O que é um service desk?

Um service desk é o primeiro ponto de contato entre os usuários e a equipe de TI, onde as pessoas vão quando precisam de ajuda com problemas técnicos, solicitações de serviço ou suporte geral de TI.

O objetivo de um service desk é garantir que os serviços de TI funcionem sem problemas e que os usuários recebam o suporte de que precisam de forma rápida e eficiente.

O termo é usado para descrever tanto a equipe que fornece assistência quanto o software que ajuda a gerenciar e organizar essas interações.

A equipe por trás de um service desk é responsável por lidar com incidentes (como falhas no sistema ou bugs de software), atender a solicitações (como conceder acesso a uma ferramenta ou redefinir senhas) e manter os usuários informados sobre os problemas de TI em andamento.

Eles seguem processos estruturados para diagnosticar problemas, escalar casos complexos quando necessário e manter a comunicação com outros departamentos de TI. Sua função não é apenas resolver problemas, mas também melhorar a prestação de serviços de TI e evitar problemas recorrentes.

O software usado em um service desk ajuda a gerenciar essas tarefas, organizando os tickets, acompanhando o progresso e automatizando os processos de rotina. Ele fornece uma plataforma centralizada na qual os usuários podem enviar solicitações, a equipe de TI pode atribuir e priorizar o trabalho e os gerentes podem analisar as tendências para aumentar a eficiência.

Diferenças entre Service desk X Help desk X ITSM

Esses três conceitos existem ao longo de um espectro de maturidade do suporte de TI, com distinções importantes em termos de escopo e finalidade:

• O help desk representa a abordagem tradicional e reativa, focada principalmente na resolução de problemas técnicos e em "apagar incêndios".
• Em contrapartida, o service desk adota uma postura mais proativa, gerenciando todo o ciclo de vida do serviço e priorizando a experiência do usuário. Enquanto um help service pergunta: "Como podemos resolver esse problema técnico?", um service desk pergunta: "Como podemos agregar mais valor aos nossos usuários?"
• O ITSM (IT Service Management) engloba os dois conceitos, mas vai além. Se um help desk é tático e um service desk é operacional, o ITSM é estratégico - é a estrutura dentro da qual as centrais de serviços operam.

Essas diferenças se manifestam na prática: normalmente, os help desks medem o sucesso pelo fechamento de tickets, enquanto os service desks avaliam a satisfação do usuário e o impacto nos negócios. Os help desks geralmente operam de forma isolada, enquanto os service desks coordenam os departamentos para fornecer soluções integrais dentro da estrutura mais ampla do ITSM.

Por que você precisa usar um service desk de TI?

Os service desks desempenham um papel crucial nos negócios por vários motivos:

• Eles mantêm tudo funcionando: ao resolver os problemas de TI rapidamente, eles ajudam a manter a produtividade.
• Fornecem informações valiosas: como mantêm o controle das solicitações de serviço, ajudam a identificar problemas recorrentes, o que pode levar a melhorias nos sistemas e processos de TI.
• Apoiam o crescimento dos negócios: à medida que as empresas crescem e mudam, os service desks ajudam a gerenciar a crescente complexidade das necessidades de TI.
• Atualmente, as empresas precisam oferecer um suporte que atenda à crescente demanda por velocidade e interações personalizadas: 78% dos agentes observaram que os clientes parecem estar com mais pressa do que antes.

Nesse contexto, o service desk atende às necessidades dos clientes com eficiência e reposiciona a TI como um ativo estratégico que gera valor comercial em vez de representar apenas um custo.

Vantagens de um software de service desk

Um service desk ajuda as organizações a gerenciarem o suporte de TI de forma eficiente, centralizando as solicitações. Alguns das principais vantagens incluem:

1. Resolução mais rápida de problemas por meio de fluxos de trabalho estruturados e automação.
2. Melhoria da experiência do usuário com suporte consistente e comunicação clara.
3. Melhor visibilidade da TI por meio de rastreamento de tickets e relatórios.
4. Redução do tempo de inatividade por meio do tratamento proativo de incidentes e problemas recorrentes.
5. Aumento da eficiência com opções de autoatendimento e acesso à base de conhecimento.

Principais funções do service desk

Um service desk eficaz não apenas resolve problemas técnicos, mas também contribui significativamente para a produtividade, a satisfação do usuário e a percepção geral da TI na organização.

O service desk funciona como a principal interface entre os serviços de TI e os usuários, o primeiro ponto de contato para todas as dúvidas e problemas relacionados à TI. No entanto, suas responsabilidades vão além do simples suporte técnico.

