Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos (ALM), explicado

O que é o Asset Lifecycle Management (ALM)?

O ALM (Asset Lifecycle Management, Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos) é o processo pelo qual as organizações gerenciam seus ativos em todos os estágios de seu ciclo de vida, desde a aquisição até a retirada ou a renovação.

Um ativo é qualquer recurso (hardware, equipamento, maquinário ou outro) que tenha valor para a organização. Mas nem todos os ativos são iguais e nem seus ciclos de vida. É por isso que existem diferentes tipos de ALM, cada um adaptado à natureza do ativo que está sendo gerenciado.

No entanto, todos eles compartilham um objetivo comum: maximizar o valor de cada ativo durante todo o seu ciclo de vida e, ao mesmo tempo, minimizar os riscos e os custos.

Tipos de ciclo de vida do Gerenciamento de Ativos

O Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos é adaptado à natureza do ativo que está sendo gerenciado. Embora os princípios fundamentais permaneçam os mesmos, os processos e as prioridades variam de acordo com o tipo de ativo. Veja abaixo alguns dos principais tipos de ALM:

• Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos - Concentra-se no Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos de tecnologia. Inclui subcategorias como Gerenciamento do Ciclo de Vida do Hardware, Gerenciamento do Ciclo de Vida do Software e outras.
• Gerenciamento do Ciclo de Vida da Frota - Aborda o ciclo de vida dos veículos usados nas operações.
• Gerenciamento do Ciclo de Vida das Instalações - Abrange edifícios e infraestrutura física.
• Gerenciamento do Ciclo de Vida de Equipamentos Médicos - Comum em organizações do setor de saúde.
• Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos de Manufatura - Concentra-se em máquinas industriais, equipamentos de produção e ferramentas usadas em ambientes de manufatura.
• Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos Financeiros - Envolve o monitoramento e a otimização do ciclo de vida de ativos intangíveis, como investimentos, contratos financeiros ou propriedade intelectual.

Cada um desses tipos de ALM é adaptado às características específicas, aos requisitos regulatórios e às necessidades operacionais dos ativos envolvidos. A compreensão dessas diferenças ajuda as organizações a implementar estratégias de gerenciamento mais eficazes em todas as áreas.

4 estágios do processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos

Não existe uma abordagem universal única para o Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos. Na verdade, as organizações geralmente criam seus próprios modelos de ciclo de vida de acordo com seus objetivos e capacidades. Entretanto, a maioria segue práticas padronizadas. Os estágios típicos do Asset Lifecycle Management são:

1. Planejamento.
2. Aquisição/compra.
3. Operação e manutenção.
4. Retirada e substituição.

N°1. Planejamento

Antes de comprar ou instalar qualquer ativo, é necessário planejar. O estágio de planejamento define o curso de todo o ciclo de vida. É o momento em que as partes interessadas avaliam se um novo ativo é realmente necessário, quanto custará, que valor pode trazer e quais são os riscos envolvidos. Pense nisso como um mapeamento antes do início da jornada.

Há alguns riscos a serem considerados. Mudanças tecnológicas rápidas, necessidades de manutenção ocultas ou disponibilidade limitada de peças de reposição. Ferramentas como os gêmeos digitais - versões virtuais de ativos reais - estão se tornando cada vez mais populares nesse estágio. Elas ajudam a simular como um ativo funcionaria no mundo real antes de investir. De qualquer forma, quanto mais preciso for o planejamento, melhores serão os resultados.

N°2. Aquisição e compra

Depois que o investimento é aprovado, é hora de adquirir o ativo. Essa não é uma tarefa fácil. Essa etapa envolve a escolha do fornecedor certo, a garantia de que o ativo se integre bem ao ambiente existente e a preparação para uma instalação e um comissionamento tranquilos.

Eles também devem verificar a compatibilidade com os sistemas existentes, planejar a logística, a instalação e a integração e garantir que um plano de manutenção seja implementado desde o início.

É importante ir além do preço. O que realmente determina o valor do ativo é como ele se encaixa nas operações da organização e as afeta.

N°3. Operação e manutenção

É nesse momento que o ativo entra em operação. A partir do momento em que ele entra em operação, é fundamental acompanhar seu desempenho, detectar sinais precoces de desgaste e realizar manutenção regular. O objetivo? Maximizar o valor, evitar surpresas caras e minimizar o tempo de inatividade.

As estratégias de manutenção variam de acordo com o tipo de ativo e o orçamento do equipamento. Algumas organizações adotam uma abordagem reativa (consertando apenas quando algo falha), o que geralmente leva a um tempo de inatividade não planejado e a custos de reparo mais altos. Outras preferem estratégias preventivas ou preditivas, que incluem revisões periódicas, atualizações, auditorias e monitoramento de desempenho para manter tudo funcionando sem problemas.

