Automatización de flujos de trabajo: Guía y herramientas

La automatización de flujos de trabajo empresariales consiste en usar software para crear, ejecutar y supervisar una serie de tareas que forman parte de los procesos de una organización. 

Estas tareas pueden involucrar a varios equipos y, por lo general, siguen una estructura repetible. El objetivo es reducir el trabajo manual, evitar demoras y mantener la coherencia.

Está estrechamente relacionada con la Gestión de Servicios Empresariales (ESM), que aplica los principios de la Gestión de Servicios a toda la organización, no solo a IT. Automatizar flujos de trabajo es una parte clave para escalar iniciativas ESM, ya que conecta servicios y tareas entre áreas.

Las organizaciones medianas y grandes que dependen de cadenas de aprobación, documentación y coordinación de tareas repetitivas entre equipos pueden beneficiarse especialmente de este enfoque.

Según McKinsey, el 70 % de las organizaciones está al menos probando tecnologías de automatización en una o más áreas. Ya sea para gestionar el ingreso de nuevos empleados, solicitudes de acceso a software o aprobaciones de compras, la automatización mejora los tiempos de respuesta y aporta mayor claridad..

¿Por qué es importante tener flujos de trabajo automáticos en las empresas?

Gestionar flujos de trabajo a nivel empresarial permite tener visibilidad, coherencia y coordinación. Muchas veces, los equipos se apoyan en cadenas de correos, planillas o herramientas aisladas para gestionar tareas. Con el tiempo, eso genera retrasos, trabajo duplicado y pasos que se omiten.

La Gestión de Flujos de Trabajo Empresariales da estructura a los procesos rutinarios. Define responsabilidades, conecta a los responsables automáticamente y ofrece una forma consistente de hacer seguimiento.

En organizaciones que ya usan plataformas de ITSM o ESM, la Gestión de Flujos de Trabajo permite escalar su uso más allá del área de IT. Es una forma repetible de ofrecer servicios internos, alinear expectativas y reducir fricciones.

5 beneficios de automatizar flujos de trabajo

• Estandarización entre áreas: Los equipos siguen procedimientos consistentes, lo que evita confusiones y retrabajos.
• Menores tiempos de resolución y respuesta: Las aprobaciones, derivaciones y asignaciones ocurren más rápido.
• Mayor visibilidad y reportes: Los responsables pueden seguir el progreso, identificar demoras y detectar cuellos de botella con datos concretos.
• Mejor cumplimiento y auditorías más simples: La automatización registra las actividades y aprobaciones, facilitando la verificación.
• Escalabilidad: A medida que crece la organización, los flujos automatizados permiten mantener una entrega de servicios estable y predecible.

Tipos de flujos de trabajo empresariales

Estos son algunos de los workflows empresariales más comunes:

• Flujos de aprobación: Se utilizan cuando una tarea o solicitud requiere revisión formal (por ejemplo, informes de gastos o pedidos de compra).
• Flujos de incorporación: Guían los pasos para integrar a una nueva persona (empleado, proveedor o cliente) en la organización.
• Flujos de Gestión de Incidentes Empresariales: Coordinan tareas y comunicación durante incidentes IT u operativos.
• Flujos de solicitudes de servicio: Atienden pedidos internos como acceso a hardware, software o información.
• Flujos de Gestión de Cambios: Estandarizan el proceso para solicitar y revisar cambios en servicios o infraestructura.

¿Cómo comenzar con la automatización de flujos de trabajo?

Una buena estrategia de Gestión de Flujos de Trabajo requiere planificación y comunicación. Te recomendamos:

1. Definir el proceso: Comienza con algún proceso de alto volumen o impacto, como la incorporación de personal o la provisión de software. Mapea los pasos actuales, identifica quiénes participan y dónde están los puntos de fricción.
    
2. Elegir una plataforma: Busca una herramienta que se integre con tus sistemas y que permita hacer seguimiento de las tareas. Si prefieres no depender de personal técnico para el desarrollo, prioriza plataformas con editores low-code o no-code.
    
3. Construir el flujo: Diseña los pasos en la herramienta, define reglas para los cambios de estado y asigna responsables. Agrega condiciones, aprobaciones y notificaciones según se necesite.
    
4. Probar y ajustar: Ejecuta el flujo en un entorno de prueba. Busca feedback de los usuarios para poder corregir pasos, textos o condiciones según sea necesario. Es normal ajustar los flujos con el tiempo.
    
5. Monitorear y mejorar: Una vez en uso, revisa su rendimiento. Observa los tiempos de finalización, pasos omitidos y cuellos de botella. Puedes usar esa información para mejorar la eficiencia y detectar errores temprano.