Estas são as suas responsabilidades:

Gerenciamento de Incidentes

• Receber, registrar e rastrear todos os incidentes relatados pelos usuários.
• Realizar diagnósticos iniciais e solução de problemas.
• Resolver incidentes de primeiro nível sempre que possível.
• Encaminhar problemas complexos para equipes de suporte especializadas.
• Acompanhar os usuários para garantir que os incidentes sejam resolvidos de forma satisfatória.

Atendimento de solicitações

• Processar as solicitações de serviço dos usuários (novos equipamentos, instalação de software, direitos de acesso).
• Gerenciar o fluxo de trabalho de aprovação de solicitações.
• Coordenar o tratamento das solicitações aprovadas.
• Acompanhar o status das solicitações e comunicar o progresso aos usuários.

Monitoramento e geração de relatórios de desempenho

• Acompanhar as principais métricas, como tempos de resposta, taxas de resolução e satisfação do usuário
• Identificar tendências, justificar a alocação de recursos e impulsionar iniciativas de melhoria contínua dos serviços

Controle de acesso

• Verificar as identidades dos usuários
• Fornecer acesso adequado ao sistema
• Manter protocolos de segurança

Gerenciamento de Conhecimento

• Manter uma base de conhecimento abrangente de problemas comuns e suas soluções
• Permitir a resolução mais rápida de problemas recorrentes
• Capacitar os usuários por meio de opções de autoatendimento

Suporte e treinamento de usuários

• Orientar os usuários por meio de procedimentos técnicos
• Criar documentação e guias do usuário
• Promover a adoção da tecnologia em toda a organização

Comunicação

• Fornecer atualizações regulares sobre o status do serviço, manutenção programada e interrupções

Exemplos de service desk

Service desk corporativo

Desenvolvido para grandes organizações, um service desk corporativo oferece suporte a vários departamentos, locais e até mesmo operações globais. Ele lida com ambientes de TI complexos e se integra a funções comerciais mais amplas, como Recursos Humanos e Gerenciamento de Instalações.

Service desk interno

São gerenciados por uma equipe de TI dedicada dentro da empresa. Seu foco é fornecer suporte de TI dentro da organização, ajudando os funcionários com problemas técnicos, acesso a software e solicitações de serviço para garantir operações diárias tranquilas.

Service desk externo

Um service desk externo fornece suporte de TI a clientes fora da organização, geralmente como parte de um provedor de serviços gerenciados (MSP) ou de uma operação de suporte de TI terceirizada. Ela lida principalmente com consultas de clientes, solução de problemas e assistência relacionada a produtos.

4 tipos de service desk de TI

Os service desks podem ser implantados de diferentes maneiras, dependendo das necessidades e da infraestrutura de uma organização. Os principais tipos de service desks incluem:

• Baseado na nuvem: hospedado em servidores externos, oferecendo flexibilidade e escalabilidade sem a necessidade de infraestrutura no local.
• No local (on-premise): instalado e gerenciado no próprio data center da organização, oferecendo maior controle sobre a segurança e a personalização.
• Baseado na web: acessível por meio de um navegador sem necessidade de instalação local, geralmente usado para suporte remoto.
• Código aberto: software cujo código-fonte está disponível publicamente e pode ser modificado, distribuído e usado livremente por qualquer pessoa. Geralmente é gratuito ou está disponível mediante uma taxa de licença única. Requer uma equipe dedicada para manter, personalizar e gerenciar o software, incluindo decisões sobre hospedagem e infraestrutura.

Como funciona um service desk?

Um service desk opera por meio de um processo estruturado que garante que os problemas e as solicitações de TI sejam tratados com eficiência.

Quando um usuário encontra um problema ou precisa de assistência, ele envia um ticket por meio de um portal, e-mail, telefone ou chatbot. O software de service desk registra o ticket, categoriza-o de acordo com o tipo de problema e atribui a ele um nível de prioridade.

Depois de criado, o ticket é encaminhado para a equipe de TI adequada, de acordo com fluxos de trabalho e acordos de nível de serviço (SLAs) predefinidos, que estabelecem os tempos de resposta e resolução esperados.

Os problemas simples são resolvidos no primeiro nível, enquanto os problemas mais complexos são encaminhados para equipes especializadas ou níveis mais altos de suporte. Alguns service desks usam a automação para lidar com solicitações de rotina, como redefinições de senha ou instalações de software.

