O que é Gestão Financeira de TI (ITFM) – e como o ITAM pode ajudar?

A Gestão Financeira de TI (ITFM) é a prática de rastrear, analisar e otimizar os gastos de TI de uma organização. Seu principal objetivo é oferecer transparência sobre o quanto está sendo gasto em tecnologia, identificar desperdícios e, por fim, reduzir custos, tudo isso enquanto mantém operações de TI de alta qualidade que apoiam os objetivos comerciais.

Na prática, o ITFM envolve orçamento, previsão, controle de despesas e atribuição de custos a serviços ou departamentos. Ele ajuda as organizações a avaliarem os contratos com fornecedores, monitorar os gastos ao longo do tempo e entender o desempenho financeiro de seus serviços de TI. O objetivo não é apenas economizar dinheiro, mas tomar decisões informadas que melhorem a eficiência e o valor.

Por que o ITFM é importante?

A Gestão Financeira de TI ajuda as empresas a manterem o controle de seus orçamentos de TI e a evitarem gastos desnecessários. À medida que a tecnologia se torna mais profundamente incorporada em cada parte da empresa, ter visibilidade financeira e disciplina sobre os investimentos em TI não é mais opcional.

A urgência dessa necessidade só tem aumentado. De acordo com uma previsão da Gartner para 2025, os gastos mundiais com TI devem aumentar 9,8% este ano, atingindo um total de US$ 5 trilhões. Com o aumento dos orçamentos, o ITFM se torna uma prática fundamental para garantir que cada real gasto proporcione valor concreto.

5 benefícios do ITFM

Ter uma estratégia sólida de Gestão Financeira para TI é fundamental para tomar decisões de negócios mais inteligentes e mais alinhadas. Aqui estão cinco dos benefícios mais conhecidos do ITFM: 

• Melhor visibilidade dos custos - Entenda claramente quanto está sendo gasto em TI e para onde o dinheiro está indo.
• Orçamento de TI mais preciso - Preveja os gastos futuros com base no uso real e nos dados históricos.
• Tomada de decisão informada - Use insights financeiros para orientar os investimentos em TI e priorizar as iniciativas certas.
• Maior responsabilidade - Ajude as equipes e os departamentos a assumirem a responsabilidade pelo consumo de TI.
• Alinhamento comercial mais forte - Garanta que os gastos com TI apoiem diretamente as metas estratégicas da organização. 

Como o ITFM afeta outras áreas da organização

A Gestão Financeira de TI não funciona de forma isolada. Embora quase todos os departamentos dependam dos serviços de TI para funcionar, seu impacto mais direto é sentido pelas equipes responsáveis pelo orçamento, planejamento, compras e operações. Essas são as áreas em que o ITFM oferece o valor estratégico mais visível.

1. Financeiro e contabilidade

O ITFM traz estrutura e visibilidade aos gastos com TI. Ele ajuda as equipes financeiras a acompanharem as despesas, monitorarem os orçamentos e simplificarem as auditorias. 

Ele também apoia os esforços de conformidade, garantindo que os dados financeiros vinculados à tecnologia sejam precisos e bem documentados.

2. Operações de TI

Para as equipes de TI, o ITFM funciona como um painel de controle financeiro. Ele mostra quanto custa manter os sistemas em funcionamento, manter a infraestrutura e dar suporte aos funcionários. Também ajuda a identificar quais serviços são mais importantes para a empresa, para que as equipes possam priorizar os gastos e os recursos onde eles são mais importantes.

Com esse insight, a TI pode evitar gastos excessivos em áreas de baixo impacto, planejar upgrades estrategicamente e garantir que os sistemas de alto valor recebam o suporte necessário para permanecerem confiáveis e resilientes.

3. Aquisição e Gerenciamento de Fornecedores

Quando uma empresa trabalha com fornecedores externos (como plataformas de nuvem, fornecedores de software ou fornecedores de hardware), o ITFM ajuda as equipes a fazerem melhores escolhas. 

Elas podem comparar preços, verificar se estão usando o que estão pagando e evitar a renovação de ferramentas ou serviços que não estão produzindo resultados.

4. Unidades de negócios e departamentos

O ITFM ajuda os departamentos individuais (como Marketing, Vendas ou Suporte ao Cliente) a entender quanto suas ferramentas e serviços de TI realmente custam. Por exemplo, se uma equipe estiver usando cinco ferramentas de software diferentes, o ITFM facilita a visualização do custo de cada uma delas e se todas são realmente necessárias.

Esse tipo de visibilidade incentiva o uso mais responsável da tecnologia. Quando as equipes sabem quanto estão gastando, é mais provável que evitem solicitações desnecessárias, reduzam a sobreposição de ferramentas e trabalhem dentro de seus orçamentos. Isso também ajuda os gerentes de departamento a tomarem decisões mais inteligentes sobre em quais ferramentas investir e quando.

5. Executivos e líderes de estratégia

Os líderes da empresa precisam ver como os gastos com TI apoiam as metas gerais, como crescimento, eficiência ou inovação. O ITFM fornece a eles os dados financeiros para respaldar decisões, justificar novos investimentos e garantir que a TI esteja alinhada com o que a empresa mais precisa.

