O que é o Gerenciamento de Ativos de Software (SAM)?

O Gerenciamento de Ativos de Software (SAM) é a prática de gerenciar e otimizar estrategicamente os ativos de software de sua organização durante todo o ciclo de vida. 

Isso envolve rastrear o software que você tem, saber como ele é usado, garantir que as licenças estejam em conformidade e otimizar cada estágio, desde a compra até a descarte. O objetivo é usar o software de forma eficiente, evitar desperdícios e maximizar o valor de seus investimentos em software.

SAM x HAM x ITAM

É fácil confundir o Gerenciamento de Ativos de Software com outras práticas de ativos de TI. Veja a seguir uma rápida comparação entre SAM, Gerenciamento de Ativos de Hardware (HAM) e Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM):

• Gerenciamento de Ativos de Software (SAM): concentra-se nos ativos de software. O SAM rastreia e gerencia instalações, licenças e uso de software em uma organização. Seu escopo é garantir que todos os softwares sejam contabilizados, usados de forma eficaz e estejam em conformidade com a legislação.
   
• Gerenciamento de Ativos de Hardware (HAM): concentra-se nos ativos de hardware. O HAM gerencia os ativos físicos de TI (computadores, servidores, dispositivos móveis, impressoras, etc.) durante todo o seu ciclo de vida, desde a aquisição até o descarte. Ele garante que a organização saiba qual hardware possui, onde ele está e que sua manutenção é adequada.
   
• Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM): visão holística. O ITAM é o guarda-chuva que abrange tanto o SAM quanto o HAM. Ele envolve o rastreamento integral de todos os ativos de TI (software, hardware e, às vezes, outros tipos de ativos). Em essência, SAM + HAM = ITAM. Os dois trabalham lado a lado, muitas vezes não é possível gerenciar com eficácia o software se você não souber em que hardware ele está instalado e vice-versa.

“Historicamente, o SAM predominava devido aos riscos de conformidade e às auditorias. Mas o HAM tem crescido em importância, principalmente porque as organizações percebem que não é possível ter um SAM eficaz sem uma base sólida de HAM.”

David Foxen

Consultor principal da SAM Beast Consulting Ltd.

Episódio 64 deTicket Volume

 

A importância do Gerenciamento de Ativos de Software

Por que as empresas devem se preocupar com o SAM? Para começar, o software é caro, e as licenças não utilizadas ou mal gerenciadas podem esgotar os orçamentos. Sem o SAM, as empresas geralmente compram licenças em excesso, pagando por assinaturas que ninguém usa, ou subestimam suas necessidades, o que leva a riscos de conformidade.

Por outro lado, deixar de monitorar o uso do software pode resultar em não conformidade. Se você, sem saber, exceder os limites licenciados, uma auditoria do fornecedor poderá lhe aplicar multas pesadas - e os fornecedores de software estão fazendo auditorias com mais frequência do que nunca.

É aí que o SAM entra em ação. Ele lhe dá a visibilidade para evitar ambos os problemas. De fato, de acordo com o Gartner, um programa de SAM sólido pode reduzir o desperdício de gastos com software em até 60% até 2026. Conclusão?

O SAM ajuda você a economizar dinheiro, manter a conformidade e maximizar o valor dos seus investimentos em software, uma vantagem para as equipes de TI e financeiro.

Benefícios do Gerenciamento de Ativos de Software

Aqui estão alguns dos principais benefícios que uma prática estruturada de SAM traz:

• Economia de custos: ao identificar softwares não utilizados ou subutilizados, o SAM permite que você elimine gastos desnecessários com licenças e assinaturas desnecessárias. Otimizar as licenças e recuperar o software desperdiçado (“shelfware”) podem reduzir significativamente os custos.
   
• Conformidade de licenças e redução de riscos: o SAM ajuda você a ficar por dentro dos termos da licença e dos limites de uso, o que significa menos riscos legais e nenhuma multa de auditoria inesperada.
   
• Uso otimizado do software: o monitoramento do uso do software garante que as ferramentas pelas quais você pagou sejam realmente utilizadas. Você pode redistribuir as licenças para onde elas são mais necessárias ou reduzir o software que não está agregando valor.
   
