O que é Gerenciamento de Licenças de Software (SLM)? ​​Processo e Ferramentas

O Gerenciamento de Licenças de Software (SLM) é o processo de rastreamento, gerenciamento e controle do uso e da distribuição de licenças de software em uma organização. 

Envolve a supervisão de como o software é adquirido, implantado, usado e renovado. É um componente essencial da Gestão de Ativos de TI (ITAM), ajudando as empresas a manterem a conformidade, reduzirem despesas e garantirem que o software seja usado de forma eficiente, segura e legal.

Por que você precisa do Software License Management?

O SLM ajuda as organizações a assumirem o controle de seu ambiente de software. Ele reduz o risco de não conformidade, corta custos desnecessários e melhora a visibilidade de como o software está sendo usado. Sem ele, as empresas podem ter gastos excessivos, falhar durante as auditorias de software ou se expor a ameaças à segurança.

De fato, quase 32% das organizações incorreram em custos relacionados a auditorias superiores a US$ 1 milhão, mais do que o triplo do valor registrado há apenas dois anos, de acordo com a Pesquisa 2025 sobre Licenciamento de Software Empresarial e Tendências de Auditoria.

Com o aumento das penalidades financeiras, a necessidade de uma abordagem SLM estruturada e proativa é mais urgente do que nunca.

5 principais benefícios do Gerenciamento de Licenças de Software

Aqui estão algumas das principais vantagens que as empresas podem esperar de uma estratégia SLM adequada:

1. Otimização de custos: identifique licenças não utilizadas ou subutilizadas para reduzir o desperdício e controlar os gastos.
2. Conformidade e prontidão para auditorias: mantenha-se alinhado com os termos da licença e mantenha registros limpos para ser aprovado nas auditorias de fornecedores sem estresse.
3. Segurança aprimorada: impedir o uso não autorizado do software e reduzir a exposição a vulnerabilidades.
4. Eficiência operacional: automatize o controle e as renovações de software de licenças e reatribua licenças com base no uso para maximizar seu valor.
5. Melhor planejamento de TI: use dados precisos para orientar a aquisição de software, as renovações e as decisões orçamentárias.

Tipos de licença de software

As licenças de software definem como o software pode ser usado, modificado e distribuído. Em um nível amplo, elas se enquadram em duas categorias principais: comercial e de código aberto.

As licenças comerciais são pagas e geralmente restringem o acesso, o uso e a distribuição. As organizações devem adquirir essas licenças e seguir os termos rigorosos definidos pelo fornecedor do software. Essas licenças são comuns em softwares proprietários ou corporativos.

Por outro lado, as licenças de código aberto geralmente são de uso gratuito e permitem que os usuários visualizem, modifiquem e compartilhem o código-fonte (desde que estejam em conformidade com as condições específicas da licença). Algumas licenças de código aberto são muito permissivas, enquanto outras impõem requisitos rigorosos para redistribuição ou modificação.

Aqui estão os tipos mais comuns de licenças de software que você pode encontrar:

• Domínio público - Software livre de direitos autorais e que pode ser usado, modificado ou distribuído sem nenhuma restrição.
   
• Licença permissiva - Permite que qualquer pessoa use, modifique e redistribua o software com condições mínimas. Normalmente, a única exigência é dar crédito ao autor original. Os exemplos incluem as licenças MIT e Apache.
   
• Licença Copyleft - exige que qualquer versão modificada do software seja lançada sob a mesma licença. Isso garante que as liberdades concedidas pela licença original sejam preservadas em trabalhos derivados. A Licença Pública Geral GNU (GPL) é o exemplo mais conhecido.
   
• LGPL (Lesser General Public License) - Uma versão mais flexível da GPL. Ela permite que os desenvolvedores se vinculem a bibliotecas de código aberto sem precisar liberar todo o projeto sob a mesma licença.
   
• Licença proprietária - O tipo mais restritivo. Não permite o acesso ao código-fonte, e a cópia, modificação ou redistribuição do software é estritamente proibida. Essas licenças são normalmente encontradas em softwares comerciais.

