O que é a Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos (CLM)?

O CLM (Contract Lifecycle Management) é o processo de supervisão e gerenciamento dos contratos de uma organização do início ao fim. Isso inclui a elaboração, a negociação, a execução, o rastreamento e, por fim, a renovação ou o encerramento dos contratos.

O CLM afeta todos os departamentos de uma empresa, desde o RH e o Jurídico até o Financeiro e Compras. Mas, neste artigo, vamos nos concentrar especificamente na Gestão do Ciclo de Vida de Contratos de TI, a prática de gerenciar contratos relacionados a ativos de TI.

Esses contratos podem abranger uma ampla gama de ativos e serviços, incluindo licenças de software, compras de hardware, assinaturas de nuvem, contratos de manutenção e Acordos de Nível de Serviço (SLAs) de fornecedores. Eles se aplicam a tudo, desde laptops e servidores até equipamentos de rede e ferramentas de segurança cibernética.

Por que o CLM é importante?

A Gestão do Ciclo de Vida de Contratos ajuda as empresas a se manterem organizadas, em conformidade e preparadas. Na TI, onde os contratos regem tudo, desde licenças de software até SLAs de fornecedores, ter visibilidade clara das obrigações e dos cronogramas é essencial para manter as operações funcionando sem problemas.

E o impacto financeiro é real. De acordo com um estudo de 2023 da World Commerce & Contracting e da Deloitte, as organizações perdem uma média de 8,6% do valor do contrato devido à má gestão. Isso não é apenas ineficiência: é dinheiro jogado fora.

Principais benefícios do CLM em ambientes de TI

Quando os contratos são gerenciados adequadamente, eles deixam de ser uma fonte de risco e começam a se tornar uma vantagem estratégica. Veja a seguir o que as organizações podem ganhar:

1. Melhor visibilidade: o acesso centralizado aos termos do contrato, às datas de renovação e às obrigações ajuda as equipes a se manterem alinhadas e proativas.
2. Maior eficiência: os fluxos de trabalho automatizados reduzem o rastreamento manual, aceleram as aprovações e liberam tempo para trabalhos de maior valor.
3. Conformidade aprimorada: a documentação e os alertas claros ajudam a garantir que você atenda aos requisitos legais e dos fornecedores, especialmente durante as auditorias de software.
4. Gerenciamento de fornecedores mais robusto: vinculados a ativos e SLAs, os contratos tornam-se uma fonte de verdade para avaliar o desempenho e aplicar os termos.
5. Redução da perda de valor: as organizações com melhor desempenho perdem menos de 3% do valor do contrato ao evitar atrasos, confusão e oportunidades perdidas. As organizações com pior desempenho perdem mais de 20% devido à má gestão de contratos.

Por que a TI deve gerenciar o ciclo de vida de seus contratos?

Embora a Gestão de Contratos geralmente seja feita pelo departamento Jurídico ou de Compras, as equipes de TI desempenham um papel fundamental quando esses contratos estão vinculados à tecnologia. Software, hardware, serviços em nuvem, contratos de suporte: todos eles afetam as operações diárias de TI. É por isso que a visibilidade dos termos do contrato não é opcional. Ela é estratégica.

Quando a TI está envolvida no ciclo de vida do contrato, ela pode:

• Garantir que os termos da licença correspondam ao uso real
• Ficar à frente das renovações e evitar interrupções de serviço
• Alinhar os termos do contrato com as necessidades de infraestrutura e suporte
• Preparar-se para auditorias com documentação precisa e acessível
• Rastrear as obrigações do fornecedor e responsabilizar os provedores

Sem essa visibilidade, a TI corre o risco de trabalhar com contratos desatualizados, exceder os limites de uso ou perder janelas críticas de renovação. A Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos de TI ajuda a evitar esses problemas e fortalece o controle operacional geral.

O processo de Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos

O processo de Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos pode variar muito de uma empresa para outra. Algumas organizações dependem muito das equipes jurídicas e de compras. Outras envolvem a TI desde o início. E, dependendo das ferramentas implementadas, algumas etapas podem ser totalmente automatizadas, enquanto outras são totalmente manuais.

Nesta seção, estamos delineando uma versão padronizada do processo de CLM, um modelo simplificado que abrange os principais estágios pelos quais a maioria das empresas passa. Nem todas as empresas seguirão exatamente essas etapas, e isso não é problema. O objetivo é fornecer um ponto de partida claro para entender como os contratos são normalmente gerenciados do início ao fim.

Etapa 1: Criação do contrato

O processo começa com uma solicitação do contrato e a criação de uma minuta. Isso pode ser feito do zero ou usando um modelo padrão. O documento descreve a finalidade, o escopo, as responsabilidades e as principais datas do contrato. Dependendo da organização, essa tarefa pode ser de responsabilidade das equipes jurídica, de compras ou operacional.

