O que é recuperação de ativos de TI e como fazer isso?

A recuperação de ativos de TI é o processo de recuperação, avaliação e descarte seguro de equipamentos de TI que não estão mais em uso ativo. O objetivo não é apenas recuperar o ativo, mas determinar se ele ainda tem valor e, a partir daí, decidir o que fazer com ele.

É uma parte fundamental do Gerenciamento Ciclo de Vida dos Ativos de TI e geralmente ocorre próximo ao final do ciclo, quando um dispositivo é aposentado ou não é mais necessário.

O que implica a recuperação de ativos de TI?

A recuperação de ativos de TI envolve três ações principais: recuperação, avaliação e descarte. Cada uma com sua própria função de ajudar as organizações a aproveitarem ao máximo sua tecnologia não utilizada.

• Recuperar significa coletar o ativo físico, esteja ele em uma sala de armazenamento, retornando de um funcionário remoto ou sendo substituído por algo novo.
• A avaliação é onde as coisas ficam interessantes. É aqui que o ativo é avaliado para determinar se ainda possui algum valor, seja ele operacional, financeiro ou reciclável.
• O descarte refere-se à decisão sobre o que acontecerá em seguida. Se o ativo ainda tem vida útil, ele poderá ser reformado ou reatribuído. Caso contrário, ele precisa ser limpo e reciclado ou descartado de forma responsável.

Muitas pessoas pensam que a recuperação de ativos de TI é o mesmo que a Disposição de Ativos de TI (ITAD - IT Asset Disposition), mas isso é apenas parte do quadro. O ITAD refere-se ao estágio final, ao manuseio seguro e em conformidade de um ativo no final de seu ciclo de vida.

A recuperação de ativos de TI inclui o ITAD, mas também abrange o que vem antes: a recuperação do ativo e a avaliação de seu valor remanescente.

Por que a recuperação de ativos de TI é importante?

Recuperar o ativo físico já é uma vitória, mas o valor real da recuperação de ativos de TI vai muito além. Quando bem feita, ela pode ajudar sua organização a economizar dinheiro, proteger o meio ambiente e manter seguros os dados confidenciais.

E os números confirmam isso. O mercado de descarte de ativos de TI foi avaliado em US$18,4 bilhões em 2023, e a projeção é que ele mais do que dobre, chegando a US$40,9 bilhões em 2032, com uma taxa de crescimento anual de 9,3% (Grand View Research). Esse tipo de crescimento mostra como as organizações estão começando a levar a sério a recuperação, a reutilização e o descarte seguro.

3 benefícios da recuperação de ativos de TI

1. Economia de custos

A recuperação de ativos ajuda a reduzir compras desnecessárias e maximiza o retorno sobre os investimentos existentes (ROI). A reutilização, revenda ou reforma de dispositivos pode reduzir significativamente os gastos com TI.

"A Disposição de Ativos de TI [...] é uma área tão grande dentro do Gestão de Ativos de Hardware que é muito negligenciada. [...] Quando você a coloca em funcionamento, obtém regularmente lucros e notas de crédito que retornam à sua organização."

David Foxen, fundador e consultor principal da SAM Beast Consulting Ltd

Episódio ao vivo - Ticket Volume - Podcast de TI

2: Impacto ambiental

A recuperação adequada reduz o lixo eletrônico, dando uma segunda vida aos dispositivos ou garantindo que eles sejam reciclados de forma responsável. Ela oferece suporte a práticas de TI mais sustentáveis e ajuda a atender às iniciativas ecológicas.

3: Segurança de dados

Antes de qualquer ativo deixar sua organização, ele precisa ser limpo e manuseado adequadamente. A recuperação de ativos de TI garante que os dados confidenciais não caiam em mãos erradas, protegendo sua empresa e mantendo a conformidade.

Como recuperar os ativos de TI? O plano de recuperação de ativos de TI

1. Defina sua política e escopo de recuperação

Comece definindo regras claras: quem é o responsável, quais ativos estão incluídos e quando a recuperação deve ocorrer.

Sua política também deve abranger exceções, necessidades de segurança e como lidar com equipes remotas. Definir isso de antemão ajuda a tornar a recuperação parte de sua rotina padrão de TI, e não uma confusão de última hora.

