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O que é um inventário de ativos de TI? 5 passos para acertar em cheio
Um inventário de ativos de TI é uma lista completa de todos os recursos tecnológicos que uma organização possui. Normalmente, ele inclui hardware, software, serviços em nuvem e quaisquer outras ferramentas digitais essenciais para as operações.
Mas não se trata apenas de uma lista estática. Um bom inventário de ativos de TI captura detalhes importantes de cada ativo (que podem variar de acordo com seu tipo) e os mantém atualizados ao longo do tempo. É por isso que, quando falamos em inventário de ativos de TI, também estamos nos referindo ao processo permanente de identificação, rastreamento e gerenciamento desses ativos durante todo o seu ciclo de vida.
Por que o inventário de ativos de TI é importante?
Criar e atualizar o inventário de ativos de TI da sua organização é importante porque dá visibilidade, ajuda a otimizar os recursos e protege contra riscos de segurança e conformidade.
É também uma parte fundamental do Gerenciamento do Ciclo de Vida e da Gestão de Ativos de TI, permitindo que as organizações tomem decisões mais inteligentes em todos os estágios, desde o planejamento e a aquisição até a manutenção e o descarte seguro.
Quer saber mais? Vamos lá!
1. Visibilidade
Não é possível gerenciar o que você não sabe que tem. Um inventário de ativos de TI atualizado lhe dá uma visão clara de toda a sua tecnologia. Isso inclui o que está em uso, onde está, quem está usando e em que condições está. Sem ele, você estará basicamente adivinhando.
2. Otimização de recursos
Quando você sabe exatamente quais ativos possui, pode usá-los melhor. Não é mais necessário comprar ferramentas duplicadas, perder prazos de manutenção ou desperdiçar licenças de software. Um bom inventário o ajuda a prolongar a vida útil de seus ativos e a gastar de forma mais inteligente.
3. Segurança e conformidade
A perda ou o não rastreamento de ativos é um grande risco à segurança. Eles também podem levar a falhas em auditorias ou problemas de conformidade. Manter o inventário atualizado significa que você pode detectar rapidamente vulnerabilidades, aplicar patches, rastrear dispositivos confidenciais e manter a conformidade com as normas.
Elementos de um inventário de ativos de TI
Agora que você sabe o que é um inventário de ativos de TI e por que ele é importante, vamos dar uma olhada mais de perto em seus elementos principais.
Quando falamos de "elementos", estamos nos referindo aos principais tipos de ativos que seu inventário deve rastrear, juntamente com as principais informações que precisam ser registradas para cada um deles. Ou, em outras palavras, os elementos que devem ser incluídos em um inventário de ativos de TI.
Um inventário eficaz de ativos de TI geralmente abrange quatro áreas principais:
- Ativos de hardware - Inclui dispositivos físicos como computadores, servidores, smartphones, periféricos e equipamentos de rede.
- Ativos de software - Abrange todos os ativos de software, incluindo licenças, assinaturas, aplicativos instalados e detalhes de uso.
- Ativos baseados em nuvem - Serviços como SaaS, PaaS e IaaS dos quais a organização depende para executar suas operações.
- Ativos de dados - Bancos de dados, arquivos e qualquer informação digital que precise de proteção e monitoramento de conformidade.
Cada uma dessas categorias oferece diferentes níveis de detalhes e diferentes oportunidades de rastreamento, dependendo do tipo de ativo e de como ele é usado.
Nas próximas seções, detalharemos as informações que devem ser coletadas para cada um deles, a fim de manter o inventário de ativos de TI preciso, útil e pronto para dar suporte a todos os estágios do ciclo de vida dos ativos.
Como gerenciar um inventário de TI
Gerenciar seu inventário de ativos de TI não é apenas listar as coisas uma vez e encerrar o assunto. É um processo contínuo que precisa de consistência e visibilidade para realmente dar suporte aos seus negócios.
Veja a seguir como é um processo padrão de Gerenciamento de Inventário de TI, independentemente do método ou da ferramenta que você usa.
1. Descubra e registre seus ativos
Em primeiro lugar: você precisa encontrar tudo. Hardware, software, serviços em nuvem e ativos de dados. Tudo deve ser contabilizado. Quer você use ferramentas de descoberta automática ou entrada manual, o objetivo é o mesmo: nenhum ativo deve passar despercebido.
"Ter algo é melhor do que nada, porque você não pode gerenciar o que não sabe que tem [...] Coloque um pouco em prática, obtenha feedback, você sabe, ajuste-o, construa-o um pouco mais, obtenha feedback."
