O que é aquisição de TI? Processo em 10 passo

A aquisição de TI (também conhecida como aquisição de tecnologia da informação) é o processo que as organizações usam para comprar seus ativos de TI. Parece simples, mas é muito mais do que apenas fazer um pedido. 

O valor real de qualquer processo de aquisição de TI está em garantir que cada compra (e, portanto, cada ativo de TI) se ajuste à estratégia, às metas, ao orçamento e aos planos futuros da organização. É por isso que esse é o primeiro e principal estágio do processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos de TI. 

Então, como podemos fazer isso acontecer e realmente obter bons resultados? Por meio de uma série de etapas estruturadas. Vamos ver como. 
 

Por que o Gerenciamento de Aquisições de TI é importante?

A aquisição de TI é importante porque afeta a forma como sua empresa opera, cresce e se mantém segura. 

E com um número cada vez maior de ambientes de TI que dependem não apenas de ativos físicos, mas também de assinaturas de SaaS (Software as a Service) e serviços em nuvem, a importância de ter um processo de aquisição estruturado nunca foi tão grande. 

Vamos explicar por que isso é tão importante.

1. Controle e otimização de custos

Os orçamentos de TI não são ilimitados e cada real conta. Um processo de aquisição sólido ajuda você a tomar melhores decisões de compra de TI, evitar despesas desnecessárias e negociar melhores acordos.  

2. Alinhamento estratégico

Toda compra de TI deve aproximar a organização às suas metas. O Gerenciamento de Aquisições ajuda a garantir que os ativos e serviços não sejam comprados aleatoriamente, mas que sejam cuidadosamente selecionados para se encaixarem em um plano maior.

3. Segurança e conformidade

As compras de tecnologia podem abrir portas, com certeza. Mas se você não for cuidadoso, elas também podem abrir vulnerabilidades. 

Os processos de aquisição envolvem a verificação de fornecedores, a revisão de contratos e a garantia de que a tecnologia que você está trazendo está em conformidade com os padrões de segurança e os requisitos regulamentares.

4. Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos

Uma boa aquisição estabelece a base para um Gerenciamento eficiente do Ciclo de Vida dos Ativos de TI. Ao escolher os ativos certos desde o início, você facilita o rastreamento, a manutenção e, por fim, a substituição da tecnologia de forma econômica e sustentável.

5. Preparação da organização para o futuro

A aquisição de TI não se refere apenas ao que você precisa no momento. Trata-se de antecipar as necessidades futuras e garantir que os investimentos de hoje possam evoluir com os negócios. A aquisição inteligente ajuda você a ficar um passo à frente.

Categorias de aquisição de TI

Não existe um livro de regras universal para definir as categorias de aquisição de TI. Em vez disso, as organizações geralmente criam seus próprios grupos com base no que faz mais sentido para suas operações, e muito disso depende dos critérios nos quais elas decidem se concentrar.

Uma maneira comum de organizar os ativos de TI é com base na rapidez com que eles precisam estar disponíveis:

• Ativos de retorno rápido - estações de trabalho, laptops, licenças de software, periféricos e tudo o que os funcionários possam precisar imediatamente para se manterem produtivos. Para esses, é uma boa ideia manter algum estoque pronto para evitar atrasos.
• Ativos não urgentes - itens como servidores, hardware especializado ou serviços específicos de projetos que não exigem entrega imediata e podem ser adquiridos conforme necessário.

Obviamente, as organizações também podem categorizar os ativos de TI com base em outros critérios, como o valor do ativo (itens de alto custo x itens de baixo custo), o tipo (hardware, software ou serviços) ou a importância comercial (ferramentas de missão crítica x ferramentas não críticas). Tudo se resume ao que melhor ajuda a simplificar o processo de aquisição.

Aquisição de hardware X Aquisição de software

A aquisição de TI abrange todos os tipos de ativos de TI, desde hardware e software até serviços de nuvem e consultoria. Então, por que estamos nos concentrando especificamente em hardware e software?

Simplificando, eles representam a maior parte dos orçamentos de TI e vêm com processos de compra, desafios de gerenciamento e riscos muito diferentes. Compreender essas diferenças é fundamental para criar uma estratégia de aquisição eficiente que economize dinheiro, aumente a produtividade e reduza as dores de cabeça no futuro.