Etapa 2: Revisão e negociação

Quando a minuta estiver pronta, ela passará por revisões internas e, em muitos casos, por negociações externas. As equipes jurídicas geralmente lideram essa fase, garantindo que os termos estejam alinhados com as políticas da empresa e reduzam os riscos. As edições, o feedback e as discussões fluem entre as partes até que ambas cheguem a um acordo preliminar.

Etapa 3: Aprovação

Após a revisão, o contrato deve ser aprovado pelas partes interessadas apropriadas. Isso pode envolver chefes de departamento, Financeiro, Jurídico ou até mesmo a alta gerência. O processo de aprovação pode variar em complexidade, dependendo do valor ou da importância estratégica do contrato.

Etapa 4: Execução

Quando todas as partes concordam com os termos, o contrato é assinado e se torna juridicamente vinculativo. A execução pode ser feita por meio de assinaturas físicas ou digitalmente usando plataformas de assinatura eletrônica. Nesse momento, o contrato é finalizado e está pronto para ser armazenado e monitorado.

Etapa 5: Armazenamento e rastreamento

Depois de assinado, o contrato deve ser armazenado em um local centralizado que seja fácil de acessar e pesquisar. Os principais dados, como datas de vencimento, termos de renovação e compromissos financeiros, devem ser registrados e tornados visíveis para as equipes relevantes para apoiar as operações diárias.

Etapa 6: Monitoramento do desempenho

Essa etapa envolve o acompanhamento contínuo do cumprimento dos termos do contrato. Isso inclui o monitoramento de Acordos de Nível de Serviço, marcos de entrega ou uso de licenças, dependendo da natureza do contrato. Se algo não estiver sendo cumprido, é possível tomar medidas antes que pequenas questões se tornem grandes problemas.

Etapa 7: Renovação ou rescisão

À medida que o contrato se aproxima do fim, as organizações precisam decidir se querem renovar, renegociar ou rescindir o contrato. Ter visibilidade antecipada das datas de renovação e do desempenho do fornecedor facilita o planejamento e evita renovações indesejadas ou falhas no serviço.

Como a InvGate ajuda na Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos

Embora a InvGate não seja uma plataforma CLM dedicada, oferece as capacidades essenciais que as equipes de TI precisam para gerenciar e manter o controle de seus contratos, especialmente aqueles vinculados a ativos e serviços.

InvGate Asset Management

Uma vez que um contrato é assinado, o InvGate Asset Management ajuda a centralizar e rastrear. Você pode criar ativos ou contratos de software, vincular esses contratos a ativos de TI específicos, monitorar datas de vencimento, rastrear custos associados e definir alertas para renovações, entre outras coisas. Isso garante que nada seja esquecido e que os dados do contrato estejam sempre conectados aos ativos que abrangem.

InvGate Service Management

Para as etapas anteriores do processo, o InvGate Service Management pode ajudar a orquestrar os fluxos de trabalho internos. Você pode criar solicitações de serviço para a criação de contratos, revisões ou aprovações, encaminhá-las para as equipes certas e acompanhar o progresso. Isso adiciona estrutura e visibilidade aos estágios de pré-assinatura, mesmo que eles ocorram fora de um sistema CLM dedicado.

Juntas, as duas ferramentas ajudam as equipes de TI a manterem os processos relacionados a contratos organizados, colaborativos e alinhados com as atividades de gerenciamento de ativos e serviços.

3 boas práticas para gerenciar o ciclo de vida dos contratos

Gerenciar contratos de forma eficaz exige mais do que apenas boas intenções. Essas boas práticas podem ajudá-lo a simplificar o processo, reduzir os riscos e manter o controle de seus contratos de TI.

1. Centralize seus contratos

Mantenha todos os seus contratos em um só lugar. Seja em uma plataforma dedicada ou em uma ferramenta de Gestão de Ativos, certifique-se de que todos que precisam de acesso possam encontrar a versão mais recente rapidamente. Um repositório central melhora a visibilidade, evita a duplicação e garante que datas ou obrigações importantes não se percam.

2. Alinhe os termos do contrato com o rastreamento de ativos

Certifique-se de que os contratos estejam vinculados aos ativos de TI que eles cobrem. Isso permite que você acompanhe as garantias, os contratos de suporte e os termos de licença junto com o equipamento ou software a que se aplicam. Isso também facilita muito a realização de auditorias, renovações e avaliações de fornecedores.

3. Use software para automatizar e manter-se proativo

Tentar gerenciar contratos manualmente é um caminho rápido para perder renovações e ter problemas de conformidade. O uso de um software de CLM dedicado ou de um software de Gestão de Ativos de TI para automatizar alertas, atribuir responsabilidades e acompanhar datas importantes ajuda a sua equipe a ficar à frente dos prazos e reduz o erro humano. Além disso, ele oferece uma visão mais clara do seu ambiente de TI, tanto financeira quanto operacionalmente.