• Melhoria do planejamento de TI: uma visão clara de todos os ativos de software ajuda a tomar decisões mais inteligentes. As equipes de TI podem planejar upgrades, fazer orçamentos para renovações e negociar com os fornecedores de forma eficaz quando sabem exatamente qual software está implantado e como é usado.
   
• Eficiência operacional: o SAM geralmente introduz a automação (ferramentas de descoberta, rastreamento de uso) que reduz o trabalho manual da equipe de TI.

O ciclo de vida do Gerenciamento de Ativos de Software

O ciclo de vida dos ativos de software refere-se aos estágios envolvidos no gerenciamento eficaz e eficiente do software em sua organização. Ele não termina quando o ativo de software é adquirido, mas sim continua a monitorar esse ativo por meio da implementação, do suporte, da manutenção e da retirada. Os principais estágios do ciclo de vida do SAM incluem:

Nº 1: Solicitação de software

Os funcionários enviam solicitações de software por meio de um processo oficial de solicitação de software, normalmente por meio de uma central de serviços ou de um portal de solicitação de software. 

Um processo de revisão e aprovação garante que as solicitações atendam aos requisitos de segurança, conformidade e orçamento. Se o software solicitado não estiver na lista pré-aprovada, ele passará por uma avaliação adicional para garantir que esteja alinhado com as políticas comerciais e de segurança.

Nº2: Obter licenças

Antes de comprar um novo software, a equipe de SAM verifica se há licenças disponíveis por meio de um processo chamado “license harvesting” (recuperação de licenças). Isso envolve a revisão das alocações de licenças existentes e a recuperação das licenças não utilizadas. 

Se for necessária uma nova compra, a aquisição garante o melhor preço, registra os principais detalhes da compra (como SKUs e custo por item) e rastreia a licença no sistema SAM.

Nº3: Atribuir e distribuir licenças

Depois de adquiridas, as licenças de software são atribuídas com base nas necessidades verificadas. Somente softwares com registros de compra válidos devem ser alocados para evitar riscos de conformidade. 

O SAM garante que as licenças sejam atribuídas de acordo com os termos do contrato, evitando um possível uso excessivo, alocação incorreta ou violações dos contratos de licenciamento.

Nº4: Implementar e monitorar o uso

Após a alocação, o software é instalado e ativado. As organizações monitoram o uso do software por meio de um processo de rastreamento de licenças de software, garantindo a conformidade dos contratos com os fornecedores. 

O software subutilizado pode ser identificado e reatribuído ou desinstalado para reduzir os custos. O monitoramento regular ajuda a evitar a proliferação de software e otimiza o licenciamento.

Nº 5: Desativação do software

Quando o software não é mais necessário, ele deve ser devidamente desinstalado e removido do inventário. As licenças devem ser recuperadas para uso futuro sempre que possível, garantindo um gerenciamento econômico. 

Qualquer software que tenha chegado ao fim da vida útil ou que não tenha mais suporte deve ser removido com prudência para evitar vulnerabilidades de segurança e problemas de conformidade.

Elementos chave no Gerenciamento de Ativos de Software

Uma estratégia de SAM bem estruturada combina vários elementos para otimizar os custos, garantir a conformidade e melhorar a eficiência. Veja a seguir os componentes essenciais:

• Inventário de software e rastreamento de ativos: mantenha um registro centralizado de todos os ativos de software, incluindo aplicativos locais, assinaturas de SaaS e serviços em nuvem. Manter esse inventário atualizado evita gastos excessivos com licenças duplicadas ou não utilizadas.
• Monitoramento do uso e do desempenho do software: acompanhe quem está usando o software, com que frequência e se ele é necessário. O monitoramento ajuda a identificar aplicativos subutilizados, recuperar licenças e garantir que os sistemas funcionem de forma otimizada.
• Gerenciamento de licenças e conformidade: garanta que o software esteja devidamente licenciado e alinhado com os contratos com os fornecedores. Rastreie os direitos de licença, as datas de renovação e os limites de uso para evitar multas de auditoria inesperadas e violações de conformidade.
• Aquisição estratégica de software e controle de custos: implemente um processo de aprovação estruturado antes de adquirir um novo software. Isso garante que as licenças existentes sejam verificadas quanto à disponibilidade e que as novas aquisições sejam econômicas.
• Prontidão para auditorias e Gerenciamento de Riscos: prepare-se para auditorias de fornecedores mantendo registros precisos de software, rastreando instalações e documentando contratos de licenciamento.
• Planejamento e otimização do ciclo de vida do software: gerencie o software desde a aquisição até o descarte. Isso inclui prestar atenção às renovações de software, padronizar aplicativos e eliminar gradualmente softwares desatualizados.  