Modelos de licenciamento 

Além dos tipos de licença, os fornecedores de software também usam diferentes modelos de licenciamento para controlar como as licenças são atribuídas e gerenciadas. Esses modelos incluem:

• Licença nomeada - Atribuída a um usuário específico. Somente essa pessoa pode acessar o software, mesmo que não o esteja usando no momento.
   
• Licença simultânea - Limita o número de usuários que podem acessar o software ao mesmo tempo, independentemente de quem sejam. É útil quando vários usuários precisam de acesso ocasional.
   
• Client Access License (CAL) - Concede acesso ao software do servidor para cada usuário ou dispositivo. Comum em ambientes Microsoft, onde uma CAL é necessária para cada usuário ou máquina que acessa o servidor.
   
• Licença de assinatura - Fornece acesso ao software por uma taxa recorrente, geralmente mensal ou anual. Esse modelo geralmente inclui suporte e atualizações regulares.
   
• Licença perpétua - Uma compra única que permite ao usuário usar o software indefinidamente. Entretanto, pode não incluir atualizações ou suporte contínuo.

Como gerenciar licenças de software

Não existe um processo único padrão do setor para o Gerenciamento de Licenças de Software, mas as estratégias mais eficazes seguem um conjunto de etapas comuns. O objetivo é controlar todas as licenças que você possui, garantir que elas estejam sendo usadas de acordo com os termos e evitar custos ou riscos desnecessários.

Uma boa abordagem de SLM deve ser estruturada, repetível e, de preferência, automatizada. Ela pode fazer parte de sua estratégia mais ampla de Gestão de Ativos de TI (ITAM) ou SAM (Gestão de Ativos de Software).

Aqui está uma estrutura prática para gerenciar licenças de software.

1. Faça um inventário de seu software

Comece identificando todos os softwares atualmente instalados em sua organização. Inclua aplicativos de desktop, serviços em nuvem e TI sombra. Isso lhe dá uma visão clara do que está acontecendo.

2. Centralize informações sobre licenças

Colete e armazene dados de licença em um só lugar: registros de compra, chaves de licença, datas de renovação, termos de uso, número de assentos, etc. Um banco de dados centralizado ajuda a manter a organização e reduz os erros de rastreamento manual.

3. Reconcilie licenças e uso

Compare o software em uso com as licenças que você realmente possui. Isso ajuda a detectar excesso de licenças (desperdício de dinheiro), falta de licenças (risco de conformidade) e software não aprovado (ameaça à segurança).

4. Monitore o uso continuamente

Use ferramentas automatizadas para rastrear a frequência com que o software está sendo usado e por quem. Isso permite renovações mais inteligentes, realocação de licenças e identificação de shelfwares.

5. Configure alertas e renovações

Fique à frente das renovações, auditorias e vencimentos de licenças configurando lembretes automáticos. Isso minimiza a chance de custos surpreendentes ou interrupções de serviço.

6. Defina políticas e funções

Estabeleça regras internas para aquisição, uso e desativação de software. Atribua responsabilidades para garantir que o gerenciamento contínuo de licenças não seja deixado ao acaso.

7. Realize auditorias internas regularmente

Realize auditorias internas para detectar problemas com antecedência e se preparar melhor para as auditorias dos fornecedores. Essa etapa ajuda a manter a conformidade do software e a evitar problemas de última hora.

Usando a InvGate como seu software de Gerenciamento de Licenças de Software

O InvGate Asset Management é uma solução ITAM abrangente projetada para simplificar e automatizar o SLM em todo o ciclo de vida da licença. Veja como ele ajuda você a implementar um processo eficaz:

1. Inventário centralizado de software e licenças - Com a InvGate, você pode criar um inventário completo de suas aplicações de software e vinculá-las diretamente a licenças, usuários, dispositivos e contratos. Todos os seus dados de licença (incluindo termos de contrato, datas de renovação e limites de uso) são consolidados em um único lugar.
    
