O que é automação de RH?

A automação de RH refere-se ao uso da tecnologia para realizar tarefas recorrentes e administrativas no departamento de Recursos Humanos. Ela se aplica a processos como a integração de funcionários, solicitações de férias, avaliações de desempenho e outros. 

O objetivo é reduzir o trabalho manual, melhorar a precisão e permitir que os profissionais de RH se concentrem em atividades mais estratégicas e centradas nas pessoas.

No contexto da prestação de serviços de RH, a automação desempenha um papel fundamental na padronização dos processos de serviço. Ela ajuda a garantir que as solicitações de RH sejam tratadas de forma eficiente, consistente e dentro dos prazos acordados, ao mesmo tempo em que libera a equipe de tarefas repetitivas.

O RH pode ser automatizado?

À primeira vista, a ideia de automatizar os Recursos Humanos pode parecer contraditória. Afinal de contas, o RH é fundamentalmente sobre pessoas. Mas isso não significa que todos os aspectos da função exijam um toque humano.

O RH abrange duas áreas distintas: uma é relacional e estratégica, a outra é transacional e operacional. A primeira inclui coaching, resolução de conflitos interpessoais e suporte aos gerentes. A segunda, no entanto, inclui o processamento de formulários, o encaminhamento de aprovações, a programação e o controle de status. E, embora sejam tarefas estruturadas e repetíveis, elas ocupam uma quantidade desproporcional de tempo para a maioria das equipes de RH.

A automação tem como alvo essas tarefas operacionais, liberando os profissionais de RH para dedicar mais tempo ao trabalho que, de fato, exige conhecimento humano. 

Quando você automatiza a camada operacional, os profissionais de RH não ficam mais enterrados no trabalho administrativo. Em vez de passar horas gerenciando listas de verificação ou buscando assinaturas, eles podem redirecionar seu tempo para trabalhos que melhorem a experiência do funcionário, a cultura organizacional ou o planejamento da força de trabalho.

Em resumo, o objetivo da automação de RH não é remover as pessoas do processo. É remover o atrito que as atrasa.

"Sabemos que a tecnologia funciona melhor quando é cuidada e nutrida, mas o mesmo acontece com os seres humanos. (...) Há realmente um impulso para esse elemento humano. Às vezes, pensamos nisso como uma TI centrada nas pessoas. Por muito tempo, a tecnologia foi vista como a coisa mais importante, e não a experiência das pessoas que a consomem. É isso que precisamos mudar. É aí que realmente podemos fazer a diferença."

Jon Leighton - Head of Customer Engagement and Advocacy na Nexthink

Episódio 19 de Ticket Volume

Por que a automação para RH é importante?

Os departamentos de RH enfrentam uma pressão especial porque lidam tanto com serviços voltados para os funcionários quanto com o trabalho administrativo nos bastidores. A automação tem o poder de aliviar essa pressão: de acordo com uma pesquisa recente, 51% das organizações relatam que as soluções tecnológicas de RH melhoraram o recrutamento e a retenção.

Considere o que acontece quando um funcionário envia uma simples solicitação de férias. Em um sistema manual, essa solicitação pode ficar na caixa de entrada de alguém, ser encaminhada a um gerente, exigir e-mails de acompanhamento e levar dias para ser resolvida. Multiplique isso por centenas de funcionários e dezenas de tipos de solicitações diferentes e você verá como as coisas ficam rapidamente sobrecarregadas.

A automação das operações de RH muda essa dinâmica. O funcionário obtém respostas mais rápidas, os gerentes gastam menos tempo com aprovações e as equipes de RH podem se concentrar em necessidades mais complexas dos funcionários. À medida que as empresas crescem, esses processos automatizados são escalonados naturalmente sem a necessidade de mais funcionários para lidar com solicitações básicas.

