O guia definitivo da manutenção de TI

A manutenção de TI é o conjunto de atividades destinadas a garantir que os ativos de tecnologia de uma organização operem de forma correta, segura, eficiente e de acordo com a finalidade pretendida.

É um estágio fundamental do Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos de TI e um componente essencial da Gestão de Ativos de TI (ITAM) eficaz.

Por que a manutenção de TI é importante?

A execução de tarefas de manutenção de TI é importante porque ajuda a prolongar a vida útil dos ativos, otimizar o desempenho, evitar riscos e garantir a conformidade com políticas internas e normas externas. Veja a seguir uma análise rápida dos principais benefícios:

1: Aumenta a vida útil dos ativos

A manutenção regular mantém seu hardware e software funcionando sem problemas por mais tempo. Em vez de substituir ativos prematuramente, você pode maximizar seu valor e adiar grandes gastos.

2: Reduz o tempo de inatividade inesperado

Um sistema com boa manutenção tem menos probabilidade de falhar. Ao se antecipar aos possíveis problemas, você evita interrupções que atrasam os negócios e frustram os usuários.

3: Aumenta a segurança

Softwares sem patches e sistemas desatualizados são portas abertas para ameaças cibernéticas. A manutenção ajuda a fechar essas lacunas e mantém seu ambiente de TI seguro e em conformidade.

4: Ajuda a controlar os custos

A detecção precoce de pequenos problemas é sempre mais barata do que lidar com emergências ou falhas de ativos. A manutenção é um investimento que economiza dinheiro no longo prazo.

5: Oferece suporte à conformidade e à prontidão para auditoria

Os setores com normas rígidas não podem se dar ao luxo de negligenciar. A manutenção garante que seus sistemas atendam aos padrões de conformidade e torna as auditorias muito menos estressantes.

O que implica a manutenção de TI?

A manutenção de TI abrange uma ampla gama de tarefas destinadas a manter sua tecnologia funcionando sem problemas. Mas aqui está o problema: nem todos os ativos precisam do mesmo tipo de cuidado. A manutenção específica depende do tipo de ativo com o qual você está lidando e do que a sua organização pretende alcançar.

Os itens listados a seguir não são exaustivos nem servem para todos. Cada equipe define suas próprias prioridades e acrescenta tarefas com base nas metas comerciais, nos recursos disponíveis e na importância de cada ativo.

Vamos dar uma olhada nisso:

1: Manutenção de hardware

Dispositivos físicos como laptops, desktops, servidores e impressoras precisam de verificações regulares para se manterem em bom estado. As tarefas típicas incluem:

• Limpeza e remoção de poeira dos componentes
• Verificação de superaquecimento ou desgaste incomum
• Substituição de peças antigas (baterias, ventiladores, unidades)
• Atualização do BIOS ou do firmware
• Execução de diagnósticos de desempenho

2: Manutenção de software

Os aplicativos e sistemas operacionais exigem atenção constante para permanecerem funcionais e seguros. As tarefas geralmente incluem:

• Aplicação de patches e atualizações de segurança
• Atualização para novas versões de software como parte de seu processo de implantação de software
• Gerenciamento de Licenças e Renovações com o Software License Management
• Garantia da compatibilidade com outros sistemas para evitar interrupções
• Limpeza de software não utilizado ou redundante usando estratégias de coleta de licenças

3: Manutenção de rede

Manter a integridade de sua infraestrutura de rede é fundamental para um ambiente de TI estável. Isso envolve:

• Revisão e atualização das configurações por meio do Gerenciamento de Configuração
• Instalação de atualizações de firmware em roteadores e switches
• Monitoramento da largura de banda e dos padrões de tráfego
• Teste de sistemas de backup e failover
• Garantir que as configurações de firewall e VPN estejam atualizadas

4: Manutenção de nuvem e SaaS

Mesmo que você não esteja gerenciando servidores físicos, os serviços baseados em nuvem também precisam de manutenção ativa. Isso inclui:

• Monitoramento do uso e do desempenho
• Gerenciamento de contas e permissões de usuários
• Acompanhamento da conformidade com os acordos de nível de serviço (SLAs)
• Atualização de integrações e sistemas conectados
• Revisão das configurações de segurança e backup

5: Manutenção da segurança

A segurança é uma responsabilidade transversal que atinge todos os ativos. A manutenção regular ajuda a reduzir as vulnerabilidades. As tarefas podem incluir:

• Execução de varreduras de antivírus e malware
• Implementação de patches de segurança por meio do Gerenciamento de Patches
• Revisão dos controles de acesso e das permissões
• Auditoria de logs para detectar atividades incomuns (é muito importante saber o que é um log de manutenção)
• Teste de procedimentos de recuperação de desastres

Tipos de manutenção de TI

A manutenção de TI costumava ser principalmente para manter os equipamentos físicos em funcionamento (servidores, computadores, cabos e roteadores). Mas as coisas mudaram. Hoje, ela inclui tudo, desde a aplicação de patches de software e o gerenciamento de ferramentas de nuvem até a proteção de endpoints e a otimização do desempenho.

