10 beneficios de la Gestión de Activos de IT

La Gestión de Activos de IT (IT Asset Management o ITAM) es el proceso de seguimiento, administración y optimización de los activos tecnológicos de una organización (como hardware, software y otros recursos digitales) a lo largo de su ciclo de vida. 

Su objetivo es garantizar que los activos se utilicen de manera eficiente, estén seguros y cumplan con las políticas y regulaciones correspondientes.

A lo largo de mi experiencia apoyando a empresas de todo el mundo en sus procesos de implementación de soluciones, he sido testigo de los beneficios que trae consigo una estrategia de ITAM bien ejecutada. A continuación, resumo sus principales ventajas:

1. Procesos estandarizados de Gestión de Activos de IT

La Gestión de Activos de IT aporta estructura y consistencia al establecer procesos claros para cada actividad relacionada con los activos. 

Desde la creación de un sistema unificado de inventario hasta el diseño de una estrategia integral de Gestión del Ciclo de Vida de Activos de IT, los flujos de trabajo bien definidos eliminan las ineficiencias causadas por procesos improvisados.

Al implementar procedimientos organizados y repetibles, las empresas pueden reducir errores, mejorar la rendición de cuentas y garantizar el cumplimiento de políticas internas y regulaciones externas.

Además, fortalece la colaboración entre departamentos (IT, Finanzas, Compras, etcétera), ya que todos operan con una visión compartida y actualizada de la información sobre los activos, lo que favorece una mejor toma de decisiones y operaciones más fluidas.

2. Ahorro y optimización de costos

La Gestión de Activos de IT ayuda a las organizaciones a reducir gastos innecesarios al optimizar el uso de hardware y software, mejorar la adquisición de tecnología, hacer seguimiento del estado y la depreciación de los activos, y agilizar las tareas de mantenimiento.

Al crear un inventario preciso de activos de IT, las empresas pueden eliminar compras redundantes, recuperar licencias de software no utilizadas, extender el ciclo de vida del hardware y asegurarse de que los activos se actualicen, reemplacen o retiren en el momento adecuado.

"Tener control sobre qué estás comprando y quién lo está comprando es probablemente uno de los pasos más importantes que puedes dar." 

Aaron Davenport, Software Asset Manager en HCA

Episodio 6 de Ticket Volume - IT Podcast

 

Y déjame decirte que estas oportunidades de ahorro son realmente significativas. Tomemos como ejemplo el uso de software: según un informe de Nexthink de 2023 que analizó más de 6 millones de entornos de clientes, casi el 50% del software instalado no se utiliza, lo que le cuesta a las empresas aproximadamente 45 millones de dólares por mes en licencias desperdiciadas.

3. Ciberseguridad fortalecida y mitigación de riesgos

No podés proteger lo que no sabés que existe. Por eso, contar con un inventario actualizado de activos de IT es esencial para resguardar los sistemas y los datos de una organización.

Los activos no gestionados (o mal gestionados) representan riesgos importantes. Una estrategia de ITAM efectiva garantiza que todo el hardware y software esté registrado, actualizado y parcheado, reduciendo vulnerabilidades.

Según Adaptiva, el 44% de las organizaciones no tiene una estrategia de gestión de parches y se apoya en procedimientos de emergencia. Una Gestión de Activos bien estructurada ayuda a cerrar estas brechas.

Además, la ITAM favorece el cumplimiento normativo, evita el shadow IT y mejora la respuesta ante incidentes al brindar visibilidad completa sobre los activos involucrados. 

4. Cumplimiento de licencias y reducción del riesgo de auditorías

Los proveedores de software auditan frecuentemente a las empresas, y no cumplir con los acuerdos puede derivar en multas costosas. La Gestión de Activos de IT ofrece visibilidad sobre las licencias adquiridas y su uso, ayudando a mantener el cumplimiento y reduciendo riesgos legales y financieros.

Un seguimiento deficiente puede tener un impacto serio. Por ejemplo, en 2023, la Oficina del Inspector General de la NASA reportó que la falta de control en los activos generó multas y pagos en exceso por 20 millones de dólares en licencias de software durante cinco años. Un claro ejemplo del costo de no contar con una estrategia de ITAM efectiva.

5. Mayor eficiencia y productividad en IT

La ITAM agiliza las operaciones de IT al centralizar la información de los activos, lo que reduce el tiempo que los equipos dedican a buscarlos o gestionarlos.

Con registros precisos, el personal puede asignar recursos más rápido, resolver problemas con mayor agilidad y optimizar el uso de los activos, lo que se traduce en menos interrupciones y mayor productividad.