Vamos dar uma olhada mais de perto em como as aquisições de hardware e software se comparam:

No final das contas, tanto o hardware quanto o software precisam de práticas inteligentes de aquisição para evitar custos desnecessários, manter a segurança e garantir que a sua equipe sempre tenha as ferramentas certas para realizar o trabalho.

10 passos para a estratégia de aquisição de TI

Não existe uma maneira única e universal de executar a aquisição de TI. Cada organização molda seu processo com base em seu tamanho, necessidades, setor e estrutura interna. 

No entanto, a maioria das estratégias de aquisição de TI tende a seguir uma série de passos principais que ajudam a garantir que tudo corra bem. Aqui está uma rápido resumo na jornada típica de aquisição de TI:

1. Audite e centralize seu inventário de TI
2. Avalie as necessidades do negócio
3. Defina metas e orçamento
4. Crie uma equipe multifuncional
5. Identifique e gerencie riscos
6. Defina critérios de fornecedores e faça uma pré-seleção
7. Envie documentos de RFI/RFQ/RFP
8. Avalie propostas e negocie contratos
9. Plano de implementação
10. Monitore KPIs e otimize a estratégia de compras

Antes de detalhá-las, lembre-se de que uma etapa sólida e correta é fundamental para um processo eficaz. 

"Não ferva o oceano. Seja bom em uma pequena coisa. Dessa forma, você pode realmente fazer a próxima e construir sua base em dados sólidos e confiáveis."

Aaron Davenport, especialista em Gestão de Ativos de software

Episódio 6 de Ticket Volume - Podcast de TI

1: Audite e centralize seu inventário de TI

Antes de começar a tomar decisões inteligentes de aquisição, você precisa ter uma visão clara do que já possui. Isso significa auditorias de TI para todos os ativos existentes - hardware, software, licenças, serviços em nuvem, tudo! 

O objetivo final é criar um inventário de TI centralizado, de preferência usando uma ferramenta de Gestão de Ativos de TI (ITAM) que mantenha tudo atualizado em tempo real. 

Um inventário completo e preciso ajuda a evitar compras redundantes, identificar lacunas e criar uma estratégia de aquisição baseada em necessidades reais, não em suposições.

2: Avalie as necessidades do negócio

Com seu cenário atual de TI mapeado, a próxima etapa é descobrir o que você realmente precisa. 

Isso envolve conversar com diferentes departamentos, entender seus desafios e identificar os produtos e serviços de TI necessários para dar suporte às operações e às metas, sejam eles novos laptops para uma equipe em crescimento, licenças de software para um novo projeto ou servidores para expandir a capacidade.

Quanto melhor você entender as necessidades reais da organização, mais fácil será priorizar as compras e evitar desperdícios.

3: Defina metas e orçamento

Depois de saber o que você tem e o que precisa, é hora de estabelecer metas claras de aquisição e definir um orçamento de TI realista.

Além dos custos óbvios de compra, é sempre uma boa ideia levar em consideração a manutenção, o treinamento, o suporte, as renovações e as futuras atualizações.

Alinhe suas metas de aquisição com a estratégia comercial mais ampla, certificando-se de que cada investimento apoie o crescimento de longo prazo e não apenas as necessidades imediatas.

4: Crie uma equipe multifuncional

A aquisição de TI envolve todos os departamentos de uma organização. Por isso, é fundamental formar uma equipe multifuncional no início do processo.

Reúna representantes de todas as principais áreas afetadas pelas compras de TI: Financeiro, RH, Operações e, às vezes, até mesmo equipes jurídicas e de conformidade. Isso garante uma visibilidade mais ampla, uma tomada de decisão mais rápida e um melhor alinhamento com as necessidades da organização. 

5: Identifique e gerencie riscos

Como em qualquer outra organização, as aquisições em empresas de TI apresentam algum nível de risco. Reserve um tempo para identificar os possíveis riscos antecipadamente. 

Avalie a confiabilidade do fornecedor, verifique as certificações de segurança e mapeie todos os riscos operacionais ou financeiros relacionados à compra. Uma vez identificados, crie estratégias de atenuação para minimizar esses riscos antes da assinatura dos contratos (e não depois que os problemas surgirem). 

6: Defina critérios de fornecedores e faça uma seleção

Com os riscos mapeados, é hora de estabelecer critérios claros para a seleção de fornecedores. 