Não existe uma única abordagem correta. A melhor estratégia geralmente é uma combinação de vários tipos de manutenção, adaptada às necessidades e aos recursos de sua organização.

Veja a seguir os quatro principais tipos de manutenção de TI:

1. Manutenção preditiva: antecipa os problemas antes que eles ocorram.
2. Manutenção preventiva: programa tarefas regulares para reduzir o risco de falhas.
3. Manutenção corretiva: resolve os problemas depois que eles aconteceram.
4. Manutenção evolutiva: aprimora os sistemas ao longo do tempo para atender às necessidades em constante evolução.

1: Manutenção preditiva

Essa abordagem usa dados, análises e ferramentas de monitoramento para prever problemas antes que eles ocorram. Ao identificar padrões e sinais de alerta com antecedência, as equipes podem agir proativamente e evitar interrupções no serviço.

2: Manutenção preventiva

Programado e rotineiro, esse tipo de manutenção tem como objetivo minimizar os riscos. Ele inclui atualizações regulares, patches, inspeções de hardware e outras atividades planejadas para manter os sistemas funcionando sem problemas e reduzir a chance de falhas.

"O objetivo não deveria ser lidar melhor com os incidentes, deveria ser eliminá-los desde o princípio."

John Gordon, Vice-presidente Sênior & Presidente da HP Managed Solutions Division 

Episódio 95 do Ticket Volume - Podcast de TI

3: Manutenção corretiva

É o que acontece quando as coisas dão errado. A manutenção corretiva concentra-se na correção de problemas depois que eles ocorrem, como a substituição de um disco rígido com defeito ou a manutenção emergencial do servidor após uma falha. Em geral, ela é mais disruptiva e cara, e é por isso que é melhor mantê-la como último recurso.

4: Manutenção evolutiva

Também conhecida como manutenção adaptativa ou orientada por melhorias, esse tipo se concentra no aprimoramento do desempenho ao longo do tempo. Inclui atualizações de sistema, melhorias de escalabilidade e adaptação da tecnologia a novas necessidades comerciais ou ambientes em constante mudança.

Como criar um plano de manutenção de TI?

Um plano de manutenção de TI é uma estrutura estratégica que descreve como uma organização manterá seus ativos de TI em boas condições de funcionamento ao longo do tempo. Na prática, essa estratégia geralmente assume a forma de um documento claro e prático.

Embora cada plano deva ser adaptado à estrutura e às prioridades da organização (você sempre pode escolher uma estrutura bem conhecida e criar um plano de manutenção da ITIL), ele geralmente inclui os seguintes elementos:

1: Definição das categorias de ativos e escopo

Comece identificando quais ativos o plano abrangerá. Nem todos os dispositivos ou sistemas precisam do mesmo nível de atenção, portanto, agrupá-los por tipo ou importância comercial ajuda a concentrar os esforços onde eles são mais importantes. Por exemplo, os servidores de produção podem exigir manutenção semanal, enquanto os laptops internos podem seguir um cronograma mensal.

2: Definição metas e critérios de sucesso

Um bom plano é orientado por objetivos claros. Essas metas podem incluir a redução do tempo de inatividade, o aumento da vida útil do hardware ou a garantia de aplicação mais rápida de patches. Os KPIs mensuráveis ajudam a monitorar se o seu plano está funcionando, por exemplo, com o objetivo de reduzir o tempo de inatividade não planejado em 20% ou aplicar atualizações críticas em 48 horas após o lançamento.

3: Estabelecimento de funções e responsabilidades

A manutenção envolve várias pessoas, portanto, é essencial definir quem faz o quê. A atribuição de responsabilidades evita sobreposições e tarefas perdidas. A equipe de suporte de TI pode lidar com diagnósticos e limpezas de hardware, enquanto a equipe de segurança supervisiona a aplicação de patches e as verificações de vulnerabilidade.