2. Organize e mantenha seu inventário de ativos atualizado

Não é possível recuperar o que não se pode ver. Um inventário dos ativos de TI preciso é a base de qualquer plano de recuperação. Ele informa o que você tem, onde está, quem o está usando e em que condições se encontra.

Manter esses dados atualizados o ajuda a identificar quais ativos estão prontos para recuperação e evita perdas, pontos cegos ou compras duplicadas.

"Se você tiver apenas equipamentos aleatórios em algum andar que não seja um espaço controlado e seguro, isso é preocupante. Você definitivamente quer saber onde está seu equipamento."

Alicia Syx, especialista da Sycamore International Episódio 98 de Ticket Volume

3. Defina gatilhos de recuperação claros

A recuperação deve ser proativa, não reativa. Defina os eventos específicos que acionam a recuperação de ativos, como a saída de um funcionário, a substituição de um dispositivo, a rescisão de um contrato ou o alcance de uma determinada idade ou limite de uso.

Ter esses acionadores em vigor garante que nada passe despercebido e ajuda a padronizar o processo em toda a organização.

4. Planeje a logística da recuperação

Quando chegar a hora de recuperar um ativo, certifique-se de que você possa realmente recuperá-lo, com segurança e dentro do prazo. Isso significa coordenar as coletas, rastrear as remessas (especialmente para equipes remotas) e garantir o transporte seguro.

A boa notícia? Se você estiver usando um software ITAM, a maior parte da rastreabilidade - como transferências, locais e atualizações de status - é registrada automaticamente no sistema. Sem planilhas, sem suposições.

5. Avalie a condição e o valor do ativo

Quando o ativo estiver de volta, ele precisa ser avaliado. Ele ainda é utilizável? Pode ser reatribuído, reformado, revendido ou está pronto para ser aposentado?

Essa etapa o ajuda a decidir o próximo passo mais econômico e responsável. Alguns dispositivos ainda têm valor, enquanto outros talvez só valham a pena ser reciclados. Mas você não saberá até dar uma boa olhada.

6. Decida a melhor próxima etapa

Com base na avaliação, escolha o que fazer com o ativo: reutilizá-lo internamente, doá-lo, reciclá-lo ou, se não houver mais valor, descartá-lo com segurança.

É aqui que a recuperação de ativos de TI se conecta com o ITAD. Se o ativo estiver no fim da sua vida útil, certifique-se de que ele seja tratado por meio de processos de disposição adequados, incluindo a destruição certificada de dados. Na próxima seção, abordaremos técnicas específicas para cada opção.

7. Garanta a limpeza ou destruição segura dos dados

Antes que qualquer dispositivo saia do seu controle, todos os dados devem ser limpos com segurança. Essa etapa protege sua organização contra violações de dados, vazamentos e problemas de conformidade.

Atenha-se a padrões reconhecidos, como o NIST, e trabalhe com parceiros certificados do ITAD quando necessário. Mesmo os dispositivos que não parecem "inteligentes" (como impressoras ou telefones de mesa) podem armazenar informações confidenciais, portanto, não pule essa etapa.

"Você ficaria surpreso com a quantidade de vezes que verificamos os equipamentos recebidos e encontramos dados ainda neles, mesmo quando os clientes tinham certeza de que eles haviam sido apagados."

Alicia Syx, especialista da Sycamore International Episódio 98 de Ticket Volume

8. Documente e relate o processo

Toda ação de recuperação deve ser registrada (o que foi recuperado, quando, por quem e o que foi feito com isso).

Isso garante a transparência, dá suporte a auditorias e ajuda a rastrear a conformidade com políticas internas ou regulamentações externas.

9. Trabalhe com parceiros certificados de recuperação e ITAD

Se você estiver terceirizando qualquer parte do processo - como transporte, avaliação ou descarte -, poderá ter que pagar por isso. Certifique-se de que está trabalhando com provedores confiáveis e certificados.

Procure certificações como R2v3 ou NAID AAA, que garantem o manuseio seguro e a responsabilidade ambiental.