Uma coisa é certa: um bom plano de manutenção nesse estágio pode prolongar a vida útil dos ativos, reduzir os reparos de emergência e aumentar o tempo de atividade e a confiabilidade.

N°4. Retirada e substituição

Nenhum ativo dura para sempre. Em algum momento, o desempenho diminui ou os custos de manutenção superam os benefícios. É nesse momento que você precisa planejar a aposentadoria deles, seja por meio de revenda, reciclagem ou substituição total.

"Se esse ativo ainda tiver valor, você deve receber o dinheiro de volta... Não o envie simplesmente para alguém que cobra para recebê-lo."

Alicia Syx, especialista da Sycamore International
Episódio 98 de Ticket Volume

Principais fatores a serem considerados:

1. Valor residual x Custo de reposição.
2. Impacto ambiental da retirada.
3. Se os novos ativos oferecem melhor retorno sobre o investimento ou sustentabilidade.
4. Riscos de segurança, especialmente se o ativo armazena dados.

Em alguns casos, a substituição antecipada de um ativo pode gerar economias de longo prazo ou abrir novas oportunidades (como a atualização para uma tecnologia mais eficiente em termos de energia). Em ambos os casos, fechar o ciclo de forma inteligente estabelece a base para o próximo ciclo de vida do ativo.

3 principais benefícios do Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos

O Gerenciamento de Ativos durante todo o seu ciclo de vida traz estrutura, clareza e valor de longo prazo para as operações. Esses são os três principais benefícios que o tornam uma decisão inteligente:

1. Redução de custos e desperdício de recursos

Com melhor visibilidade do uso, do desempenho e do status dos ativos, as organizações podem evitar compras desnecessárias, eliminar licenças ou equipamentos não utilizados e evitar reparos de emergência dispendiosos. O ALM ajuda a otimizar os investimentos, garantindo que cada ativo seja usado em todo o seu potencial e que nada fique sem uso.

2. Vida útil mais longa e melhor desempenho dos ativos

A manutenção regular, as atualizações oportunas e o monitoramento proativo mantêm os ativos funcionando sem problemas por mais tempo. Ao resolver os problemas antes que eles aumentem, as equipes podem reduzir o tempo de inatividade, prolongar a vida útil dos ativos e garantir que eles forneçam valor consistente em todas as áreas.

E isso é mais importante do que nunca, pois, de acordo com o Forbes Technology Council, 82% das empresas sofreram pelo menos um incidente de tempo de inatividade não planejado nos últimos três anos, sendo que muitas relataram dois ou mais. 

3. Decisões mais inteligentes e orientadas por dados

O ALM fornece às equipes acesso ao histórico completo de cada ativo: seu custo, uso, manutenção e desempenho. Esses dados ajudam a tomar decisões melhores com relação a orçamentos, substituições, conformidade e estratégia. Em resumo, ele facilita a tomada da decisão certa no momento certo.

Política de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos de TI

Qualquer processo de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos deve ser apoiado por uma política clara e bem definida. Por quê? Porque ela garante que todos os envolvidos saibam o que fazer, quando fazer e quem é o responsável em cada estágio do ciclo de vida do ativo.

Como somos especializados em Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos de TI, usaremos esse contexto para mostrar como uma política de ALM funciona na prática, por meio da abordagem da Política de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos de TI.

Essa política é um documento formal que descreve como os ativos de TI, como hardware, software, licenças e recursos de nuvem, são gerenciados desde a aquisição até a disposição final. Ela define as regras básicas e cria uma estrutura compartilhada para o gerenciamento eficaz desses ativos em toda a organização.

Uma Política típica de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos de TI normalmente inclui:

• Objetivo e escopo: que tipos de ativos a política cobre e quem deve cumpri-la?
• Funções e responsabilidades: quem é responsável pelo planejamento, aquisição, manutenção e desativação de ativos?
• Procedimentos de ciclo de vida: etapas claras para cada estágio - planejamento, compra, manutenção e descarte.
• Segurança e conformidade: como lidar com os dados de forma segura, cumprir os regulamentos e descartar os ativos de forma responsável.
• Documentação e rastreamento: regras para manter registros atualizados, incluindo propriedade, localização, status e custos.
• Revisão da política: quando a política deve ser revisada ou atualizada e quem é responsável por mantê-la atualizada.
   