Durante todo o processo, os usuários recebem atualizações de status e as equipes de TI acompanham o progresso no sistema. Depois que um problema é resolvido, o service desk garante a documentação adequada e coleta feedback para aprimoramento contínuo.

Os dados de tickets anteriores são frequentemente analisados para identificar tendências, otimizar fluxos de trabalho e melhorar o suporte futuro.

Estrutura do service desk

Um service desk é estruturado em diferentes níveis de suporte, o que ajuda os problemas a serem tratados com eficiência de acordo com sua complexidade:

• Nível 0 (autoatendimento) - os usuários resolvem seus próprios problemas usando uma base de conhecimento, perguntas frequentes ou chatbots automatizados.
• Nível 1 (suporte básico) - os agentes da linha de frente lidam com solicitações comuns, resolvem problemas básicos e fazem o escalonamento quando necessário.
• Nível 2 (suporte técnico) - a equipe de TI mais experiente lida com casos escalonados, que exigem solução de problemas aprofundada ou acesso à configuração do sistema.
• Nível 3 (suporte especializado) - engenheiros especializados ou equipes de suporte de fornecedores tratam de problemas avançados, bugs de software ou problemas relacionados à infraestrutura.
• Nível 4 (fornecedores externos) - fabricantes de hardware, fornecedores de software ou prestadores de serviços terceirizados lidam com casos que vão além dos recursos internos.
• Nível 5 (operações de negócios) - em alguns casos, a TI colabora com as unidades de negócios para alinhar as soluções técnicas aos objetivos operacionais.

Funções do service desk

Há várias funções em um service desk, cada uma responsável por diferentes aspectos do suporte de TI e do Gerenciamento de Serviços. Essas funções gerais existem na maioria dos service desks:

• Analista de service desk: o primeiro ponto de contato para os usuários, responsável por registrar, categorizar e resolver tickets ou escalá-los quando necessário.
• Especialista em suporte técnico: lida com problemas técnicos escalonados que exigem solução de problemas mais aprofundada ou alterações de configuração.
• Gerente de service desk: supervisiona as operações diárias, monitora as métricas de desempenho e garante que os acordos de nível de serviço (SLAs) sejam cumpridos.

Há também algumas funções de help desk específicas para organizações com uma implementação de ITSM mais madura, como as que se alinham à ITIL.

Essas funções incluem:

• Gerente de incidentes: garante que os incidentes sejam resolvidos rapidamente para minimizar a interrupção. Lida com escalonamentos, coordena as equipes de resposta e analisa os processos de resolução.
• Gerente de problemas: identifica incidentes recorrentes, realiza análise da causa raiz e implementa soluções de longo prazo para evitar problemas futuros.
• Gerente de mudanças: supervisiona as mudanças nos sistemas de TI, garantindo que elas sejam avaliadas, aprovadas e implementadas com o mínimo de risco para as operações comerciais.
• Gerente de conhecimento: mantém uma base de conhecimento de incidentes anteriores, soluções e práticas recomendadas para melhorar a eficiência e permitir o suporte de autoatendimento.

Recursos do service desk

Alguns dos recursos mais comuns e úteis a serem procurados em um software de service desk incluem:

• Sistemas de emissão de tickets: centraliza incidentes, solicitações de serviço e tarefas, facilitando para as equipes de TI o rastreamento, a priorização e a resolução de tickets com eficiência.
• Gerenciamento de Conhecimento: fornece um portal de autoatendimento para os usuários e uma base de conhecimento interna para os agentes de service desk, dando suporte ao Gerenciamento de Problemas e à resolução de incidentes.
• Portal de autoatendimento: um portal de autoatendimento permite que os usuários resolvam problemas comuns por conta própria, acessando uma base de conhecimento, perguntas frequentes ou enviando solicitações de serviço sem a necessidade de suporte direto.
• Ferramentas de Gerenciamento de Ativos: essas ferramentas permitem que as equipes de TI gerenciem hardware, software e outros recursos de TI. O sistema rastreia os ativos durante todo o seu ciclo de vida, fornecendo dados sobre uso, propriedade, manutenção e descarte. O Gerenciamento de Ativos também ajuda a conectar os ativos a incidentes ou alterações, dando aos agentes do service desk acesso rápido a informações relevantes durante as interações de suporte.
• Gerenciamento do Nível de Serviço: essas ferramentas garantem que os acordos de nível de serviço (SLAs) sejam monitorados e cumpridos. O sistema pode gerar relatórios e enviar alertas quando os níveis de serviço são comprometidos, garantindo que os usuários obtenham resoluções em tempo hábil.
• Automação: automatiza tarefas de rotina, como o encaminhamento de tickets ou até mesmo a resposta a problemas comuns, permitindo que a equipe de TI se concentre em problemas complexos.
• Relatórios e análises: os painéis e relatórios fornecem informações sobre os tempos de resolução de tickets, o desempenho dos ativos, o feedback dos usuários e a conformidade com os SLAs. Esses dados valiosos dão suporte à melhoria contínua em todas as práticas da ITIL.