5 benefícios da automação de RH

1. Tempos de resposta mais rápidos: os tempos de resposta diminuem porque as solicitações passam automaticamente pela cadeia de aprovação correta.
    
2. Menos erros de entrada de dados: os formulários digitais com validação integrada capturam todas as informações de que o RH precisa e podem detectar erros antes que eles se tornem problemas. Se alguém se esquecer de incluir o ID do funcionário ou selecionar datas conflitantes, o sistema solicitará a correção imediata.
    
3. Melhor uso da experiência do RH: quando os profissionais de RH gastam menos tempo em tarefas rotineiras, como atualizar registros de funcionários ou localizar formulários ausentes, eles têm mais tempo para atividades que exigem julgamento humano.
    
4. Processos consistentes: a automação aplica sempre as mesmas regras e etapas, o que significa que solicitações semelhantes são tratadas da mesma forma, independentemente de quem esteja disponível para processá-las.
    
5. Rastreamento de conformidade incorporado: muitos processos de RH têm requisitos regulamentares, e os sistemas automatizados podem incluir verificações de conformidade e manter trilhas de auditoria. Isso facilita a demonstração de que a empresa segue corretamente as leis trabalhistas e as políticas internas.

Desafios da automação de Recursos Humanos

Embora o valor seja claro, a implementação da automação de RH nem sempre é tranquila. Aqui estão alguns problemas comuns para os quais você deve se preparar:

1. Resistência à mudança: alguns funcionários podem preferir fluxos de trabalho familiares, especialmente se estiverem preocupados com a perda de controle ou visibilidade. 
    
2. Carga de trabalho de implementação: a configuração de automações leva tempo. Mapear processos e traduzi-los em lógica de fluxo de trabalho requer a contribuição de diferentes partes interessadas.
    
3. Gerenciamento de dados confidenciais: o RH lida com informações confidenciais, portanto, as ferramentas devem oferecer controles robustos de privacidade, acesso segmentado e trilhas de auditoria para proteger os registros dos funcionários.

A superação desses desafios começa com o envolvimento dos funcionários no processo de planejamento e a comunicação clara de como a automação melhorará sua experiência de trabalho diária. 

Divida a implementação em fases, começando com processos simples, como solicitações de férias, antes de passar para fluxos de trabalho mais complexos. Escolha plataformas que priorizem a segurança dos dados e forneçam controles de permissão granulares desde o início. O mais importante é alocar tempo suficiente para a configuração e os testes adequados. Apressar a implementação geralmente cria mais problemas do que resolve.

Como começar a usar a automação do fluxo de trabalho de RH?

A adoção da automação no RH não exige uma reforma completa. Comece aos poucos, valide logo no início e amplie com base nos resultados.

Comece identificando alguns processos de alto impacto que atendam aos seguintes critérios: eles acontecem com frequência, seguem etapas previsíveis e envolvem vários pontos de contato. A integração geralmente é uma forte candidata, seguida por solicitações de licença ou candidaturas de emprego interno.

Depois de selecionar o processo, documente as etapas e os fluxos de aprovação existentes. Envolva os membros da equipe de RH que interagem com o fluxo de trabalho regularmente, eles saberão o que está faltando ou é redundante.

Escolha uma ferramenta que ofereça suporte à configuração sem código. Dessa forma, o RH pode se apropriar da configuração do fluxo de trabalho sem precisar de informações constantes da TI. Plataformas como o InvGate Service Management oferecem modelos pré-construídos e uma interface visual que simplifica a implementação.

Depois de criar o primeiro fluxo de trabalho, teste-o com um pequeno grupo, obtenha feedback e faça ajustes antes de implementá-lo de forma mais ampla. A implementação gradual ajuda os usuários a ganharem confiança e facilita a solução de problemas antes de ampliar a automação para outros serviços.

5 exemplos de automação de RH: quais processos de Recursos Humanos podem ser automatizados?