Em resumo, a Política de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos de TI é um guia para garantir que os ativos gerem valor, estejam em conformidade com as normas e sejam gerenciados de forma proativa e intencional.

Software de Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos

Quando se trata de software de Gerenciamento de Ativos, não existe uma solução única para todos. A ferramenta certa para a sua organização depende de vários fatores: o tipo de ativos que você está gerenciando, os recursos da sua equipe, suas metas operacionais e, é claro, seu orçamento. Uma empresa de manufatura que gerencia maquinário pesado terá necessidades muito diferentes de uma empresa de SaaS que rastreia licenças e assinaturas de software na nuvem.

Portanto, a estratégia mais inteligente é começar com o tipo de ativo que você deseja gerenciar (hardware, software, veículos, instalações, etc.) e trabalhar a partir daí. Quando isso estiver claro, você poderá procurar uma ferramenta que se adapte aos seus fluxos de trabalho, se integre ao seu ecossistema e o ajude a atingir suas metas de Gerenciamento de Ativos com eficiência.

Com o InvGate Asset Management, você pode gerenciar seus ativos durante todo o seu ciclo de vida. Desde o rastreamento automatizado de ativos e o inventário centralizado, até a otimização de gastos e a integração perfeita com as ferramentas de Gerenciamento de Serviços, a InvGate lhe oferece tudo o que precisa para assumir o controle total de seus ativos e oferecer um serviço completo e eficiente.

Boas práticas para o Gerenciamento do Ciclo de Vida dos Ativos

Para obter o máximo de sua estratégia de Gerenciamento do Ciclo de Ativos, não se trata apenas de seguir o processo, mas de otimizar a forma como você o aplica. Aqui estão sete boas práticas essenciais para fazer exatamente isso:

1. Mantenha seu inventário limpo e atualizado

Um inventário de ativos estruturado e atualizado é a base de um ALM eficaz. Não se trata apenas de saber o que você tem, mas onde está, quem o está usando e em que condições está.

2. Planeje com antecedência o ciclo de renovação

Não espere que os ativos falhem para agir. Um plano de renovação bem planejado permite que você antecipe as substituições, garanta orçamentos antecipadamente e evite surpresas de última hora.

3. Otimize o uso dos ativos, não apenas o custo.

Acompanhe o desempenho e entenda como os ativos estão sendo realmente usados. Isso permitirá que você dimensione corretamente os recursos, realoque ativos subutilizados e evite compras desnecessárias. Um bom exemplo é a medição do uso de licenças de software: as licenças não utilizadas podem ser realocadas ou eliminadas para reduzir os custos e melhorar o ROI.

4. Alinhe financeiro, RH e TI

O ALM não é uma tarefa individual. Você precisa de uma estreita colaboração com o departamento financeiro (para orçamento e depreciação de ativos), com o departamento de recursos humanos (para ter visibilidade dos processos de integração/exclusão) e com o Gerenciamento de Serviços (para melhorar a experiência do funcionário).

5. Não subestime a fase de aposentadoria

A aposentadoria não é o fim: é outra oportunidade. Por exemplo, uma estratégia bem gerenciada de Descarte de Ativos de TI (ITAD) permite que você recupere valor, mantenha a conformidade e reduza o impacto ambiental.

"O ITAD é uma área enorme que muitas vezes é negligenciada. Quando você a implementa e começa a receber notas de crédito... é como mágica para a equipe de gerenciamento."

David Foxen, consultor principal da SAM Beast Consulting Ltd.
Live Session do Ticket Volume

6. Siga os padrões e as estruturas do setor

Não reinvente a roda: conte com as práticas recomendadas existentes no setor para orientar sua estratégia de ALM. A escolha de uma estrutura reconhecida garante consistência, escalabilidade e alinhamento com os requisitos regulamentares.

Por exemplo, se você gerencia ativos de TI, a ITIL é uma das estruturas mais respeitadas e adotadas para a estruturação eficaz do Gerenciamento de Ativos de TI. Começar com uma base sólida prepara você para o sucesso a longo prazo.

7. Escolha um software que atenda às suas necessidades (e à sua equipe)

O melhor software de Gerenciamento de Ativos é aquele que realmente funciona para você. Avalie o tipo de ativos que você gerencia, o nível técnico da sua equipe e o orçamento disponível ao escolher as ferramentas.

Para as organizações que gerenciam ativos de TI e não TI, o InvGate Asset Management é uma opção poderosa e flexível. E quando combinado com o InvGate Service Management, você obtém uma solução de ponta a ponta que conecta os dados de ativos com as operações de serviço, simplificando tudo, desde a resolução de incidentes até o planejamento do ciclo de vida.