O Gerenciamento de Ativos de Hardware (HAM), às vezes chamado de Gerenciamento de Ativos de Hardware de TI, trata do rastreamento e do cuidado com a tecnologia física da qual sua empresa depende. 

Isso envolve o inventário, o rastreamento e o gerenciamento de ativos físicos de TI durante todo o seu ciclo de vida, desde o momento em que são comprados ou adquiridos até o momento em que são aposentados ou descartados. 

Então, isso é importante? Sim. E as empresas estão percebendo: o mercado global de HAM está projetado para atingir US$ 93 bilhões até 2034, crescendo a um CAGR de 11,9% (Future Market Insights). Com o aumento dos custos de TI, dos riscos de segurança e das demandas de conformidade, as empresas não podem se dar ao luxo de ignorar o HAM. 

HAM x SAM x ITAM

É fácil confundir esses termos, portanto, vamos esclarecer as diferenças entre HAM, Gerenciamento de Ativos de Software (SAM) e Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM). Cada um tem um foco e um escopo distintos:

1. Escopo: o HAM lida com ativos físicos de TI (computadores, servidores, impressoras e dispositivos de rede). O SAM concentra-se nos ativos de software, incluindo licenças, instalações e uso. ITAM é a prática abrangente que gerencia tanto o HAM quanto o SAM.
    
2. Objetivo principal: o HAM garante que o hardware seja rastreado, otimizado e mantido adequadamente para maximizar seu valor. O SAM garante que o software seja licenciado, esteja em conformidade e seja usado com eficiência para evitar riscos. O ITAM integra ambos para otimizar os custos, reduzir os riscos e melhorar a visibilidade dos ativos.
    
3. Gerenciamento do Ciclo de Vida: o HAM abrange a aquisição, a implementação, a manutenção e o descarte de hardware. O SAM abrange a aquisição, a implementação, as atualizações e a renovação de software. O ITAM padroniza as práticas recomendadas em HAM e SAM para garantir um gerenciamento eficiente.
    
4. Ferramentas utilizadas: existem ferramentas HAM dedicadas ao rastreamento de ativos, códigos de barras e códigos QR, enquanto as ferramentas SAM se concentram no Gerenciamento de Licenças de software e nos sistemas de relatórios de auditoria. No entanto, o ITAM combina as soluções HAM e SAM para oferecer uma estratégia centralizada de Gerenciamento de Ativos de TI.

“Historicamente, o SAM predominava devido aos riscos de conformidade e às auditorias. Mas o HAM tem crescido em importância, principalmente porque as organizações percebem que não é possível ter um SAM eficaz sem uma base sólida de HAM.”

David Foxen

Consultor principal da SAM Beast Consulting Ltd.

Episódio 64 de Ticket Volume

Benefícios do HAM

Há muitos benefícios proporcionados pelo Gerenciamento de Ativos de Hardware de TI. Listamos os mais importantes: 

1. Economia de custos - evita compras desnecessárias de hardware, reduz os custos de manutenção e aumenta a vida útil dos ativos.
2. Melhor utilização dos ativos - garante que o hardware existente seja usado de forma eficaz antes de investir em novos dispositivos.
3. Melhor Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos de TI - rastreia o hardware desde a aquisição até o descarte, evitando o desperdício de recursos.
4. Visibilidade e controle de inventário aprimorados - fornece uma visão clara do status dos ativos, reduzindo os ativos fantasmas e zumbis.
5. Maior segurança e prevenção de perdas - reduz os riscos de ativos perdidos, roubados ou não rastreados por meio de monitoramento e marcação.
6. Conformidade aprimorada - ajuda as organizações a atender aos requisitos regulamentares, legais e de governança.
7. Maior agilidade nos negócios - garante que a TI tenha o hardware certo no momento certo, melhorando a produtividade e reduzindo o tempo de inatividade.
8. Tomada de decisões mais inteligentes - fornece análises e relatórios para melhorar a previsão e o planejamento de aquisições.

O ciclo de vida do Gerenciamento de Ativos de Hardware

Vamos nos aprofundar no ciclo de vida do HAM. A primeira coisa a observar é que não existe apenas um ciclo de vida universal: cada empresa tem seu próprio processo, que pode se alinhar mais ou menos com as práticas recomendadas do setor. Para ajudá-lo a começar, elaboramos uma estrutura padronizada que abrange os estágios essenciais.

