10 benefícios da Gestão de Ativos de TI

A Gestão de Ativos de TI (ITAM) é o processo de rastreamento, gerenciamento e otimização dos ativos de TI de uma organização (hardware, software e outros recursos digitais) durante todo o seu ciclo de vida. 

Ele garante que os ativos sejam usados com eficiência, permaneçam seguros e estejam em conformidade com as políticas e os regulamentos.

Ao longo de minha jornada de apoio a empresas do mundo todo em seus processos de implementação, testemunhei em primeira mão os benefícios de uma estratégia ITAM bem executada:

1. Processos padronizados de Gestão de Ativos de TI

O ITAM traz estrutura e consistência ao estabelecer processos claros para cada atividade relacionada a ativos. Desde a criação de um sistema de inventário unificado até o projeto de uma estratégia abrangente de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos de TI, fluxos de trabalho bem definidos eliminam as ineficiências causadas por processos ad-hoc.

Ao implementar procedimentos organizados e repetíveis, as empresas podem reduzir erros, melhorar a responsabilidade e garantir a conformidade com políticas internas e normas externas. 

Ele também melhora a colaboração entre os departamentos (TI, Financeiro, Compras, etc) operam com uma visão compartilhada e atualizada das informações sobre ativos, o que leva a uma melhor tomada de decisões e a operações mais tranquilas.

2. Economia e otimização de custos

O ITAM ajuda as organizações a reduzirem gastos desnecessários, otimizando o uso de software e hardware, melhorando a aquisição de TI, rastreando o status e a depreciação dos ativos e simplificando a manutenção. 

Com a criação de um inventário preciso de ativos de TI, as empresas podem eliminar compras redundantes, recuperar licenças de software não utilizadas, estender os ciclos de vida do hardware e garantir que os ativos sejam atualizados, substituídos ou aposentados no momento certo. 

"Ter uma noção do que você está comprando e quem está comprando é provavelmente uma das etapas mais importantes que você pode fazer."

Aaron Davenport, Gerente de Ativos de Software da HCA

Episódio 6 de Ticket Volume - Podcast de TI

 

E deixe-me dizer a você que essas oportunidades de economia de custos são significativas. Veja o uso de software, por exemplo. De acordo com um relatório da Nexthink de 2023, que analisou mais de 6 milhões de ambientes de clientes, quase 50% de todos os softwares instalados não são utilizados, o que custa às empresas aproximadamente US$ 45 milhões por mês - ou mais de meio bilhão de dólares por ano em licenças desperdiçadas.

3. Segurança cibernética reforçada e mitigação de riscos

Você não pode proteger o que não sabe que tem. Manter um inventário de ativos de TI atualizado e detalhado é fundamental para proteger os sistemas e os dados de uma organização. 

Em outras palavras, os ativos de TI não gerenciados e não rastreados representam ameaças significativas à segurança. Um ITAM eficaz garante que todos os hardwares e softwares sejam contabilizados, atualizados regularmente e corrigidos para minimizar as vulnerabilidades.

De fato, 44% das organizações não têm uma estratégia coesa de implementação de patches e, em vez disso, dependem de procedimentos de patches de emergência, de acordo com a Adaptativa. Sem um Gerenciamento de Patches estruturado, as organizações permanecem vulneráveis às ameaças à segurança, muitas das quais poderiam ser atenuadas por meio de uma estratégia de ITAM bem definida.

Além disso, o ITAM oferece suporte à conformidade com as estruturas e normas de segurança cibernética, garantindo que apenas softwares aprovados e atualizados estejam em uso. Ele evita a TI invisível ao aplicar políticas sobre instalações de software e uso de dispositivos. 

As organizações que integram o ITAM às iniciativas de segurança cibernética se beneficiam de tempos de resposta mais rápidos durante as violações de segurança, pois os dados dos ativos fornecem um contexto crítico para as equipes de resposta a incidentes.

4. Conformidade de licenças e redução de riscos de auditoria

Os fornecedores de software frequentemente auditam as empresas, e a não conformidade pode resultar em penalidades caras. O ITAM oferece visibilidade dos direitos e do uso do software, garantindo que as organizações permaneçam em conformidade com os contratos de licenciamento. Isso reduz o risco de multas inesperadas e problemas legais, além de melhorar o relacionamento com os fornecedores por meio de maior transparência.

A falta de rastreamento adequado de ativos pode levar a riscos financeiros e de segurança significativos. Por exemplo, o Inspetor Geral da NASA relatou em 2023 que o rastreamento deficiente de ativos levou a US$ 20 milhões em multas desnecessárias de licença de software e pagamentos excessivos ao longo de cinco anos. Isso destaca como a falta de ITAM pode resultar em perdas financeiras e riscos de segurança. 

5. Melhoria da eficiência e da produtividade de TI

O ITAM simplifica as operações de TI ao centralizar os dados dos ativos, reduzindo o tempo que as equipes de TI gastam para localizar dispositivos ou software. 

Com registros precisos de ativos, a equipe de TI pode alocar recursos rapidamente, solucionar problemas com mais rapidez e otimizar a implementação de ativos. Essa maior eficiência se traduz em menos tempo de inatividade e maior produtividade em toda a organização.

Ao reduzir os esforços de rastreamento manual e eliminar o trabalho administrativo redundante, o ITAM libera a equipe de TI para se concentrar em iniciativas estratégicas, em vez de na descoberta e manutenção de ativos. 