Pense além do preço e considere a experiência, os recursos de suporte, a estabilidade financeira, as opções de integração, os padrões de conformidade e as práticas de segurança. Depois de definir seus critérios, comece a selecionar os possíveis fornecedores que atendam aos seus requisitos técnicos, orçamentários e operacionais. 

7: Envie documentos de RFI/RFQ/RFP

Depois de identificar os possíveis fornecedores, é hora de entrar em contato com solicitações formais. Dependendo da etapa do processo em que se encontra, você pode enviar uma:

• RFI (Request for Information) para coletar informações gerais sobre soluções e fornecedores.
• RFQ (Request for Quotation) para obter preços específicos para produtos ou serviços claramente definidos.
• RFP (Request for Proposal) quando você precisa que os fornecedores proponham como atenderão às suas necessidades e objetivos detalhados.

Nem todo processo de aquisição exigirá todos os três. Escolha o tipo de solicitação que melhor se adapte ao seu estágio e às suas metas. O segredo é ser claro, detalhado e consistente para obter respostas significativas.

8: Avalie propostas e negocie contratos

Quando as propostas ou cotações começarem a chegar, é hora de avaliar cuidadosamente suas opções.

Olhe além do preço: avalie a compatibilidade técnica, os termos de suporte e a reputação do fornecedor, práticas de segurança e o quanto elas correspondem a seus objetivos e critérios.

Faça uma lista restrita das melhores ofertas e, em seguida, passe para a negociação. Essa é a sua chance de estabelecer termos favoráveis em relação a preços, níveis de serviço, condições de renovação e outros detalhes essenciais. Contratos sólidos estabelecem a base para um relacionamento saudável e de longo prazo com o fornecedor. Portanto, não apresse essa parte.

9: Plano de implementação

Depois de selecionar seu fornecedor e assinar o contrato, é hora de se preparar para a implementação.

Um bom planejamento de implementação inclui a definição de cronogramas, a coordenação de instalações ou configurações, a programação de sessões de treinamento, se necessário, e a garantia de que os novos ativos ou serviços se integrem perfeitamente aos sistemas existentes.

10: Monitore KPIs e otimize a estratégia de compras

O processo de aquisição não termina quando os ativos são entregues e instalados. Para realmente obter o máximo de valor, é necessário monitorar o desempenho de sua estratégia de aquisição ao longo do tempo.

Estabeleça indicadores-chave de desempenho (KPIs) claros e acompanhe-os regularmente. Use esses insights para ajustar suas práticas de aquisição, negociar melhores renovações, melhorar a seleção de fornecedores e ajustar os orçamentos com base em resultados reais. 

Usando o InvGate Asset Management como seu software de aquisição de TI

Uma solução de Gestão de Ativos de TI como InvGate Asset Management pode apoiar todo o processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos de TI, incluindo a etapa crucial de aquisição de TI. 

Veja como ele pode ajudar a simplificar e fortalecer sua estratégia de aquisição de TI:

• Inventário de TI centralizado: descubra e catalogue automaticamente todos os ativos de TI usando métodos baseados em agentes e sem agentes. Isso proporciona às equipes uma visão completa e em tempo real do seu ambiente para tomar decisões de compra informadas.
   
• Rastreamento de ativos e relatórios: implante o Agente do InvGate Asset Management durante a geração de imagens para sistemas complexos como servidores e laptops para coletar dados detalhados de ativos - incluindo especificações de hardware, aplicativos instalados, números de modelos e garantias. Também é possível rastrear os custos dos ativos de TI, a depreciação de TI, os orçamentos e os contratos para planejar investimentos mais inteligentes.
   
• Geração de código QR para ativos: crie códigos QR para cada ativo automaticamente para simplificar a identificação, acelerar as auditorias e acessar instantaneamente informações detalhadas sobre os ativos, uma grande vantagem ao planejar substituições ou novas compras.
   
• Visualização do CMDB: use o banco de dados de Gerenciamento de Configuração (CMDB) integrado para mapear as relações entre ativos, identificar riscos e planejar compras com um entendimento completo da infraestrutura de TI.
   
• Regras de integridade de ativos e etiquetas inteligentes: aplique regras de integridade de ativos e use etiquetas físicas e digitais para monitorar o desempenho, identificar riscos antecipadamente, prever substituições e apoiar decisões de aquisição mais inteligentes.
   