Al reducir tareas manuales y trabajo administrativo redundante, libera tiempo para que los equipos se enfoquen en iniciativas estratégicas. Además, la automatización en la detección y reporte de activos evita errores comunes asociados a inventarios desactualizados.

6. Mejor planificación estratégica y toma de decisiones

La Gestión de Activos de IT brinda información clave sobre el uso, los costos y el ciclo de vida de los activos, lo que permite tomar decisiones más acertadas.

Con datos precisos, las organizaciones pueden planificar renovaciones tecnológicas, proyectar presupuestos con mayor exactitud y alinear las inversiones de IT con las necesidades del negocio, evitando gastos innecesarios y optimizando recursos.

Integrar ITAM en la planificación estratégica permite anticipar necesidades futuras, prevenir interrupciones y fortalecer el crecimiento a largo plazo al asegurar que las decisiones tecnológicas estén alineadas con los objetivos generales de la empresa. 

7. Mayor visibilidad y control en las compras

Uno de los grandes desafíos en la Gestión de Activos de IT es la falta de datos centralizados sobre las compras. Muchas organizaciones adquieren hardware y software desde distintos canales, lo que genera una visibilidad fragmentada. Y no es solo un problema de IT: ocurre en múltiples industrias.

Por ejemplo, un estudio de EDspaces sobre compras en el sector educativo reveló que el 89% de los profesionales de adquisiciones en escuelas K-12 tienen dificultades para usar datos en la toma de decisiones, ya sea por falta de herramientas o de tiempo.

Sin un sistema de ITAM estructurado, las compras siguen siendo desorganizadas, ineficientes y propensas a errores.

8. Mejor soporte al trabajo remoto e híbrido

El auge del trabajo remoto e híbrido ha complicado el seguimiento de los activos de IT. Hoy, los empleados usan dispositivos corporativos desde diferentes ubicaciones, lo que limita la efectividad de las prácticas tradicionales.

La Gestión de Activos de IT permite tener visibilidad sobre los dispositivos en uso remoto, asegurando que estén registrados, protegidos y bien mantenidos.

Al implementar políticas de ITAM adaptadas al trabajo remoto, las organizaciones pueden monitorear el uso de los activos, garantizar el cumplimiento de políticas de seguridad y simplificar la recuperación de equipos cuando un empleado deja la empresa.

También permite optimizar la distribución de recursos para que todos los colaboradores, sin importar dónde estén, reciban el equipamiento adecuado. Esto mejora su experiencia y reduce el riesgo de pérdida o robo de activos corporativos.

9. Uso optimizado de dispositivos y activos

La Gestión de Activos de IT brinda visibilidad completa del ciclo de vida de los activos, ayudando a maximizar el uso de hardware y software. 

En lugar de tener equipos subutilizados o sin uso, las organizaciones pueden reasignarlos donde realmente se necesitan, asegurando que cada empleado cuente con las herramientas adecuadas para trabajar de forma eficiente.

“No se trata solo de rastrear licencias. Se trata de asegurarse de que los empleados tengan las herramientas correctas para hacer su trabajo de manera eficiente.”

David Foxen, consultor principal en SAM Beast Consulting Ltd.

Episodio 64 de Ticket Volume - IT Podcast

El ITAM también facilita la reasignación de activos. Cuando un empleado se va o cambia de rol, su hardware y software asignados pueden redistribuirse fácilmente, reduciendo compras innecesarias y aprovechando mejor los recursos existentes.

10. Sostenibilidad y optimización del ciclo de vida de los activos

El ITAM promueve la sostenibilidad mediante un enfoque de economía circular: extiende el ciclo de vida de los dispositivos, fomenta su reutilización y garantiza su correcta disposición o reciclaje.

En lugar de seguir el modelo lineal de “comprar-usar-descartar”, la Gestión de Activos de IT permite rastrear, reacondicionar y redistribuir los activos, reduciendo los desechos electrónicos.

“Tenemos que empezar a pensar los procesos (tanto los servicios como la Gestión de Activos) como algo no lineal. En lugar de simplemente comprar, usar y desechar, debemos preguntarnos: ‘¿Realmente necesitamos este activo? ¿Podemos esperar? ¿Podemos reutilizarlo?’”
Dra. Tuuli Bell, PhD, Tuuli Bell Ltd.
Episode 84 de Ticket Volume - IT Podcast

El impacto ambiental de las operaciones de IT es una prioridad creciente. El ITAM proporciona las herramientas necesarias para tomar decisiones sostenibles, como saber cuándo reacondicionar o reciclar hardware en lugar de desecharlo.

Además, muchas organizaciones usan ITAM para medir y reducir su huella de carbono al optimizar el uso de servidores y recursos en la nube, favoreciendo prácticas de IT más responsables.