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¿Qué es un inventario de activos de IT? 5 pasos para hacerlo bien
Un inventario de activos de IT es una lista completa de todos los recursos tecnológicos que posee una organización. Normalmente incluye hardware, software, servicios en la nube y otras herramientas digitales fundamentales para sus operaciones.
Pero no sólo una lista estática. Un buen inventario de activos de IT registra detalles importantes de cada activo (que pueden variar según el tipo) y los mantiene actualizados. Por eso, cuando hablamos de inventario de activos de IT, también nos referimos al proceso permanente de identificar, rastrear y gestionar esos activos a lo largo de todo su ciclo de vida.
¿Por qué es importante el inventario de activos de una empresa?
Crear y mantener actualizado el inventario de activos de IT de tu organización es clave porque te brinda visibilidad, te ayuda a optimizar recursos y te protege frente a riesgos de seguridad y cumplimiento de normativas y regulaciones.
Además, es una parte fundamental tanto de la Gestión del Ciclo de Vida de los Activos como de la Gestión de Activos de IT, ya que permite tomar decisiones más inteligentes en cada etapa, desde la planificación y adquisición, hasta el mantenimiento y disposición final. Estos son los principales beneficios de contar con un inventario de activos:
1. Visibilidad
No se puede gestionar lo que no se sabe que se tiene. Un inventario de activos de IT actualizado ofrece una visión clara de toda la tecnología: qué está en uso, dónde se encuentra, quién lo utiliza y en qué estado está. Sin esto, básicamente se trabaja a ciegas.
2. Optimización de recursos
Cuando se conoce con precisión qué activos se poseen, es posible aprovecharlos mejor. Se evitan compras duplicadas, se cumplen los plazos de mantenimiento y no se desperdician licencias de software. Un buen inventario ayuda a prolongar la vida útil de los activos y a realizar gastos más inteligentes.
3. Seguridad y cumplimiento
Los activos perdidos o sin rastrear representan un gran riesgo de seguridad y pueden provocar fallos en auditorías o problemas de cumplimiento normativo. Mantener el inventario actualizado permite detectar vulnerabilidades, aplicar parches, rastrear dispositivos sensibles y mantenerse en conformidad con las regulaciones.
Elementos clave de un inventario de activos IT
Ahora que ya sabes qué es un inventario de activos de IT y por qué es importante, veamos más de cerca sus elementos clave.
Cuando hablamos de “elementos”, nos referimos a los principales tipos de activos IT que tu inventario debe contener, junto con la información clave que debe registrarse para cada uno.
Un inventario efectivo de activos de IT generalmente cubre cuatro áreas principales:
- Activos de hardware – Incluye dispositivos físicos como computadoras, servidores, teléfonos inteligentes, periféricos y equipos de red.
- Activos de software – Abarca todos los activos de software, incluidas licencias, suscripciones, aplicaciones instaladas y detalles de uso.
- Activos basados en la nube – Servicios como SaaS, PaaS e IaaS que la organización utiliza para operar.
- Activos de datos – Bases de datos, archivos e información digital que necesita protección y monitoreo para cumplir con normativas.
Cada una de estas categorías ofrece distintos niveles de detalle y diferentes oportunidades de seguimiento, según el tipo de activo y su uso.
En las próximas secciones, vamos a desglosar qué información deberías recopilar para cada una de ellas para mantener tu inventario de activos de IT preciso, útil y listo para respaldar cada etapa del ciclo de vida del activo.
Cómo realizar un inventario de activos IT paso a paso
Gestionar un inventario de activos de IT es más que listar una serie de recursos informáticos. Es un proceso continuo que requiere consistencia y visibilidad para realmente aportar valor al negocio.
Así es como se ve un proceso estándar de Gestión de Inventario de IT, sin importar el método o herramienta que utilices:
1. Descubre y registra tus activos
Lo primero es encontrar todo. Hardware, software, servicios en la nube y activos de datos. Todo debe estar registrado. Ya sea que utilices herramientas de descubrimiento automático o lo hagas de forma manual, el objetivo es el mismo: ningún activo debe quedar fuera.
“Tener algo es mejor que no tener nada, porque no puedes gestionar lo que no sabes que tienes [...] Empieza con algo básico, recibe retroalimentación, ajústalo, amplíalo, vuelve a recibir comentarios.”