Como gerenciar ativos de software? O processo SAM

A implementação eficaz do SAM requer uma abordagem estruturada que garanta visibilidade, conformidade e eficiência de custos. Veja a seguir as principais etapas para gerenciar adequadamente os ativos de software, desde a aquisição até o descarte.

1. Defina o escopo: qual software você deve rastrear?

A primeira etapa do SAM é decidir quais ativos de software serão incluídos no programa. Isso deve abranger tudo, desde software empresarial essencial e aplicativos baseados em nuvem até programas locais e assinaturas de SaaS. 

Nesse estágio, também é fundamental determinar como os contratos e as garantias de software serão gerenciados. As garantias de software definem os compromissos do fornecedor com relação a atualizações, patches de segurança e suporte, enquanto os contratos definem os termos de licenciamento, as datas de renovação e os requisitos de conformidade. 

2. Descubra e inventarie os ativos de software

Uma vez definido o escopo, a próxima etapa é identificar e documentar todos os softwares instalados na organização. Isso é feito usando ferramentas de descoberta que examinam os dispositivos e sistemas de rede da empresa para detectar os aplicativos instalados.  

Um inventário bem mantido deve fornecer uma visão clara de qual software está em uso, onde está instalado, quem o está usando e se está alinhado com os contratos de licenciamento. 

Manter esse inventário atualizado ajuda a evitar compras desnecessárias de software, melhora a conformidade e reduz o risco de “Shadow IT”, o TI invisível, em que os funcionários instalam aplicativos não autorizados fora dos canais oficiais.

3. Use um software de Gerenciamento de Ativos de Software

Manter um inventário de software manualmente não é prático. É aí que entra o software SAM. Uma ferramenta SAM dedicada - ou melhor, uma ferramenta ITAM - automatiza a descoberta de software, controla a conformidade e alerta as equipes de TI sobre os prazos de renovação.

O software SAM oferece:

• Visibilidade em tempo real dos ativos e do uso de software.
• Rastreamento automatizado da conformidade para evitar penalidades de auditoria.
• Ferramentas de otimização para realocar licenças não utilizadas e reduzir custos.

4. Monitore o uso e otimize a alocação de licenças

O software não deve apenas ser rastreado, mas também monitorado ativamente para garantir que esteja sendo usado de forma eficiente. Ao analisar os dados de uso do software, as organizações podem determinar se as licenças estão sendo totalmente utilizadas, subutilizadas ou completamente inutilizadas. 

O monitoramento regular também fornece insights sobre se os funcionários estão usando software desatualizado que não possui patches de segurança ou suporte, o que poderia criar vulnerabilidades de segurança. Com o acompanhamento adequado, as equipes de TI podem garantir que os aplicativos sejam atualizados de acordo com as garantias do fornecedor e que as renovações estejam alinhadas com o uso real, em vez de compromissos contratuais arbitrários.

5. Audite e atualize os registros de software regularmente

Os ambientes de software estão em constante evolução. Os aplicativos são instalados, atualizados, substituídos e retirados. Para manter a conformidade e evitar surpresas dispendiosas, as empresas devem estar preparadas para auditorias de fornecedores. Se houver uma solicitação de auditoria, não se apresse.

“Você pode estar devendo dinheiro a eles, ou talvez não. Mas eles não sabem tanto sobre o seu ambiente quanto você. Tenha a certeza de ter os dados certos.”