Allen Dixon, líder em Gerenciamento de Serviços de TI (ITSM)
Episódio 62 de Ticket Volume - Podcast de TI
2. Procure e organize informações críticas
Para cada ativo, registre os principais detalhes: quem o possui, onde está, como está sendo usado, quando foi comprado e seu status atual. O nível de detalhes pode variar de acordo com o tipo de ativo, mas manter as informações organizadas é fundamental para gerenciá-las adequadamente.
3. Mantenha e atualize regularmente
Um inventário só é bom se estiver atualizado. Defina um cronograma regular para atualizar os registros: quando os ativos forem transferidos, reatribuídos, precisarem de reparos, receberem upgrades ou deixarem a empresa. Se houver mudanças, elas devem ser refletidas no inventário.
4. Monitore o uso e otimize os recursos
Gerenciar um inventário também significa observar o que está sendo usado (e o que não está). Licenças de software não utilizadas? Assinaturas de nuvem inativas? Dispositivos desatualizados? Essas são oportunidades para economizar dinheiro e aumentar a eficiência.
5. Planeje auditorias, conformidade e fim da vida útil
Seu inventário de TI oferece suporte a auditorias, verificações de conformidade e planejamento de descarte de ativos. Ele o ajuda a se manter preparado para auditorias de fornecedores, revisões de segurança de dados e normas de reciclagem/eliminação quando os ativos chegam ao fim de sua vida útil.
Inventário de ativos de TI no Excel x Software de Gerenciamento de Inventário de Ativos de TI
Há duas maneiras principais de gerenciar um inventário de ativos de TI: manualmente (usando planilhas como Excel ou Google Sheets) ou automaticamente (com software dedicado).
As planilhas podem funcionar para pequenas organizações com um número limitado de ativos. Mas, à medida que sua infraestrutura de TI cresce, aumentam também os riscos: as planilhas são difíceis de manter, propensas a erros e não são ideais para rastrear itens como garantias, licenças ou atribuições de ativos.
No entanto, se você já estiver usando o Excel para a Gestão de Ativos de TI, ele pode ser um ótimo primeiro passo para um inventário completo (e atualizado automaticamente) de ativos de TI.
"Ainda acho que o Excel é muito eficaz para começar [...] Sempre há um ponto de partida."
Brian Skramstad, diretor de ITSM da Allianz Technology
Episódio 17 de Ticket Volume
O software, por outro lado, oferece uma solução escalonável e automatizada. Ele mantém o inventário constantemente atualizado, melhora a precisão dos dados, aprimora a segurança, oferece suporte à conformidade e economiza o tempo da sua equipe ao automatizar tarefas repetitivas.
Independentemente de escolher uma ferramenta de inventário dedicada ou uma plataforma ITAM completa, como o InvGate Asset Management, o software oferece a visibilidade, o controle e a eficiência que os métodos manuais simplesmente não conseguem igualar.
Exemplo de inventário de TI
Poderíamos mostrar diferentes exemplos para ilustrar a aparência de um inventário de ativos de TI, independentemente de como as informações são coletadas ou gerenciadas. Tecnicamente, até mesmo uma planilha do Excel listando os ativos e seus respectivos detalhes seria um exemplo.
Mas, em vez disso, preferimos mostrar o que acreditamos ser a melhor maneira de gerenciar um inventário de ativos de TI. E (nenhuma surpresa aqui) estamos usando o InvGate Asset Management, nossa própria solução de Gestão de Ativos de TI, como exemplo.
Essa é uma exibição básica, mas há muitas maneiras de visualizar seu inventário. Nesse caso, você está vendo os ativos de TI localizados em Buenos Aires, juntamente com alguns de seus principais detalhes, como nome, status, localização, ID e fabricante.
Dito isso, uma das maneiras mais eficientes de visualizar e extrair valor de seu inventário é por meio de painéis personalizados.
Neste exemplo de inventário de ativos de TI, você pode ver uma parte do inventário com base em várias condições relevantes para as operações da organização, como o número de ativos de TI por sistema operacional, aqueles com garantias expiradas, ativos sendo ativamente rastreados, dispositivos com antivírus instalado e muito mais.
Usando o InvGate Asset Management como seu software de inventário de ativos de TI
Criar, gerenciar e atualizar um inventário de ativos de TI é simples com o InvGate Asset Management. Aqui está o que você pode fazer com a nossa ferramenta:
- Crie um inventário do zero - Combine até quatro fontes diferentes: entrada manual, instalação de agente (em dispositivos compatíveis), descoberta de rede ou integrações com outros sistemas. Isso garantirá um inventário de ativos de TI unificado completo.