A descoberta automatizada de ativos e a geração de relatórios também evitam erros associados a registros de inventário desatualizados ou incorretos, garantindo operações de TI mais tranquilas.

6. Melhor planejamento estratégico e tomada de decisões

O ITAM fornece informações valiosas sobre o uso de ativos, custos e tendências do ciclo de vida, permitindo uma melhor tomada de decisões. 

Com dados precisos, as organizações podem planejar atualizações tecnológicas, prever orçamentos com mais precisão e alinhar os investimentos em TI às necessidades dos negócios. Essa abordagem estratégica ajuda a evitar gastos desnecessários e garante que os recursos de TI sejam usados de forma eficaz.

As organizações que integram o ITAM em seus processos de tomada de decisão obtêm uma vantagem competitiva ao otimizar a alocação de recursos de TI. Os líderes de TI podem analisar as tendências de utilização de ativos, prever futuros requisitos de tecnologia e evitar interrupções causadas por falhas inesperadas ou estouros de orçamento. 

Esse nível de percepção apoia o crescimento dos negócios a longo prazo, garantindo que os investimentos em TI estejam alinhados com os objetivos gerais da empresa.

7. Maior visibilidade e controle das aquisições

Um grande desafio na Gestão de Ativos de TI é a falta de dados de aquisição centralizados. Muitas organizações compram hardware e software por meio de vários canais, o que leva a uma visibilidade fragmentada. Esse não é um problema exclusivo da TI, é uma questão generalizada em todos os setores.

Veja a educação, por exemplo. Um estudo de 2024 da EDspaces sobre as tendências de compras do ensino fundamental e médio constatou que 89% dos profissionais de compras têm dificuldades para aproveitar os dados para a tomada de decisões devido à falta de ferramentas adequadas ou de tempo. 

Sem um sistema ITAM estruturado, o setor de compras permanece desorganizado, ineficiente e propenso a tomar decisões ruins.

8. Melhoria do suporte ao trabalho remoto e híbrido

O aumento dos ambientes de trabalho remotos e híbridos tornou o rastreamento de ativos de TI mais complexo. Os funcionários agora usam dispositivos fornecidos pela empresa em vários locais, o que torna as práticas tradicionais de ITAM menos eficazes. 

A Gestão de Ativos de TI oferece visibilidade dos ativos de TI remotos, garantindo que todos os dispositivos sejam contabilizados, protegidos e mantidos adequadamente.

Ao implementar políticas de ITAM adaptadas ao trabalho remoto, as organizações podem rastrear o uso de ativos, garantir a conformidade com as políticas de segurança e simplificar a recuperação de dispositivos quando os funcionários deixam a empresa. 

O ITAM também desempenha um papel na otimização da distribuição de ativos, garantindo que os funcionários recebam o equipamento adequado, independentemente de sua localização. Isso melhora a experiência do funcionário e reduz os riscos associados à perda ou ao roubo de ativos da empresa.

9. Utilização otimizada de dispositivos e ativos

Ao fornecer visibilidade total dos ciclos de vida dos ativos, o ITAM ajuda as organizações a maximizar a utilização de seu hardware e software. Em vez de os ativos ficarem ociosos ou subutilizados, as empresas podem realocar dispositivos e software onde eles são mais necessários, garantindo que os funcionários tenham as ferramentas certas para realizar seu trabalho com eficiência. 

"Não se trata apenas de rastrear licenças. Trata-se de garantir que os funcionários tenham as ferramentas certas para fazer seu trabalho com eficiência."

David Foxen, Consultor Principal da SAM Beast Consulting Ltd.

Episódio 64 de Ticket Volume - Podcast de TI

 

O ITAM também ajuda na redistribuição de ativos. Quando um funcionário sai ou muda de função, o hardware e o software atribuídos a ele podem ser reatribuídos de forma eficiente, reduzindo compras desnecessárias e maximizando os recursos existentes.

10. Sustentabilidade e otimização do ciclo de vida dos ativos

O ITAM apoia a sustentabilidade promovendo uma abordagem de economia circular, estendendo os ciclos de vida dos dispositivos, permitindo a reutilização de ativos e garantindo o descarte ou a reciclagem adequados. 

Em vez de seguir um modelo de "comprar-usar-descartar", o ITAM permite que as empresas rastreiem, renovem e reimplantem ativos de forma eficiente, minimizando o lixo eletrônico.

"Precisamos começar a pensar nos processos, tanto nos serviços quanto nos processos, como o Asset Management, como um processo que não é mais linear. Em vez de apenas comprar, usar e descartar, precisamos perguntar: 'Será que precisamos desse ativo? Podemos esperar? Podemos reutilizá-lo?'".

Dr. Tuuli Bell, PhD, Tuuli Bell Ltd.

Episódio 84 de Ticket Volume - Podcast de TI

 

O impacto ambiental das operações de TI é cada vez mais uma prioridade para as empresas, e o ITAM fornece as ferramentas necessárias para fazer escolhas sustentáveis. Ao manter registros detalhados dos ativos, as empresas podem determinar quando recondicionar ou reciclar o hardware em vez de descartá-lo. 

Muitas organizações também usam o ITAM para medir e reduzir sua pegada de carbono, otimizando o uso de recursos do servidor e da nuvem, o que leva a práticas de TI mais sustentáveis.