2. Medição de software e rastreamento de uso em tempo real - O Agente da InvGate monitora continuamente os aplicativos instalados e rastreia o uso real. Esse recurso de medição de software fornece dados precisos e atualizados para identificar licenças subutilizadas, detectar software não autorizado e garantir que os usuários certos tenham acesso às ferramentas certas.
    
3. Monitoramento da conformidade das licenças - O módulo Software Compliance faz automaticamente a referência cruzada dos contratos de licença com dados de uso em tempo real para sinalizar problemas de conformidade. Ele detecta instalações sem as devidas licenças, calcula o custo para entrar em conformidade (true-up cost) e identifica licenças de baixo uso que podem ser reatribuídas ou canceladas para reduzir o desperdício.
    
4. Controle de custos e Gerenciamento de Contratos - Ao associar licenças de software a contratos, dispositivos e usuários, a InvGate permite acompanhar os gastos, definir alertas de renovação e evitar vencimentos inesperados. A seção Contratos fornece informações detalhadas sobre as licenças atribuídas e disponíveis, custos de contrato, datas de vencimento e muito mais. 
    
5. Automação, alertas e etiquetas inteligentes - Com automação personalizada, etiquetas inteligentes e alertas proativos, a InvGate garante que você nunca perca um limite de licença ou data de renovação. As etiquetas ajudam a categorizar e organizar as licenças automaticamente, enquanto os alertas notificam a sua equipe sobre limites críticos ou possíveis lacunas de conformidade.
    
6. Integração CMDB para um contexto completo - Ao mapear as licenças para a sua Base de Dados de Gerenciamento de Configuração (CMDB), o InvGate Asset Management ajuda a entender como o software se conecta ao hardware, aos usuários e aos serviços, dando-lhe o contexto completo para a solução de problemas, suporte e planejamento de licenças.
    
7. Relatórios e percepções acionáveis - A plataforma inclui painéis e relatórios personalizáveis que facilitam o monitoramento do status da licença, das tendências de uso, dos riscos de conformidade e das possíveis economias. Esses insights dão suporte a melhores decisões durante as renovações e auditorias.

6 boas práticas para o Gerenciamento de Licenças de Software

Para aproveitar ao máximo seus investimentos em software e evitar riscos de conformidade, é importante abordar o Gerenciamento de Licenças de Software com as práticas corretas. Aqui estão seis práticas essenciais a serem seguidas.

1. Centralize seus dados de licença - Mantenha todas as informações relacionadas à licença (contratos, registros de compra, datas de validade, termos e usuários atribuídos) em um só lugar. Isso facilita o rastreamento e reduz o risco de perder detalhes importantes.
    
2. Rastrear o uso continuamente - Monitore com que frequência e por quem o software está sendo usado. Isso o ajuda a detectar licenças subutilizadas, identificar possíveis economias e garantir que as licenças sejam alocadas onde são mais necessárias.
    
3. Comece aos poucos e se baseie em dados sólidos - Não tente resolver tudo de uma vez. Concentre-se em uma área (como entender o inventário de licenças) e parta daí com um plano claro e dados confiáveis.
    
4. Planeje as renovações e evite surpresas - Configure alertas ou lembretes automáticos para vencimentos de licenças, renovações e prazos de manutenção. Manter-se à frente dessas datas evita interrupções de serviço e gastos de última hora.
    
5. Compre somente o que você precisa, quando você precisa - Evite o excesso de licenças, analisando os dados de uso real antes de fazer compras. Não armazene licenças para crescimento futuro, a menos que haja uma necessidade clara e de curto prazo.
    
6. Audite e reavalie regularmente - Realize auditorias internas para garantir a conformidade e identificar problemas com antecedência. Use esses pontos de controle para otimizar seu portfólio de licenças e renegociar contratos, se necessário. 

"Seja bom em uma pequena coisa. Dessa forma, você pode realmente fazer a próxima e construir sua base em dados sólidos e confiáveis."

David Foxen, consultor líder da SAM Beast Consulting Ltd.

Episódio 64 de Ticket Volume - Podcast de TI