Allen Dixon, líder en Gestión de Servicios de IT
Episodio 62 de Ticket Volume - IT Podcast
2. Captura y organiza la información clave
Registra los datos esenciales de cada activo: quién lo tiene, dónde está, cómo se utiliza, cuándo se adquirió y cuál es su estado actual. El nivel de detalle puede variar según el tipo de activo, pero mantener la información organizada es fundamental para una gestión correcta.
3. Mantén y actualiza de forma regular
Un inventario sólo es útil si está actualizado. Establece una regularidad clara para revisar y actualizar los registros. Considera al menos los siguientes criterios: cuando un activo se mueve, se asigna, necesita reparación, se actualiza o se retira. Si hay un cambio, debe reflejarse en el inventario.
4. Supervisa el uso y optimiza los recursos
Gestionar un inventario también implica revisar qué se está utilizando (y qué no). ¿Licencias de software sin uso? ¿Suscripciones en la nube inactivas? ¿Dispositivos obsoletos? Todo esto representa oportunidades para ahorrar y mejorar la eficiencia.
5. Prepárate para auditorías, cumplimiento de normativas y fin de vida
Tu inventario de IT también respalda auditorías, verificaciones de cumplimiento de normativas y regulaciones, y la planificación del retiro de activos. Te ayuda a estar listo para auditorías de proveedores, revisiones de seguridad de datos y regulaciones de reciclaje o eliminación cuando los activos llegan al final de su vida útil.
Inventario de activos en Excel vs. software para control de activos
Hay dos formas principales de gestionar un inventario de activos de IT: mediante un enfoque manual (usando hojas de cálculo como Excel o Google Sheets), o mediante un enfoque automático (con software especializado).
Las hojas de cálculo pueden funcionar para organizaciones pequeñas con una cantidad limitada de activos. Pero a medida que tu infraestructura de IT crece, también lo hacen los riesgos: las planillas son difíciles de mantener, propensas a errores y poco prácticas para rastrear elementos como garantías, licencias o asignaciones de activos.
Sin embargo, si ya estás usando Excel para la Gestión de Activos de IT, puede ser un buen punto de partida hacia un inventario completo (y actualizado automáticamente).
“Todavía me parece que Excel es muy útil para empezar [...] Siempre hay un punto de partida.”
Brian Skramstad, ITSM Principal en Allianz Technology
Episodio 17 de Ticket Volume - IT Podcast
Por otro lado, utilizar software ofrece una solución escalable y automatizada. Mantiene tu inventario siempre actualizado, mejora la precisión de los datos, refuerza la seguridad, facilita el cumplimiento normativo y ahorra tiempo al automatizar tareas repetitivas.
Ya sea que elijas una herramienta dedicada de inventario o una plataforma completa de ITAM como InvGate Asset Management, el software te brinda la visibilidad, el control y la eficiencia que los métodos manuales simplemente no pueden igualar.
Ejemplo práctico de un inventario de activos
Podríamos mostrar diferentes ejemplos para ilustrar cómo se ve un inventario de activos de IT, sin importar cómo se recolecte o gestione la información. Técnicamente, incluso una hoja de cálculo en Excel con los activos listados y sus datos correspondientes contaría como ejemplo.
Pero preferimos mostrar lo que creemos que es la mejor forma de gestionar un inventario de activos de IT. Y (sin sorpresas aquí), usamos InvGate Asset Management, nuestra propia solución de Gestión de Activos de IT, como ejemplo.
Esta es una vista básica, pero hay muchas formas de visualizar el inventario.
En este caso, se muestran activos de IT ubicados en Buenos Aires, junto con algunos datos clave como nombre, estado, ubicación, ID y fabricante.
Dicho esto, una de las formas más poderosas de visualizar y aprovechar tu inventario es a través de tableros personalizados.
En este ejemplo de inventario de activos de IT, se muestra una parte del inventario basada en varias condiciones relevantes para las operaciones de la organización — como la cantidad de activos según sistema operativo, activos con garantías vencidas, dispositivos que están siendo monitoreados activamente, equipos con antivirus instalado, y más.
Usar InvGate Asset Management como software de inventario de activos de IT
Crear, gestionar y actualizar un inventario de activos de IT es sencillo con InvGate Asset Management. Estas son algunas de las cosas que puedes hacer con nuestra herramienta:
- Crear un inventario desde cero – Combina hasta cuatro fuentes diferentes: carga manual, instalación del Agente de InvGate (en dispositivos compatibles), descubrimiento de red o integraciones con otros sistemas. Así garantizas un inventario de activos de IT completo y unificado.