A estrutura da Gestão Financeira de TI

Não existe uma única estrutura oficial de ITFM que toda organização deva seguir. Cada empresa pode (e deve) criar sua própria estrutura de Gestão Financeira de TI, desde que ela forneça uma maneira estruturada e consistente de gerenciar as despesas, os ativos e os custos operacionais de TI.

O objetivo é criar um modelo que se adapte ao tamanho, à maturidade e às prioridades da sua organização, dando às equipes de finanças e TI a clareza necessária para tomar decisões mais inteligentes. Então, o que essa estrutura deve incluir? Aqui estão os principais componentes de uma estrutura ITFM: 

1. Planejamento financeiro

Defina os orçamentos de TI, preveja os custos futuros e planeje a alocação de recursos em projetos e serviços. Isso define as expectativas e ajuda a evitar gastos excessivos.

2. Gerenciamento de Custos: rastreamento e alocação

Use o Gerenciamento de Custos para monitorar os gastos de TI em tempo real e alocar os custos a equipes, serviços ou ativos específicos. Isso ajuda a responder a perguntas importantes como: "Quem está usando o quê?" e "Pelo que estamos realmente pagando?".

3. Análise financeira

Analise as tendências, identifique as ineficiências e avalie o desempenho financeiro das iniciativas de TI. Esses dados dão suporte a uma melhor tomada de decisões e destacam oportunidades de otimização.

4. Relatórios e transparência

Gere relatórios claros e acessíveis que mostrem para onde está indo o dinheiro da TI. Eles podem ser painéis de alto nível para executivos ou análises detalhadas para equipes financeiras.

5. Alinhamento da governança e da estratégia

Estabeleça quem é responsável por cada processo financeiro, defina políticas internas e garanta que os esforços de ITFM apoiem as metas comerciais mais amplas, não apenas o controle de custos.

6. Faturamento de serviços (ou showback/chargeback)

Algumas organizações optam por "cobrar" os departamentos pelo uso de TI (chargeback) ou simplesmente mostrar a eles o custo de seus serviços (showback). Isso incentiva a responsabilidade e reduz o consumo desnecessário. 

Como a Gestão de Ativos de TI pode ajudar com o ITFM

A Gestão de Ativos de TI (ITAM) permite uma Gestão Financeira de TI (ITFM) eficaz. Ao estabelecer processos padronizados para rastrear, categorizar e avaliar os ativos de TI, a ITAM garante que as decisões de ITFM sejam baseadas em informações precisas e atualizadas.

Ela fornece um contexto financeiro em torno da tecnologia que uma organização possui, aluga ou usa, incluindo datas de compra, status do ciclo de vida, depreciação, uso e custos associados. Essas informações são essenciais para o orçamento, a previsão e a avaliação do retorno dos investimentos em TI.

Mas o problema é o seguinte: apenas o relatório de gastos não é suficiente. David Cannon coloca isso de forma clara no episódio 16 do Ticket Volume - Podcast de TI: 

"Se a única coisa que você pode fazer é dizer quanto dinheiro está gastando, então a pessoa que está orçando [vai] se virar e dizer: ‘Como posso reduzir meu orçamento?’ E não ‘Como posso aumentar meu valor?’ ou ‘Como posso gerar mais receita?’."

David Cannon, vice-presidente executivo da nfiniti3

Essa citação chega ao cerne do que o ITFM deve ter como objetivo: capacitar os departamentos não apenas para cortar custos, mas para avaliar seus investimentos em tecnologia em termos de valor comercial e resultados.

Usando o InvGate Asset Management para a Gestão Financeira de TI

Com a ferramenta certa, a Gestão de Ativos de TI se torna uma poderosa aliada no planejamento financeiro. O InvGate Asset Management preenche a lacuna entre a visibilidade dos ativos e o controle do orçamento, dando às equipes de TI e finanças as informações necessárias para planejar, otimizar e justificar os gastos de tecnologia com confiança.

Veja como ele apoia sua estratégia de Gestão Financeira de TI:

• Construa um inventário de TI centralizado - O InvGate Asset Management permite consolidar todo o seu hardware, software e serviços de nuvem em um só lugar. Esse inventário centralizado fornece visibilidade em tempo real do seu cenário tecnológico (incluindo a saúde do dispositivo, propriedade e custo), todos os pontos de dados essenciais para um ITFM eficaz.
   
• Acompanhe o ciclo de vida dos ativos de TI - Desde a aquisição até o descarte, a plataforma o ajuda a rastrear todo o ciclo de vida de cada ativo. Saber quais ativos estão em uso, quais estão próximos do fim da vida útil e quais devem ser substituídos é fundamental para evitar custos inesperados e planejar com antecedência.
   
• Use etiquetas inteligentes para fazer orçamentos preditivos - Com as etiquetas inteligentes, você pode sinalizar os ativos para futuros ciclos de atualização ou anos de substituição (por exemplo, "Atualização 2025"). Isso permite uma previsão orçamentária precisa e ajuda a priorizar os gastos com base em necessidades reais, em vez de estimativas aproximadas.
   