- Capture muitos detalhes de ativos - Cada ativo contém diferentes tipos de informações. Nosso processo as coleta automaticamente, e você pode facilmente editar ou adicionar novos detalhes manualmente sempre que necessário.
- Visualize seu inventário de ativos de TI - Depois que o inventário for criado, você poderá visualizá-lo como um todo, detectar padrões e identificar oportunidades de melhoria.
- Rastreie a utilização dos ativos - Com recursos como regras de integridade, etiquetas inteligentes e rastreamento de uso, você pode monitorar o desempenho dos seus ativos de TI ao longo do tempo.
- Crie um CMDB - Nosso banco de dados de gerenciamento de configuração (CMDB) integrado ajuda a mapear e gerenciar os relacionamentos críticos entre os ativos de TI (ou itens de configuração).
- Implemente o software facilmente - Com o mínimo de habilidades técnicas, você pode implantar o software remotamente em seus ativos, garantindo o gerenciamento adequado e a configuração consistente.
- Gerencie licenças de software - Atribua ou reatribua licenças de software automaticamente para garantir que seus recursos sejam usados de forma eficiente e mantenham a conformidade.
- Integração com ferramentas ITSM - Conecte o InvGate Asset Management com plataformas ITSM como o InvGate Service Management para automatizar tarefas que de outra forma seriam manuais. Por exemplo, você pode acionar alertas automáticos quando condições específicas são atendidas.
7 boas práticas para um inventário de TI
Iniciar sua prática de inventário de ativos de TI com os passos certos faz toda a diferença. Aqui estão algumas práticas recomendadas para ajudá-lo a criar um inventário que seja preciso, útil e pronto para ser dimensionado com sua organização.
1. Planeje e prepare-se cuidadosamente
Antes de começar a rastrear ativos, estabeleça um plano claro. Defina suas metas, atribua responsabilidades, decida até que ponto deseja ir (nem todos os ativos precisam ser rastreados) e delineie seus procedimentos.
Um bom planejamento evita muitas dores de cabeça mais tarde, especialmente à medida que seu inventário cresce.
2. Defina quais ativos devem ser rastreados
Nem todo cabo ou mouse precisa ser inventariado. Concentre-se primeiro nos ativos que são essenciais para suas operações, segurança ou conformidade.
Isso mantém seu inventário gerenciável, acionável e relevante.
"Nem todos os ativos têm o mesmo peso, e os que você escolhe rastrear devem estar diretamente alinhados com as prioridades da sua organização. Pense em seu inventário de TI como um sistema vivo, em que cada item rastreado agrega valor, reduz o risco ou oferece suporte à eficiência operacional."
Matt Beran, especialista em produtos da InvGate
3. Use o software de Gestão de Ativos de TI
As planilhas manuais funcionam no início, mas logo se tornam uma bagunça.
O software ITAM automatiza a descoberta de ativos de TI, o rastreamento, as atualizações e os relatórios, economizando tempo, melhorando a precisão e facilitando muito a vida à medida que seu ambiente se torna mais complexo.
4. Atualize regularmente seu inventário
Um inventário não é uma lista única. Atualize-o sempre que os ativos forem adicionados, reatribuídos, atualizados, reparados ou aposentados.
Um inventário desatualizado é quase tão ruim quanto não ter inventário.
5. Realize auditorias regulares
Programe auditorias periódicas para verificar se os seus registros correspondem à realidade. As auditorias ajudam a descobrir ativos ausentes, informações desatualizadas, falhas de segurança e recursos não utilizados.
As verificações regulares mantêm seu inventário confiável e o ajudam a evitar surpresas durante as auditorias de conformidade.
6. Etiquete e documente os ativos adequadamente
A etiquetagem de ativos físicos (com códigos de barras ou RFID) facilita muito o rastreamento, especialmente durante auditorias ou mudanças de local.
Associe as etiquetas a uma boa documentação, como datas de compra, garantias, usuários atribuídos e locais, para manter um histórico completo dos ativos.
7. Monitore a conformidade e a segurança
Acompanhe as licenças de software, o uso e a propriedade do hardware para manter a conformidade com os regulamentos e contratos.
Além disso, certifique-se de que os dispositivos aposentados sejam limpos de forma segura e descartados adequadamente para evitar violações de dados.
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