5 ejemplos de flujos de trabajo automatizados

A continuación listamos algunos procesos que funcionan bien con la automatización del flujo de trabajo empresarial:

1. Solicitudes de acceso IT: El usuario envía una solicitud de acceso a un sistema, software o dispositivo. El sistema la redirige automáticamente para su aprobación, según área, rol o nivel de sensibilidad. Una vez aprobada, IT recibe las tareas de provisión. El sistema registra el cambio, actualiza el inventario de accesos y notifica al solicitante.
    
2. Incorporación de empleados: Cuando se confirma la fecha de ingreso, el sistema lanza un flujo que involucra a RRHH, IT, Seguridad y Facilities. Las tareas incluyen recolectar documentación, crear cuentas (correo, VPN, HRIS), asignar equipos y otorgar acceso al edificio. Cada equipo ve sólo sus tareas y el sistema marca fechas límite para que todo esté listo antes del ingreso.
    
3. Aprobaciones de compra de software: Si alguien solicita una herramienta paga, el sistema primero verifica si está en el catálogo aprobado. Si no lo está, se deriva a IT para un análisis de riesgo, luego al responsable de área para validar el presupuesto. Finanzas es notificado para liberar fondos y gestionar el pago al proveedor. Una vez realizada la compra, la licencia se asigna y se registra en el sistema de activos.
    
4. Renovaciones de contratos: El flujo monitorea contratos clave. Cuando faltan menos de 60 días para el vencimiento, se notifica al responsable, se asigna la revisión legal y se puede activar una evaluación del proveedor. Si se renueva, se cargan los documentos. Si no, se lanza un flujo de baja para retirar accesos o migrar servicios.

Cómo usar InvGate como tu software de automatización de flujo de trabajo

InvGate Service Management está diseñado para automatizar y coordinar flujos entre áreas como IT, RRHH, Facilities y Finanzas. Ayuda a definir tipos de solicitudes, asignar tareas, configurar cadenas de aprobación y seguir la ejecución, todo desde una única plataforma.

Puedes automatizar flujos como:

• Derivar solicitudes de acceso con pasos de aprobación y provisión.
• Coordinar la incorporación de nuevas personas entre varios equipos.
• Escalar incidentes según prioridad, categoría o SLA.
• Gestionar cambios en servicios con revisiones de riesgo y documentación.
• Programar recordatorios y seguimientos para solicitudes sin resolver.

Además, su configuración sin código permite que cada equipo adapte sus propios procesos sin depender de desarrollo ni generar carga técnica. También incluye modelos de flujos de trabajo prearmados, así que no necesitarás empezar desde cero. 

La plataforma es completamente configurable, lo que permite que cada área defina flujos según su estructura y responsabilidades. Cada paso (desde la recepción de la solicitud hasta la resolución) puede hacerse visible, trazable y repetible.

Además, al integrar con InvGate Asset Management, también te permite incorporar datos de activos para mejorar la precisión del servicio. Por ejemplo, podrías vincular tickets a dispositivos específicos, verificar el inventario durante las solicitudes y automatizar tareas relacionadas con hardware o software, todo dentro del mismo entorno.

4 mejores prácticas para implementar enterprise workflows

La automatización puede aportar valor rápidamente, pero sin una estrategia clara es fácil perder el foco o desaprovechar funcionalidades. Estas prácticas ayudan a construir workflows útiles y sostenibles:

• Involucra a los usuarios desde el inicio: No te limites a la visión de los líderes. Quienes usan o gestionan el proceso todos los días conocen los pasos informales, casos particulares o atajos comunes. Su participación mejora el diseño y facilita la adopción.
   
• Capacita con ejemplos reales: Muestra a los usuarios cómo se verá el flujo en acción. Usa capturas o videos cortos para explicar cada paso y qué se espera. Si las personas saben cuándo recibirán notificaciones y qué información deben brindar, lo usarán de forma más consistente.
   
• Comienza con flujos simples: Es tentador cubrir todos los casos desde el principio, pero conviene enfocarse en el flujo estándar. Agrega condiciones o rutas alternativas más adelante, cuando tengas datos y experiencia. Procesos repetitivos y estables, como la incorporación o aprobaciones de bajo valor, son buenos puntos de partida.
   
• Revisa e itera con frecuencia: Los procesos cambian y los flujos deben adaptarse. Establece una frecuencia de revisión (trimestral, semestral o después de cambios organizativos) para evaluar métricas, comentarios y ajustes necesarios. Incluso pequeños cambios pueden marcar una gran diferencia.