos normativos — Algunas leyes obligan a disponer de forma segura los activos que contienen datos.
6. Desmantelamiento de centros de datos — Grandes volúmenes de infraestructura deben eliminarse de forma estructurada.
7. Fin de contrato de leasing — Los activos arrendados deben devolverse o procesarse al finalizar el contrato.
8. Fusiones o reestructuraciones — Los cambios organizacionales pueden generar activos redundantes.
9. Objetivos de sostenibilidad — Las empresas eliminan dispositivos ineficientes o no compatibles con políticas ambientales.
10. Auditorías de inventario — Las revisiones pueden identificar activos sin uso que deben retirarse o reasignarse.

Estrategia para la disposición de activos tecnológicos

Contar con una estrategia sólida de ITAD es importante para empresas de todo tipo y tamaño. No obstante, no todas tienen esa posibilidad. Por eso, muchas organizaciones optan por externalizar este proceso a socios ITAD certificados.

Independientemente del mecanismo elegido, estos son los pasos que toda estrategia de ITAD debe contemplar.  

#1: Define tus objetivos y nivel de tolerancia al riesgo

Comienza por aclarar qué esperas del proceso de ITAD: destrucción segura de datos, cumplimiento ambiental, recuperación de costos, o todo lo anterior.

Al mismo tiempo, evalúa cuánto riesgo está dispuesta a asumir tu organización en términos de manejo de datos, confianza en los proveedores y requisitos de documentación.

#2: Establece políticas y disparadores de ITAD

Define reglas internas claras sobre cuándo y cómo debe ejecutarse el ITAD. Por ejemplo, puede activarse al dar de baja empleados, durante ciclos de renovación de equipos o al cerrar centros de datos.

Estas políticas deben indicar qué activos se incluyen, qué métodos de disposición son aceptables y quién es responsable en cada etapa.

#3: Decide si vas a tercerizar el proceso

Muchas organizaciones eligen trabajar con proveedores externos especializados en ITAD. 

Si optas por esta vía, asegúrate de que estén certificados (por ejemplo, R2v3, NAID AAA) y que ofrezcan logística segura, trazabilidad y documentación detallada.

#4: Define los estándares para la destrucción de datos

Especifica claramente cómo deben eliminarse los datos. Dependiendo del tipo de activo y su sensibilidad, puede implicar borrado mediante software, desmagnetización o destrucción física.

Tu estrategia debe alinearse con estándares establecidos por la industria y exigir certificados de destrucción por cada activo.

#5: Planifica la logística y el manejo seguro

Ya sea que lo gestiones internamente o a través de un proveedor, el traslado físico de los dispositivos debe ser seguro y trazable.

Esto incluye el embalaje, transporte y almacenamiento previo a la destrucción o reventa del activo. Asegúrate de que cada paso esté documentado y monitoreado.

#6: Documenta todo

Cada acción tomada durante el ITAD debe registrarse: desde la recolección hasta la disposición final. Una buena estrategia incluye reportes detallados, certificados de destrucción, trazabilidad para auditorías y registros de cumplimiento. 

Esto protege a la organización ante auditorías o revisiones legales.

#7: Revisa y actualiza regularmente

El ITAD no es un proceso que se configura una vez y se olvida. A medida que cambian las normativas y evoluciona tu infraestructura tecnológica, la estrategia debe ajustarse.

Las revisiones periódicas garantizan que cumplas con los requisitos, minimices riesgos y mejores continuamente el proceso.

¿Cuáles son los posibles resultados del ITAD?

Una vez que un activo ha sido evaluado y aprobado para el proceso de disposición, el siguiente paso es definir su destino final. Estas son las opciones más comunes dentro del proceso de ITAD:

• Reacondicionar — Si el activo no está listo para usarse de inmediato, puede necesitar limpieza, reparaciones, reemplazo de piezas o una reinstalación del sistema operativo. Una vez que esté en condiciones, puede reutilizarse, revenderse o donarse.
• Reutilizar o reasignar — Si el activo está en buen estado y cumple con los requisitos técnicos y de seguridad, puede reasignarse internamente a otro usuario o área.
• Revender — Los dispositivos con valor de mercado pueden venderse para recuperar parte de la inversión original.
• Donar — El equipo funcional puede donarse a escuelas, organizaciones sin fines de lucro o instituciones comunitarias.
• Reciclar — Los dispositivos que no pueden reutilizarse deben desmontarse y procesarse conforme a los estándares ambientales vigentes.
• Destruir — Si el activo no tiene valor de recuperación y contiene datos sensibles, la destrucción física segura puede ser la opción más adecuada.

Cómo puede ayudar InvGate Asset Management con ITAD

InvGate Asset Management te permite tener control total sobre la disposición de activos de IT, desde identificar cuáles están listos para retirarse hasta documentar cómo se gestionaron. Así es como te acompaña en cada etapa:

• Inventario de activos de IT: Crea inventario de activos IT actualizado con fuentes automáticas de descubrimiento y entradas manuales.
   
• Identifica activos listos para su disposición: Usa etiquetas inteligentes, reglas de salud y filtros para detectar dispositivos inactivos, sin garantía o cercanos al fin de su vida útil.
   
• Haz seguimiento del estado e historial de activos: Obtén visibilidad completa del uso, ubicación, propiedad y depreciación de cada activo para tomar decisiones informadas.
   
• Documenta cada paso para cumplir con normativas: Registra transferencias, adjunta certificados y exporta reportes para facilitar auditorías y cumplir con regulaciones.
   
• Personaliza y automatiza flujos de trabajo: Integra y automatiza tareas relacionadas con el ITAD con InvGate Service Management. Nuestras integraciones permiten agilizar acciones como la salida de los empleados o el reemplazo de equipos.

Buenas prácticas para la disposición de activos de IT en empresas

Para garantizar que tu proceso de disposición de activos sea seguro, eficaz y conforme a las normativas, ten en cuenta estas recomendaciones:

• Trabaja con socios ITAD certificados — Asegúrate de que los proveedores externos cuenten con certificaciones como R2v3 o NAID AAA, y que ofrezcan trazabilidad completa, destrucción segura de datos y documentación que respalde el cumplimiento.
• Estandariza y automatiza la documentación — No dejes los reportes al azar. Registra cada paso. 
• Revisa y ajusta tu estrategia con regularidad — Programa revisiones periódicas de tus políticas y flujos de trabajo de ITAD para mantenerlos alineados con nuevas regulaciones, riesgos y objetivos de sostenibilidad.
• Empieza con un inventario limpio y actualizado — No puedes disponer de lo que no sabes que tienes. Un inventario actualizado evita que los activos se pierdan, se manejen mal o terminen olvidados en rincones olvidados del depósito.
   

“He entrado a salas donde literalmente hay una montaña de monitores, computadoras de escritorio y teclados — apilados en una esquina como si fuera un cementerio tecnológico. Y nadie sabe qué hay ahí.”

Alicia Syx, experta en Sycamore International
Episodio 98 de Ticket Volume