Aaron Davenport, Software Asset Manager at HCA

Episódio 6 de Ticket Volume - IT Podcast

Antes de responder, analise os contratos, verifique os direitos e verifique se há cláusulas não auditáveis - alguns acordos limitam os direitos de auditoria de um fornecedor, dando a você uma vantagem nas negociações. Os fornecedores geralmente esperam uma resposta rápida, mas dedicar tempo para reunir dados precisos garante que você não pague a mais ou faça concessões desnecessárias.

Boas práticas de Gerenciamento de Ativos de Software

Você quer manter seus ativos de software sob controle sem complicar demais as coisas? Uma estratégia sólida de SAM garante que sua empresa permaneça em conformidade, reduz custos desnecessários e aproveita ao máximo cada licença de software. Siga estas boas práticas eficazes para que o SAM funcione com eficiência: 

Nº 1: Mantenha um inventário preciso

Mantenha um inventário ativo de todos os ativos de software. Atualize-o sempre que um novo software for instalado ou removido. A precisão em tempo real é fundamental para um gerenciamento eficaz.

Nº 2: Estabeleça uma política de solicitação de software

Crie um processo claro para os funcionários solicitarem novos softwares. As aprovações adequadas evitam softwares não autorizados e reduzem a TI invisível.

Nº 3: Instrua as equipes sobre a conformidade das licenças

Certifique-se de que os funcionários entendam a conformidade das licenças. A conscientização ajuda a evitar o uso indevido acidental e incentiva a devolução de licenças não utilizadas.

Nº 4: Fique à frente das renovações

Acompanhe as datas de renovação de licenças e assinaturas. Ser proativo permite que você avalie as necessidades e negocie os termos em vez de renovar automaticamente às cegas.

Nº 5: Use a automação

Utilize ferramentas automatizadas para descoberta, monitoramento e aplicação de políticas. A automação reduz os erros e alerta você sobre problemas como uso excessivo ou subutilização. 

Ferramentas de Gerenciamento de Ativos de Software

Uma das melhores maneiras de simplificar o SAM é usar uma ferramenta dedicada de Gerenciamento de Ativos de Software ou uma ferramenta ITAM abrangente. O InvGate Asset Management é um exemplo de plataforma que ajuda as organizações a gerenciarem ativos de software (juntamente com ativos de hardware) em um só lugar. 

Veja como o InvGate Asset Management oferece um suporte ao SAM eficaz:

• Descoberta e inventário automatizados: faz a varredura e identifica automaticamente o software instalado em todos os dispositivos, criando um inventário unificado completo sem esforço manual. Ele usa vários métodos, incluindo descoberta com agente, sem agente e de rede.
• Controle a conformidade de licenças: permite que você insira seus direitos de licença e, em seguida, rastreia o uso em relação a eles. Você pode ver rapidamente se está utilizando licenças a menos ou a mais e receber alertas antes que surja um problema de conformidade.
• Informações sobre o uso: fornece relatórios sobre o uso de software, ajudando a sinalizar aplicativos subutilizados ou possíveis sobreposições. Esses insights destacam oportunidades para cortar custos ou consolidar ferramentas.
• HAM e SAM integrados: como a nossa plataforma gerencia hardware e software em um único sistema, você tem uma visão unificada. Por exemplo, você pode clicar em um computador e ver todos os softwares nele, ou verificar um título de software e ver todos os dispositivos/usuários que o utilizam. 
• Relatórios prontos para auditoria: a preparação para uma auditoria de software é muito mais simples com o InvGate Asset Management. Ele pode gerar relatórios de conformidade atualizados mostrando exatamente o que você tem em relação ao que você tem direito. 

Pronto para assumir o controle dos seus ativos de software? A implementação de uma estratégia de Gerenciamento de Ativos de Software não precisa ser uma tarefa árdua, especialmente se você tiver as ferramentas certas. Quer esteja apenas começando ou procurando refinar seu processo atual, uma estratégia de SAM bem definida pode ajudá-lo a manter a conformidade, reduzir custos e obter o máximo de cada licença.

Procurando uma solução que facilite tudo isso? Experimente o InvGate Asset Management e descubra como ele pode simplificar o rastreamento, a conformidade e a otimização do seu software, tudo em um só lugar.