1. Solicitação de hardware: os funcionários enviam solicitações de hardware, geralmente por meio da central de serviços.
2. Aquisição: o hardware é comprado, alugado ou financiado.
3. Entrada de mercadorias: o departamento de TI recebe, verifica e etiqueta o novo hardware.
4. Controle de qualidade: assegura que o hardware atenda aos padrões e garantias da empresa.
5. Implementação: os ativos são instalados e atribuídos ao local ou usuário apropriado.
6. Suporte operacional: suporte contínuo e Gerenciamento de Incidentes para o hardware.
7. Manutenção: manutenção regular para otimizar o desempenho e prolongar a vida útil dos ativos.
8. Aposentadoria: o hardware é eliminado de forma controlada.
9. Descarte: os ativos são reciclados ou descartados com segurança no final de seu ciclo de vida.

Como gerenciar os ativos de hardware: o processo HAM

Conhecer a teoria é ótimo, mas como você realmente faz o Gerenciamento de Ativos de Hardware? Aqui descrevemos um processo prático de HAM para implementar na sua organização. Esse processo abrange tudo, desde a decisão sobre o que rastrear em seu inventário de hardware até o aproveitamento do software de Gerenciamento de Ativos de Hardware para automatizar e simplificar o trabalho.  

Nº 1: Decida qual hardware será rastreado 

Primeiro, defina o escopo do seu HAM. Essencialmente, você precisa escolher quais ativos de hardware serão incluídos no seu programa de HAM. Em geral, é aconselhável rastrear todos os equipamentos de TI significativos, como desktops, laptops, servidores, dispositivos de rede, dispositivos móveis, impressoras, etc. (basicamente todos os equipamentos tecnológicos da sua empresa). 

Entretanto, cada organização deve decidir onde estabelecer o limite. Por exemplo, você considera monitores e teclados como ativos rastreáveis? E quanto a dispositivos diversos ou gadgets de IoT? Estabeleça critérios para o que vai contar como um “ativo” em seu inventário (geralmente com base no valor, no risco ou na criticidade). O objetivo é garantir que todos os itens de hardware que exigem gerenciamento (devido ao custo, aos dados ou à importância) sejam contabilizados. 

Nº 2: Faça o inventário e registre os detalhes dos ativos 

Depois de saber o que está sendo rastreado, a próxima etapa é criar um inventário abrangente de todos esses ativos de hardware. Reúna informações sobre cada ativo: encontre todos os equipamentos (percorra os escritórios, verifique os data centers, consulte os registros de rede para ver se há dispositivos conectados) e registre os principais detalhes de cada item. 

Os atributos importantes incluem o tipo de ativo (por exemplo, laptop, roteador), marca/modelo, número de série, usuário ou proprietário atual, localização física, data e custo da compra, status da garantia e qualquer outra informação importante (como configurações ou software instalado). 

Nº 3: Faça etiquetas e rastreie seus ativos 

Depois que o inventário estiver configurado, é hora de etiquetar e rastrear os ativos de hardware de forma eficaz. Embora alguns dispositivos possam ser descobertos automaticamente por meio da varredura de rede ou do monitoramento baseado em agentes, ainda é uma prática recomendada atribuir códigos QR (ou outras etiquetas de ativos) a todos os ativos de TI.

Por quê? Porque ter um sistema de rastreamento unificado facilita o Gerenciamento de Hardware, especialmente para dispositivos que nem sempre estão conectados à rede.

Veja como rastrear seus ativos de forma eficiente:

• Atribua etiquetas de ativos físicos: cada dispositivo (laptops, desktops, servidores, impressoras, dispositivos móveis e equipamentos de rede) deve ter um identificador exclusivo (como um código QR) vinculado a um banco de dados de ativos. Isso permite que as equipes de TI digitalizem, rastreiem o movimento e atualizem os registros sem esforço.
• Use a descoberta com agente e sem agente: para qualquer hardware conectado à rede (servidores, roteadores, switches etc.), as ferramentas de descoberta automatizada podem fornecer atualizações regulares de status e detectar alterações de configuração. No entanto, essas ferramentas não substituem as etiquetas de ativos, elas as complementam, acrescentando outra camada de visibilidade.

Independentemente de como um ativo é descoberto ou rastreado, ter um código QR atribuído a cada peça de hardware de TI garante registros precisos, melhora a responsabilidade e simplifica as atualizações de ativos quando um dispositivo é movido, reatribuído ou recebe manutenção.

Nº 4: Use um software de Gerenciamento de Ativos de Hardware 

A manutenção de um inventário de hardware manualmente (em planilhas, por exemplo) pode se tornar uma tarefa árdua. É nesse ponto que o software de Gerenciamento de Ativos de Hardware entra em ação.

Um bom software de HAM dedicado ou, melhor ainda, uma solução de Gerenciamento de Ativos de TI, pode automatizar a descoberta, o rastreamento e a geração de relatórios de ativos para economizar seu tempo e reduzir os erros. 