4: Criação de um cronograma de manutenção

O estabelecimento de uma rotina torna a manutenção previsível e gerenciável. Algumas tarefas precisarão ser realizadas semanalmente, outras mensalmente ou trimestralmente. As atualizações do sistema operacional, por exemplo, podem ser agendadas a cada duas terças-feiras, enquanto os diagnósticos completos de hardware ocorrem uma vez por trimestre.

5: Inclusão de procedimentos de emergência e corretivos

Até mesmo os melhores planos precisam de um plano B. Sua estratégia de manutenção deve incluir etapas para lidar com problemas não planejados, como, por exemplo, o que fazer quando um sistema crítico falhar. Isso pode envolver o acionamento de uma resposta predefinida a incidentes, a notificação das partes interessadas e a restauração de backups a partir de um ponto de recuperação específico.

6: Documentação de ferramentas e processos

Certifique-se de que as ferramentas que você usará estejam claramente listadas e que seus fluxos de trabalho sejam padronizados. Se você usa o InvGate Asset Management para monitorar a integridade dos ativos, acionar tarefas de manutenção e registrar atividades, isso deve estar claramente documentado no plano.

7: Monitoramento e atualização do plano

Seu plano de manutenção de TI deve evoluir à medida que seu ambiente muda. Talvez você esteja adicionando infraestrutura em nuvem, mudando de fornecedor ou identificando problemas recorrentes em categorias específicas de ativos. Revisões regulares ajudam a manter sua estratégia relevante e eficaz.

Gerenciando a manutenção de TI com InvGate Asset Management e InvGate Service Management

Ter uma lista de verificação de manutenção de TI é sempre um bom começo. Mas isso só o leva até certo ponto. Você precisa de visibilidade, automação e coordenação para ter uma visão real e agir de acordo com ela. É exatamente isso que a InvGate oferece por meio de suas duas soluções integradas:

• InvGate Asset Management ajuda você a criar e manter um inventário de TI detalhado, monitorar a saúde dos ativos e definir os acionadores de manutenção inteligente.
• InvGate Service Management permite que você transforme esses gatilhos em tarefas acionáveis: atribuindo, rastreando e automatizando seus fluxos de trabalho de manutenção a partir de um hub centralizado.

Juntos, eles fornecem uma estrutura completa para projetar e executar seu plano de manutenção de TI. Se quiser explorar os recursos e ver como eles podem apoiar a sua estratégia, agende uma chamada com a nossa equipe de vendas ou comece imediatamente com uma avaliação gratuita de 30 dias.

Boas práticas da manutenção de TI

A manutenção de TI pode se tornar uma tarefa árdua. Por isso, é sempre importante voltar aos itens não negociáveis. Isso pode significar coisas muito diferentes para cada equipe e organização. Aqui estão cinco práticas recomendadas que você deve ter em mente:

1: Mantenha seu inventário de ativos atualizado

Sua estratégia de manutenção é tão sólida quanto seus dados. Certifique-se de que seu inventário de ativos reflita o estado atual de seus recursos de TI, incluindo propriedade, localização, status e estágio do ciclo de vida.

"O rastreamento de ativos de TI não é uma questão de perfeição, portanto, não a persiga. Em vez disso, concentre-se em ter visibilidade suficiente para tomar decisões mais inteligentes."

Matt Beran, Especialista em Produtos da InvGate

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2: Automatize sempre que possível

As tarefas manuais de manutenção são fáceis de esquecer e difíceis de dimensionar. Use ferramentas de automação como etiquetas inteligentes, regras de integridade e ações programadas para otimizar seus fluxos de trabalho e reduzir a chance de erro humano.

3: Documente tudo

Certifique-se de que as ferramentas que você usará para rastrear, monitorar e executar as tarefas de manutenção estejam claramente listadas no plano. Padronize os fluxos de trabalho para que todos sigam as mesmas etapas e documente como as tarefas são criadas, atribuídas e resolvidas.

4: Alinhe a manutenção com as metas comerciais

Nem todos os ativos precisam do mesmo nível de atenção. Priorize os esforços de manutenção com base na criticidade do ativo, no impacto nos negócios e nos requisitos de conformidade.

5: Revise e melhore o plano regularmente

A manutenção não é um processo do tipo "configure e esqueça". Reserve um tempo para revisar seu plano, analisar os resultados e fazer ajustes com base nos dados de desempenho, nas novas tecnologias ou nas mudanças em seu ambiente de TI.