Boas práticas para gerenciar o service desk

Para garantir a consistência e a qualidade, existem boas práticas de service desk para fornecer um suporte rápido e eficaz:

• Use um sistema de emissão de tickets: cada solicitação ou incidente é rastreado por meio de um ticket, garantindo que os problemas sejam registrados, monitorados e resolvidos de forma estruturada.
• Estabeleça Acordos de Nível de Serviço (SLAs) claros: os SLAs definem os prazos esperados para a resolução de diferentes solicitações, garantindo transparência e responsabilidade.
• Concentre-se na resolução no primeiro contato: quanto mais rápido um problema for resolvido, melhor. A priorização de soluções no primeiro ponto de contato aumenta a eficiência e a satisfação do cliente.
• Ofereça suporte multicanal: os funcionários devem poder entrar em contato com s  service desk por diferentes meios, seja por telefone, e-mail, bate-papo ou um portal de autoatendimento.
• Comunicação proativa: manter os usuários informados sobre o status dos problemas ajuda a gerenciar as expectativas e a criar confiança na equipe de TI.

Certificações de service desk

As certificações de service desk podem melhorar significativamente suas perspectivas de carreira em suporte de TI e Gerenciamento de Serviços de TI. Veja a seguir algumas das certificações mais relevantes:

CompTIA A+

• Provedor: CompTIA
• Duração estimada: 3 a 6 meses, dependendo do ritmo de estudo

Essa é uma certificação global com credenciamento ISO/ANSI, amplamente reconhecida por empregadores internacionais e está disponível em portugês. É ideal para profissionais de TI iniciantes. Abrange habilidades essenciais, como hardware, software, redes e solução de problemas.

Os exames da CompTIA podem ser feitos virtualmente ou em um dos 5.000 centros de testes da Pearson VUE localizados em 165 países.

Support Center Analyst

• Provedor: HDI
• Duração estimada: a duração do curso varia; estão disponíveis opções de autoaprendizagem.

Esta certificação concentra-se nas competências essenciais das operações do service desk. É ideal para profissionais que buscam aprimorar suas habilidades de atendimento ao cliente e sua compreensão dos processos de Gerenciamento de Serviços em um ambiente de service desk.

Service Desk Analyst (SDA) v8

• Provedor: PeopleCert
• Duração estimada: a preparação para o exame pode levar de 4 a 8 semanas.

Os exames podem ser feitos on-line em até 4 horas após a inscrição. Fornece uma abordagem estruturada das responsabilidades do service desk, abrangendo o Gerenciamento de Incidentes, a resolução de problemas, as interações com o cliente e os procedimentos de escalonamento.

O SDI (Service Desk Institute) organiza cursos intensivos de três dias que incluem o exame oficial emitido pela PeopleCert. Eles são virtuais e podem ser realizados em qualquer lugar do mundo. O exame pode ser feito até 12 meses após a conclusão do curso.

Certificado de profissional de suporte de TI

• Provedor: Google (por meio do Coursera)
• Duração estimada: 3 a 6 meses (cerca de 10 horas por semana)

Abrange conceitos fundamentais de TI, solução de problemas, atendimento ao cliente, rede, segurança e administração de sistemas. Destinado a iniciantes que buscam um ponto de entrada no suporte de TI. O Coursera oferece recursos como legendas, leituras e testes em inglês. Este curso é autoguiado e não requer experiência prévia.

Service Desk Certified Expert (SDCE)

• Provedor: CertJoin
• Duração estimada: a preparação para esse exame pode levar de 2 a 3 meses.

Uma certificação mais avançada que abrange estratégias de service desk, Gerenciamento de Incidentes e problemas, fluxos de trabalho de escalonamento e medição da satisfação do cliente. É ideal para profissionais experientes de service desk que desejam validar seus conhecimentos.

O exame está disponível em inglês diretamente no site oficial da CertJoin. É um exame baseado na web, cronometrado, com duração de 40 minutos.