• Implantação de software sem esforço: implemente o software recém-adquirido perfeitamente em todos os dispositivos com automação baseada em script, reduzindo o esforço manual e o tempo de implementação.
   
• Integração com fluxos de trabalho de aquisição: conecte os dados dos ativos às ferramentas ITSM, incluindo o InvGate Service Management, para automatizar e apoiar os fluxos de trabalho de aquisição, desde a solicitação até a aprovação.

7 boas práticas para aquisição de TI

O Gerenciamento de Aquisições em TI está em constante evolução, com novas tecnologias, processos e desafios que moldam a maneira como as organizações obtêm e gerenciam seus ativos. 

Ter uma abordagem sólida é fundamental para manter as operações funcionando sem problemas, reduzir custos e preparar a empresa para o sucesso a longo prazo.

Aqui estão 7 práticas recomendadas de aquisição de TI para ajudá-lo a criar uma estratégia mais inteligente e eficiente:

1: Escolha um software de Gestão de Ativos de TI com recursos de aquisição

O uso de uma solução ITAM que ofereça suporte às atividades de aquisição ajuda a otimizar o rastreamento de ativos, gerenciar relacionamentos com fornecedores e manter a visibilidade financeira durante todo o ciclo de vida do ativo. É uma base fundamental para compras mais inteligentes e estratégicas.

2: Digitalize e automatize seu processo de compras

Os processos manuais de aquisição tornam as coisas mais lentas e dão margem a erros. A mudança para a aquisição digital - por meio de ferramentas ITAM, fluxos de trabalho integrados e automação - melhora a eficiência, aumenta a visibilidade e facilita muito a gestão de fornecedores.

3: Priorize a transparência de custos

Sempre mantenha os gastos com aquisições totalmente transparentes. Rastreie e catalogue todas as despesas, desde compras de ativos até contratos de serviços, e audite regularmente suas atividades de aquisição para identificar custos ocultos ou desperdícios. Isso fortalece a confiança das partes interessadas e melhora o controle do orçamento.

"Uma das coisas mais difíceis é a visibilidade dos dados de aquisição [...] Especialmente em grandes organizações, você pode ter métodos variados [...] Há todas essas maneiras diferentes. Ter uma noção do que você está comprando e de quem está comprando é provavelmente uma das etapas mais importantes que você pode fazer [...] Portanto, conseguir obter essas informações é vital. Depois de obter essas informações, como você as processa, como você faz as coisas com elas para dizer, ok, aqui está o que realmente temos."

Aaron Davenport, especialista em Gestão de Ativos de software

Episódio 6 de Ticket Volume - Podcast de TI

4: Fortaleça as relações com os fornecedores

A criação de relacionamentos sólidos e de longo prazo com fornecedores, OEMs e prestadores de serviços confiáveis pode resultar em melhores preços, suporte mais rápido e soluções mais flexíveis. Boas parcerias também facilitam a resolução de problemas e a adaptação a novas necessidades comerciais.

5: Otimizar o Gerenciamento de Inventário

De acordo com um estudo de 2025 do The Hackett Group, espera-se que as cargas de trabalho de compras aumentem em 10%, enquanto os orçamentos crescerão apenas 1%, criando uma lacuna de eficiência de 9%. Para fechar essa lacuna, as equipes de compras precisam adotar a IA e a automação.

Os primeiros usuários já estão observando ganhos de produtividade de até 25% usando IA para análise de gastos, gestão de fornecedores e processamento de contratos. Investir em ferramentas orientadas por IA e explorar projetos-piloto agora pode ajudar as equipes de compras a se manterem competitivas, cortar custos e desbloquear novos níveis de eficiência.

6: Gerencie os riscos de forma proativa

Toda decisão de aquisição acarreta riscos, desde a confiabilidade do fornecedor até as vulnerabilidades de segurança. Identifique os riscos antecipadamente, examine os fornecedores com cuidado e crie estratégias de mitigação em seus planos de aquisição para minimizar futuras dores de cabeça.

7: Foco no Gerenciamento do Ciclo de Vida

Adquirir ativos não se trata apenas de comprá-los, mas de gerenciá-los desde a aquisição até o descarte. Pense com antecedência em atualizações, manutenção e estratégias de fim de vida útil para obter o máximo de valor de cada investimento.