Aqui estão alguns exemplos de processos de RH que são comumente automatizados usando plataformas de Gerenciamento de Serviços:

1. Fluxos de trabalho de integração e desligamento: automatize tarefas de várias etapas, como coleta de documentos, provisionamento de contas, notificação de TI e agendamento de orientação. Isso garante que nada passe despercebido e ajuda o RH a monitorar o progresso sem verificações manuais.
    
2. Solicitações de folga: use fluxos de trabalho condicionais para obter aprovações do gerente, atualizar calendários e notificar a folha de pagamento automaticamente.
    
3. Gerenciamento de casos para solicitações internas: automatize o encaminhamento de tickets com base no tipo ou na categoria da solicitação. Por exemplo, os tickets relacionados a benefícios podem ser atribuídos ao especialista de RH correto sem passar pela triagem.
    
4. Criação de artigos na base de conhecimento: quando um problema comum é resolvido por meio de um ticket de suporte, a solução pode ser transformada em um artigo reutilizável. A IA pode auxiliar na elaboração de conteúdo a partir do histórico de tickets, ajudando a criar documentação à medida que a atividade de suporte ocorre.
    
5. Catálogo e portal de autoatendimento: permita que os funcionários enviem solicitações diretamente por meio de um portal de RH. Quando eles digitam um assunto, os artigos relevantes da base de conhecimento aparecem automaticamente. Isso pode reduzir o volume de casos, ajudando os funcionários a resolverem os problemas por conta própria.

Usando o InvGate Service Management como software de automação de RH

InvGate Service Management oferece às equipes de RH as ferramentas para automatizar e centralizar a prestação de serviços sem depender da TI.

Oferece uma base de conhecimento dedicada onde as equipes de RH podem publicar políticas, guias e respostas a perguntas comuns. Isso pode ser conectado a um portal de autoatendimento, onde os funcionários podem acessar serviços e informações, reduzindo a necessidade de enviar tickets para perguntas de rotina.

Para o manuseio de solicitações, a InvGate fornece um catálogo com modelos de fluxo de trabalho para a integração automatizada, a desvinculação, o Gerenciamento de Licenças e muito mais. Esses modelos podem ser adaptados usando um editor visual sem código, de modo que os administradores de RH podem ajustar os fluxos de trabalho conforme necessário sem suporte técnico.

Os dados confidenciais podem ser isolados por meio de privilégios segmentados, o que significa que diferentes funções ou departamentos só veem as informações relevantes para eles. Isso é particularmente importante no RH, onde a confidencialidade é uma obrigação legal e ética.

Se você está começando do zero ou substituindo a coordenação manual por processos mais estruturados, a InvGate lhe oferece a flexibilidade para escalar a prestação de serviços de RH de forma segura e eficiente.

Boas práticas de automação de RH

Para tirar o máximo proveito de seus esforços, considere estas abordagens comprovadas ao introduzir a automação no RH:

1. Priorize com base no volume e na repetição: concentre-se nos processos que geram o maior número de solicitações e que seguem etapas que podem ser repetidas. Esses processos terão o maior impacto logo no início.
    
2. Combine a automação com a documentação: todo fluxo de trabalho automatizado deve ser documentado para maior clareza. Crie essa documentação em sua base de conhecimento e mantenha-a atualizada à medida que os fluxos de trabalho evoluem.
    
3. Teste em etapas: faça um piloto de cada nova automação com um pequeno grupo de usuários. Valide o fluxo, colete feedback e faça ajustes antes de implementá-lo amplamente.
    
4. Monitore o uso e atualize regularmente: acompanhe quais fluxos de trabalho estão sendo usados, quanto tempo as solicitações levam para serem resolvidas e onde ocorrem os gargalos. Use esses insights para melhorar o desempenho ao longo do tempo.

Essas dicas de automação de RH o ajudarão a ir além dos simples ganhos de eficiência e a começar a criar uma função de RH mais estruturada e orientada por dados.