A melhor parte? Muitas dessas ferramentas incluem recursos de normalização de dados, evitando a duplicação de registros de ativos e garantindo um inventário limpo e preciso. Mas o que realmente muda o jogo são seus recursos adicionais (de relatórios e painéis personalizáveis a análises avançadas) que fornecem insights profundos sobre seu ambiente de TI e ajudam a otimizar o Gerenciamento de Ativos.

Nº 5: Mantenha, audite e atualize os registros

O HAM não é um projeto único, mas um processo contínuo. Realize auditorias regulares e revisões de inventário. A manutenção proativa evita muitos problemas futuros.

Por exemplo, a cada trimestre (ou sempre que fizer sentido), realize auditorias físicas ou descobertas automáticas para verificar se os ativos ainda estão onde deveriam estar.

“Um dos erros mais comuns é não ouvir o usuário final. Se alguém disser que seu laptop está lento ou travando, o ITAM deve investigar antes de rejeitar a solicitação de um novo hardware. Muitas vezes, o problema não é o hardware, mas uma incompatibilidade entre um aplicativo e uma atualização do sistema operacional.”

David Foxen

Consultor principal da SAM Beast Consulting Ltd.

Episódio ao vivo de Ticket Volume

Configure alertas e lembretes automáticos para vencimentos de garantia, devoluções de aluguel ou datas de renovação. Se você fizer do HAM uma prática contínua, ele se tornará uma parte natural da sua operação de TI.

Boas práticas de Gerenciamento de Ativos de Hardware

Quer manter seus ativos de hardware sob controle sem complicar demais as coisas? Siga estas boas práticas simples, porém eficazes, para que o HAM funcione em sua organização:

Nº1: Mantenha-o simples e prático

Não transforme o HAM em um pesadelo burocrático. Quanto mais fácil for o uso, maior será a probabilidade de as pessoas o seguirem. Comece com o básico, rastreie apenas o que importa, mantenha os fluxos de trabalho suaves e adicione complexidade apenas quando for absolutamente necessário.

Nº 2: Integre o HAM aos processos de TI

O HAM não deve ficar isolado. Conecte-o às solicitações da central de serviços, às aquisições e ao Gerenciamento de Mudanças para tornar o rastreamento de ativos uma parte natural das operações de TI. Quanto mais integrado, mais fácil se torna o HAM.

Nº 3: Mantenha um inventário atualizado

Se não estiver no seu inventário, ele não existe. Use ferramentas de descoberta automatizadas, varredura de rede e atualizações de rotina para garantir registros precisos, incluindo o local, o proprietário e o status de cada dispositivo.

Nº 4: Use um software de Gerenciamento de Ativos de Hardware

Um Excel para o Gerenciamento de Ativos pode ser um bom começo. Mas, a longo prazo, as planilhas não darão conta do recado. Uma ferramenta HAM dedicada ajuda a rastrear ativos, enviar alertas para garantias e fornecer visibilidade precisa. O software certo economiza tempo, reduz erros e melhora a tomada de decisões.

Nº 5: Realize auditorias e atualizações regulares

Confie, mas verifique. Verificações pontuais regulares e auditorias abrangentes ajudam a detectar ativos perdidos, extraviados ou subutilizados. Continue a aperfeiçoar seus processos de AMH para manter a eficiência e evitar perdas.

Software de gerenciamento de ativos de hardware

Há dois caminhos: usar uma ferramenta HAM dedicada ou (nosso favorito) optar por uma solução ITAM integral que centralize o gerenciamento de todos os ativos de TI.

O InvGate Asset Management foi reconhecido pela Gartner como um dos principais fornecedores globais em seu Market Guide for Hardware Asset Management Tools por suas capacidades de HAM, e destacada no Gartner Peer Insights na categoria de SAM. 

Entre suas funções destacadas estão:

1. Descoberta e inventário automatizados de ativos: detecta, normaliza e cataloga automaticamente todos os ativos de TI de várias fontes.
2. Rastreamento automatizado de hardware: facilita o ciclo de vida completo do ativo (da aquisição ao descarte), incluindo manutenção, depreciação, garantia e alarmes de expiração de contrato, etc.
3. Inventário centralizado: consolida todas as informações de ativos em um único local, com detalhes importantes para um gerenciamento eficiente.

Além disso, oferece funcionalidades específicas para HAM, tais como:

• Gerador de código QR: permite imprimir códigos para marcar facilmente qualquer dispositivo, que pode ser escaneado com um telefone celular para consultar ou atualizar suas informações.
• Banco de dados de gerenciamento de configuração (CMDB): ideal para organizações que precisam de uma visão mais profunda do seu ambiente de TI.

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