- Capturar múltiples detalles del activo – Cada activo contiene distintos tipos de información. Nuestra herramienta la recolecta automáticamente. Luego puedes editarla o agregar nuevos datos manualmente cuando lo necesites.
- Visualizar tu inventario de activos de IT – Una vez creado el inventario, puedes verlo en su totalidad, identificar patrones y detectar oportunidades de mejora.
- Rastrear la utilización de los activos – Con funcionalidades como las reglas de salud, etiquetas inteligentes y seguimiento de uso, puedes monitorear el rendimiento de tus activos a lo largo del tiempo.
- Construir una CMDB – Nuestra Base de Datos de Gestión de Configuración (CMDB) incorporada te ayuda a mapear y gestionar las relaciones críticas entre tus activos de IT (o Elementos de Configuración).
- Desplegar software fácilmente – Con conocimientos técnicos mínimos, puedes desplegar software de forma remota en tus activos, asegurando una gestión adecuada y una configuración uniforme.
- Gestionar licencias de software – Asigna y reasigna licencias de software de manera automática para asegurar un uso eficiente de los recursos y mantener el cumplimiento normativo.
- Integrarte con herramientas ITSM – Conecta InvGate Asset Management con plataformas de ITSM como InvGate Service Management para automatizar tareas que, de otro modo, serían manuales. Por ejemplo, puedes activar alertas automáticas cuando se cumplan ciertas condiciones.
Buenas prácticas para el control e inventario de activos de una empresa
Comenzar tu práctica de inventario de activos de IT con los hábitos adecuados marca una gran diferencia. Estas son algunas buenas prácticas para ayudarte a construir un inventario preciso, útil y preparado para crecer junto con tu organización:
1. Planifica y prepárate con cuidado
Antes de comenzar a rastrear activos, define un plan claro. Establece tus objetivos, asigna responsabilidades, decide hasta qué nivel de detalle vas a llegar (no todos los activos necesitan ser rastreados) y documenta tus procedimientos.
Una buena planificación evita muchos dolores de cabeza más adelante, especialmente cuando el inventario empieza a crecer.
2. Define qué activos vas a rastrear
No es necesario incluir cada cable o mouse. Comienza por los activos que son críticos para tus operaciones, la seguridad o el cumplimiento normativo.
Esto mantiene tu inventario manejable, relevante y fácil de accionar.
“No todos los activos tienen el mismo peso, y los que elijas rastrear deben estar alineados directamente con las prioridades de tu organización. Piensa en tu inventario de IT como un sistema vivo, donde cada elemento rastreado aporta valor, reduce riesgos o mejora la eficiencia operativa.”
Matt Beran, Product Specialist at InvGate
3. Usa software de Gestión de Activos de IT (ITAM)
Las hojas de cálculo manuales pueden funcionar al principio, pero rápidamente se vuelven desordenadas.
El software ITAM automatiza el descubrimiento de activos de IT, su rastreo, actualización e informes — lo que ahorra tiempo, mejora la precisión y facilita la gestión a medida que el entorno se vuelve más complejo.
4. Actualiza el inventario de forma regular
Un inventario no es una lista que se hace una sola vez. Debe actualizarse cada vez que se agregan, reasignan, actualizan, reparan o retiran activos.
Un inventario desactualizado es casi tan inútil como no tener ninguno.
5. Realiza auditorías periódicas
Programa auditorías regulares para verificar que tus registros coincidan con la realidad. Las auditorías ayudan a detectar activos faltantes, información desactualizada, brechas de seguridad y recursos sin uso.
Estas revisiones mantienen tu inventario confiable — y te evitan sorpresas en auditorías de cumplimiento.
6. Etiqueta y documenta correctamente los activos
Etiquetar físicamente los activos (con códigos de barras o RFID) facilita mucho el seguimiento, especialmente durante auditorías o traslados.
Acompaña las etiquetas con una buena documentación — como fechas de compra, garantías, usuarios asignados y ubicaciones — para mantener un historial completo del activo.
7. Supervisa el cumplimiento y la seguridad
Rastrea las licencias de software, el uso y la propiedad del hardware para mantenerte en conformidad con normativas y contratos.
Además, asegúrate de que los dispositivos retirados sean correctamente borrados y eliminados para evitar filtraciones de datos.
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