¿Qué es la automatización de Recursos Humanos?

La automatización de Recursos Humanos consiste en utilizar tecnología para realizar tareas administrativas y repetitivas dentro del área de RR. HH. Esto incluye procesos como el onboarding, las solicitudes de licencia, las evaluaciones de desempeño, entre otros.

El objetivo es reducir el trabajo manual, mejorar la precisión y permitir que el equipo de Recursos Humanos pueda enfocarse en actividades más estratégicas y centradas en las personas.

En el contexto de la prestación de servicios de RR. HH., la automatización cumple un papel importante para estandarizar procesos. Asegura que las solicitudes se atiendan de manera eficiente, consistente y dentro de los plazos definidos, sin sobrecargar al equipo con tareas repetitivas.

¿Se puede automatizar el área de Recursos Humanos?

Automatizar el área de Recursos Humanos puede parecer contradictorio, ya que está enfocada en las personas. Pero no todas las tareas requieren una intervención humana directa.

El área de Recursos Humanos abarca dos dimensiones bien diferenciadas: una es relacional y estratégica; la otra, transaccional y operativa. 

La primera incluye actividades como brindar acompañamiento, resolver conflictos interpersonales y apoyar a los líderes. La segunda, en cambio, se enfoca en tareas como procesar formularios, gestionar aprobaciones, coordinar agendas y hacer seguimiento de estados.

Aunque son tareas estructuradas y repetitivas, suelen consumir una cantidad desproporcionada de tiempo para la mayoría de los equipos de RR. HH. La automatización se enfoca justamente en este segundo tipo de tareas, permitiendo que el equipo dedique más tiempo al trabajo que en verdad requiere criterio humano.

Cuando automatizas esa capa operativa, el equipo de HR deja de estar atrapado en la carga administrativa. En lugar de dedicar horas a gestionar checklists o perseguir firmas, puede enfocarse en mejorar la experiencia de las personas, fortalecer la cultura organizacional o planificar el crecimiento del talento.

En definitiva, automatizar no significa quitar a las personas del proceso, sino eliminar las fricciones que les impiden avanzar.

“Sabemos que la tecnología funciona mejor cuando se cuida y mantiene, pero lo mismo ocurre con las personas. (...) Hay una necesidad real de darle espacio a ese componente humano. A veces lo llamamos ‘IT centrado en las personas’. Durante demasiado tiempo se puso a la tecnología en el centro, dejando de lado la experiencia de quienes la usan. Eso es lo que tiene que cambiar”.

Jon Leighton – Head of Customer Engagement and Advocacy en Nexthink
Episodio 19 de Ticket Volume

¿Por qué la automatización de Recursos Humanos es importante?

El área de RR. HH. tiene que gestionar tanto los servicios orientados a las personas como los procesos administrativos internos. Esta doble responsabilidad puede generar una carga significativa. 

La automatización ayuda a aliviar esa presión. De hecho, en un estudio reciente el 51 % de las organizaciones afirman que las soluciones tecnológicas para RR. HH. mejoraron áreas como el reclutamiento y la retención.

Un ejemplo claro: cuando alguien solicita vacaciones, ese pedido puede quedarse sin respuesta en una bandeja de entrada, requerir múltiples seguimientos y tardar días en resolverse. Ahora imagina eso a escala, con cientos de personas y distintos tipos de solicitudes.

Automatizar las operaciones de Recursos Humanos cambia esta dinámica. Permite resolver solicitudes más rápido, aplicar flujos de aprobación con menos esfuerzo y liberar al equipo de RR. HH. para que pueda enfocarse en casos más complejos. Además, estos procesos se escalan fácilmente a medida que crece la organización, sin necesidad de incorporar más personal solo para tareas administrativas.

5 beneficios de la automatización de RH

1. Respuestas más rápidas: Las solicitudes se gestionan automáticamente siguiendo los pasos y aprobaciones correspondientes, reduciendo tiempos de espera.
    
2. Menos errores al ingresar datos: Los formularios digitales con validaciones detectan inconsistencias o faltantes antes de que se envíen.
    
3. Mejor uso del tiempo del equipo de RR. HH.: Al eliminar tareas repetitivas, el equipo puede dedicarse a iniciativas que requieren análisis y criterio.
    
4. Procesos más consistentes: Cada solicitud sigue las mismas reglas, lo que mejora la calidad y la equidad en la atención.
    
5. Cumplimiento automatizado: Muchos procesos de RR. HH. están regulados. La automatización permite realizar controles y dejar trazabilidad para auditorías.

Desafíos en la automatización de Recursos Humanos

Aunque los beneficios son evidentes, implementar automatización también implica ciertos retos:

• Resistencia al cambio: Algunas personas prefieren los métodos tradicionales porque les resultan familiares o sienten que tienen más control.
   
• Trabajo inicial de implementación: Para automatizar un proceso, primero hay que documentarlo, definir los pasos y coordinar con distintas áreas.
   
• Manejo de datos sensibles: Las herramientas deben incluir controles de privacidad, permisos por rol y trazabilidad, ya que RR. HH. gestiona información confidencial.