• Monitore a depreciação dos ativos - O InvGate Asset Management inclui o acompanhamento da depreciação de ativos, ajudando a entender como o valor dos ativos muda ao longo do tempo. Isso é especialmente útil para relatórios financeiros, auditorias e planejamento de despesas de capital.
   
• Otimize os custos de software com a medição de software - Os recursos de medição de software da plataforma permitem que você identifique licenças não utilizadas ou de baixo uso. É possível identificar desperdícios, como usuários inativos que ainda recebem software premium, e fazer cortes direcionados que melhoram o ROI do software.
   
• Mapeie os custos para os processos de negócios - Por meio da Base de Dados do Gerenciamento de Configuração (CMDB) integrado, você pode mapear ativos para serviços essenciais aos negócios e entender o impacto financeiro de possíveis riscos ou falhas. Isso facilita o planejamento da redundância, minimiza o tempo de inatividade e oferece suporte à resiliência em sua infraestrutura de TI.
   
• Integre com as ferramentas de Gerenciamento de Serviços de TI - Ao conectar o InvGate Asset Management com as ferramentas de Gerenciamento de Serviços de TI (ITSM), como o InvGate Service Management, você pode enriquecer o seu planejamento financeiro com dados relacionados ao serviço. Isso inclui o volume de incidentes, as tendências de mudança e o uso do serviço, dando-lhe uma imagem mais completa não só do que você possui, mas como ele funciona.

Boas práticas para a Gestão Financeira de TI

Para obter resultados reais do ITFM, você precisa ir além do rastreamento básico de custos. Aqui estão três práticas recomendadas para garantir que seus esforços sejam eficazes e estejam alinhados com as metas de sua organização:

1. Escolha o software ITFM e ITAM correto

A ferramenta certa é decisiva para seus esforços de ITFM. Procure um software que permita criar um inventário de TI centralizado, acompanhar o ciclo de vida dos ativos, automatizar os relatórios financeiros e integrar-se a outras funções importantes de TI, como o Gerenciamento de Serviços de TI. Ferramentas como o InvGate Asset Management simplificam o acompanhamento financeiro e oferecem a visibilidade necessária para tomar decisões inteligentes.

2. Alinhe o ITFM à estratégia de negócios

O ITFM não se trata apenas de controlar os custos, mas de gastar de forma a apoiar o crescimento, a inovação e o desempenho. Certifique-se de que suas metas financeiras de TI estejam conectadas à estratégia de negócios mais ampla, seja para dimensionar as operações, aumentar a eficiência ou melhorar a experiência do cliente.

3. Padronize os processos e a propriedade

Defina fluxos de trabalho claros para elaboração de orçamentos, controle de custos, relatórios e revisões. Atribua a propriedade: quem é o responsável pela análise financeira? Quem aprova as compras? A consistência e a responsabilidade são fundamentais para evitar lacunas e ineficiências.

Certificações de Gestão Financeira de TI

Embora a Gestão Financeira de TI não esteja vinculada a um único padrão global, há várias certificações e caminhos de aprendizado que podem ajudá-lo a criar credibilidade, expandir suas habilidades e se destacar em funções especializadas. Esses programas não são obrigatórios, mas podem ser úteis se:

• Você estiver gerenciando grandes orçamentos de TI ou liderando o planejamento financeiro em TI
• Trabalha em um ambiente altamente regulamentado ou no setor público
• Deseja formalizar seu conhecimento com uma credencial reconhecida

Para a maioria das empresas, a experiência prática, a proficiência em ferramentas e o alinhamento comercial são mais importantes do que as certificações. No entanto, se você deseja aprofundar seus conhecimentos ou fazer uma mudança de carreira, aqui estão algumas opções que vale a pena explorar:

Certificações e cursos recomendados de ITFM

• Certificações da IT Financial Management Association (ITFMA): programas focados em orçamento de TI, chargeback, Gestão de Ativos e modelagem de custos. Ideal para profissionais de finanças de TI ou gerentes de ativos que buscam treinamento prático com foco em finanças.
   
• Certificação executiva em Technology Business Management (TBM): oferecida pelo TBM Council, essa certificação ajuda os líderes financeiros e de TI a adotarem uma linguagem comum para conectar os investimentos em tecnologia ao valor comercial. Ideal para grandes empresas e planejadores estratégicos de TI.
   
• Certified IT Asset Manager (CITAM) da IAITAM: embora não seja uma certificação de ITFM propriamente dita, ela oferece uma visão aprofundada do Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos, do controle de custos e da conformidade (todos essenciais para o sucesso do ITFM).

Essas certificações não são pré-requisitos, mas podem apoiar o seu crescimento se você estiver construindo uma carreira relacionada a operações de TI, orçamento ou planejamento estratégico. E mesmo que você não esteja buscando uma certificação, essas organizações oferecem recursos valiosos para se manter atualizado com as práticas recomendadas de ITFM.