10. Acompanhe os resultados e melhore continuamente

Quando o plano de recuperação estiver em andamento, avalie o desempenho dele. Acompanhe aspectos como valor recuperado, tempos de resposta, conformidade com a política e oportunidades de recuperação perdidas.

Use esses insights para ajustar o processo, identificar lacunas e tomar decisões mais inteligentes na próxima vez. A recuperação de ativos de TI é algo que você pode continuar otimizando ao longo do tempo.

O que fazer com os ativos recuperados?

Depois de avaliar o ativo (etapa 5), é hora de decidir o que acontecerá em seguida (etapa 6). Aqui estão as principais opções:

• Recondicionamento - Se o ativo não estiver pronto para uso imediato, esta etapa vem primeiro. Ele pode precisar de limpeza, reparos, substituição de peças ou uma nova instalação do sistema operacional. Quando estiver totalmente funcional, ele poderá ser reutilizado, revendido ou doado.
• Reutilização ou reimplantação - Se o ativo já estiver em boas condições e atender aos requisitos técnicos e de segurança para sua nova função, ele poderá ser reatribuído internamente com o mínimo de esforço.
• Revenda - Os dispositivos com valor de mercado remanescente podem ser vendidos para recuperar parte de seu custo original.
• Doação - Equipamentos em condições de funcionamento podem ser doados a escolas, organizações sem fins lucrativos ou organizações comunitárias. É uma maneira inteligente de prolongar a vida útil dos ativos e, ao mesmo tempo, causar um impacto social.
• Reciclar - Os ativos que não podem ser reutilizados devem ser desmontados e processados de acordo com os padrões ambientais.
• Destruir - Quando não há valor de recuperação e a sensibilidade dos dados é alta, a destruição física segura é a melhor opção.

Usando o InvGate Asset Management como sua solução de recuperação de ativos

O InvGate Asset Management foi projetado para dar suporte a todas as fases do ciclo de vida dos ativos de TI, e a recuperação não é exceção. Veja como ele suporta cada fase chave do processo:

• Gerenciamento de Inventário: crie um inventário completo de ativos de TI em pouco tempo usando várias fontes de descoberta. Você pode extrair dados de agentes, varreduras de rede, importações ou integrações de terceiros e ajustar manualmente tudo o que estiver faltando.
   
• Acionadores, notificações e visibilidade: configure alertas automáticos para rastrear alterações e detectar oportunidades de recuperação. Por exemplo, você pode criar regras de integridade para monitorar a condição dos ativos e usar etiquetas inteligentes para sinalizar equipamentos próximos do fim da vida útil, expiração da garantia ou inatividade - todos personalizáveis de acordo com seus critérios.
   
• Rastreamento abrangente de ativos: rastreie tudo, desde a propriedade e a localização até as especificações de hardware, software instalado e dados financeiros, como depreciação de ativos de TI ou valor residual. O rastreamento de ativos ajuda a facilitar as decisões de recuperação, mesmo para ativos remotos.
   
• Documentação e relatórios completos: documente cada etapa do processo de recuperação com registros, arquivos anexados e relatórios exportáveis. Tudo em um só lugar e fácil de auditar.
   
• Flexível e integrado: crie campos personalizados para alinhar-se com suas políticas internas de recuperação e, se também estiver usando InvGate Service Management, automatize os fluxos de trabalho relacionados, como o offboarding ou a substituição de ativos.

Dicas e boas práticas de recuperação de ativos de TI

Antes de encerrar, aqui estão três dicas simples, mas poderosas, para tornar seu processo de recuperação de ativos de TI mais suave, seguro e eficaz:

• Use um software de Gestão de Ativos de TI: uma ferramenta ITAM dedicada ajuda a centralizar os dados, automatizar alertas, monitorar a integridade dos ativos e documentar cada etapa - tudo em um só lugar!
• Faça da recuperação parte de sua estratégia de ciclo de vida: inclua-a no planejamento do ciclo de vida do seu ativo desde o primeiro dia, com políticas claras, acionadores e funções definidas desde o início.
• Priorize o descarte seguro e responsável: seja para reutilizar, revender ou reciclar, certifique-se de que os dados sejam limpos e que o processo esteja em conformidade com os padrões relevantes. Trabalhe somente com parceiros certificados.