Para superar estos desafíos, es necesario involucrar a los empleados en el proceso de planificación y comunicarles claramente cómo la automatización mejorará su experiencia laboral diaria.

Divide la implementación en fases, comenzando con procesos sencillos como la solicitud de vacaciones, antes de pasar a flujos de trabajo más complejos. Elige plataformas que prioricen la seguridad de los datos y proporcionen controles de permisos granulares desde el principio. Y, lo más importante, asigna tiempo suficiente para configurar los flujos de trabajo y testearlos: apresurar la implementación suele generar más problemas de los que resuelve.

¿Cómo comenzar con la automatización de Recursos Humanos?

No necesitas hacer una transformación completa de inmediato. Puedes empezar con procesos puntuales, validar los resultados y escalar desde ahí.

Elige procesos que:

• Se repiten frecuentemente.
• Tienen pasos definidos.
• Requieren la participación de varias personas.

El onboarding es un buen ejemplo inicial, seguido por las solicitudes de licencia o las postulaciones internas.

Documenta los pasos actuales, incluyendo aprobaciones y participantes. Consulta con quienes gestionan esos procesos todos los días: ellos conocen bien los puntos que se pueden mejorar.

Elige una herramienta que permita configuraciones sin código. Así, el área de RR. HH. puede armar y ajustar los flujos sin depender del equipo de IT. Plataformas como InvGate Service Management ofrecen plantillas prediseñadas y un editor visual que facilita ese trabajo.

Cuando armes el primer flujo, haz una prueba con un grupo reducido. Recolecta comentarios, haz los ajustes necesarios y, después, implementa en toda la organización. Avanzar de forma gradual permite identificar errores antes de escalar.

5 ejemplos de automatización en RR. HH.: ¿Qué procesos de Recursos Humanos se pueden automatizar?

Estos son algunos ejemplos de procesos de Recursos Humanos que se pueden automatizar fácilmente con plataformas de Service Management:

• Onboarding y offboarding: Automatiza tareas como la recolección de documentos, la creación de cuentas, los avisos a IT y la programación de reuniones de orientación. Así, evitarás olvidos y el seguimiento manual.
   
• Solicitudes de licencia: Utiliza flujos condicionales para obtener aprobaciones, actualizar calendarios y notificar a payroll de forma automática.
   
• Gestión de casos internos: Asigna tickets automáticamente según su tipo. Por ejemplo, los relacionados con beneficios se pueden enviar directamente al especialista correspondiente.
   
• Creación de artículos en la base de conocimiento: Cuando una solicitud frecuente se resuelve a través de un ticket, se puede convertir en un artículo útil. La IA puede ayudar a redactarlo usando el historial del caso.
   
• Catálogo de autoservicio y portal: Permite que las personas hagan solicitudes desde un portal. Al escribir el asunto, se les muestran artículos relacionados. Esto reduce la cantidad de tickets innecesarios.

InvGate Service Management como software de automatización de RR. HH.

InvGate Service Management ofrece al equipo de RR. HH. las herramientas necesarias para automatizar y centralizar la prestación de servicios, sin depender de IT.

Cuenta con una base de conocimiento en la que se pueden publicar políticas, procedimientos y respuestas frecuentes. Esta se integra con el portal de autoservicio para que las personas accedan a la información sin necesidad de abrir tickets.

También incluye un catálogo de servicios con plantillas para automatizar el proceso de onboarding, offboarding, licencias y otros procesos comunes. Estas plantillas se pueden personalizar con un editor visual sin código, lo que permite adaptarlas fácilmente según las necesidades de cada organización.

Los datos sensibles se protegen mediante permisos segmentados. Así, cada rol o área accede únicamente a la información que le corresponde. Esto es clave en RR. HH., donde la confidencialidad es una obligación legal y ética.

Puedes comenzar con procesos simples o reemplazar la coordinación manual con flujos más estructurados. En ambos casos, InvGate te da la flexibilidad para escalar la entrega de servicios de Recursos Humanos de manera segura y eficiente.

Mejores prácticas en la automatización de Recursos Humanos

Si vas a implementar automatización en RR. HH., estas recomendaciones pueden ayudarte:

• Prioriza los procesos con más volumen y repetición: Empieza con los que generan más solicitudes y tienen pasos claros. Tendrán mayor impacto desde el inicio.
   
• Documenta cada flujo automatizado: La documentación es clave para que todos entiendan cómo funciona el proceso. Mantenla actualizada y accesible en la base de conocimiento.
   
• Implementa en fases: Prueba cada nuevo flujo con un grupo reducido antes de escalarlo. Así puedes detectar errores y hacer ajustes a tiempo.
   
• Monitorea el uso y mejora continuamente: Analiza cuántas veces se utiliza cada flujo, cuánto tarda cada solicitud y dónde aparecen cuellos de botella. Usa esos datos para optimizar con el tiempo.

Estas prácticas te permitirán ir más allá de la eficiencia operativa y construir un área de RR. HH. más organizada, adaptable y orientada por datos.