Gestión de Activos de IT (ITAM)

La Gestión de Activos de IT (ITAM) es el proceso de planificación y gestión del ciclo de vida completo de todos los activos informáticos. En otras palabras, constituye el marco que permite a las organizaciones realizar un seguimiento del software y hardware, desde su adquisición hasta su eliminación, garantizando que nada se pierda y que no se malgaste el dinero.

Si bien ITAM fue algo desatendida dentro de la Gestión de Servicios de IT (ITSM), durante los últimos años su adopción se ha extendido debido a que las organizaciones del rubro informático comenzaron a entender el perjuicio que implica malgastar recursos vinculados a los activos.

El gran interés se registra en un contexto de crecimiento generalizado del mercado de software de ITAM, que fue valuado en 6,60 mil millones de dólares en el año 2022, con una tasa de desarrollo anual compuesta estimada del 7,91% para el período que abarca desde 2023 hasta 2030. Según las previsiones, se espera que este sector alcance un valor de 12,140 mil millones de dólares para el final de ese lapso de tiempo.

Para seguir esta tendencia y aprovechar los beneficios que puede aportar ITAM a tu organización, creamos esta guía que repasa todos los detalles del marco de trabajo de la Gestión de Activos de IT, así como su relación con ITSM, los procesos, las mejores prácticas y las herramientas de implementación.

¡Comencemos!

¿Qué es la Gestión de Activos de IT (ITAM)?

Ampliando la definición de ITAM (del inglés, IT Asset Management) mencionada anteriormente, la Gestión de Activos de IT es la práctica de gestionar los activos de tecnología de la información de una organización a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su adquisición hasta su eliminación.

Su objetivo principal es optimizar el valor de las inversiones en IT en una organización, minimizando al mismo tiempo los riesgos asociados a su uso. ITIL -el cuerpo más popular de las mejores prácticas de la Gestión de Servicios- afirma que sirve a múltiples propósitos, entre ellos:

• Maximización del valor.
• Control de costos.
• Gestión de riesgos.
• Apoyo a la toma de decisiones sobre la compra, reutilización, retirada y eliminación de activos de IT.
• Cumplimiento normativo y contractual.

Pero antes de seguir adelante, necesitamos establecer qué es un activo en este contexto.

¿Qué es un activo de IT?

Los activos de IT constituyen los recursos tangibles o intangibles de una organización que sustentan las operaciones e infraestructura informáticas. Incluyen todos los componentes relacionados con la tecnología que poseen, operan o gestionan las empresas para dar soporte a los procesos y procedimientos de su negocio.

En el ámbito de ITAM, los activos involucrados son los siguientes:

• Hardware - PCs de escritorio, laptops, impresoras y otros periféricos, dispositivos móviles, así como hardware de centros de datos (por ejemplo, servidores, almacenamiento y sistemas de fuentes ininterrumpidas) y equipos de red y telecomunicaciones (routers, equilibradores de carga, conmutadores y equipos de VoIP/videoconferencia).
• Software - Instalado tanto en el hardware físico como en máquinas virtuales o virtual machines (VMs) en todos los entornos, incluidos sistemas operativos, middleware, aplicaciones de servidor y personales.
• Activos basados en la nube - Aunque son proporcionados y gestionados por terceros, también conllevan obligaciones y requisitos de ITAM para el cliente. En este caso, involucra las licencias de software y las suscripciones.
• Datos - Información corporativa que requiere protección frente a filtraciones y ciberataques, así como la conformidad de los datos (especialmente relevante a la hora de crear un inventario según la norma ISO 27001).

ITAM vs. ITSM: ¿Cuál es la diferencia?

Por varias razones resulta fundamental contar con una Gestión de Activos de IT en cualquier empresa, ya sea grande o pequeña. Por un lado, proporciona una única fuente de verdad: un inventario de IT completo y actualizado que les permite saber qué poseen o alquilan, el Coste Total de Propiedad de sus activos y su estado actual.

En línea con esto, la implementación de un marco ITAM reduce la posibilidad de malgastar los recursos, incluidos los costos de adquisición innecesarios, los de soporte y mantenimiento tercerizados, el “shelf-ware” y el mantenimiento interno de activos que deberían haberse dado de baja. De este modo, se optimizan las inversiones empresariales y se ahorra dinero en software y hardware no utilizado.

Por último, mejora la productividad y respalda todas las demás prácticas de ITIL, como la Gestión de Incidentes, la Gestión de Problemas y la Gestión de Cambios.

ITAM vs. ITSM: ¿Cuál es la diferencia?

Si bien ITAM e ITSM se abordaron tradicionalmente como disciplinas de gestión de IT separadas, siempre existió superposición de tareas. En 2019, la primera se incorporó a la guía de mejores prácticas de Gestión de Servicios de IT de ITIL 4 como una de sus 34 prácticas de gestión.

En cuanto a las diferencias clave entre ITAM e ITSM, destacamos las siguientes:

• Los activos difieren de los servicios. Por ejemplo, una PC de escritorio es distinta a una prestación gestionada.
• Organizaciones diferentes crearon los lineamientos de las mejores prácticas para ITAM e ITSM, hasta el momento en que ITIL 4 conformó una guía de Gestión de Activos de IT para los profesionales de ITSM.
• Sus objetivos también son disímiles, ya que este último se centra en implementar y gestionar servicios de IT de calidad, mientras que ITAM se focaliza en controlar el ciclo de vida de los activos informáticos.

A pesar de estas diferencias, ITAM e ITSM deben considerarse prácticas complementarias más que competidoras, sobre todo porque los servicios informáticos suelen construirse a partir de los activos de IT.

Alinear ITAM con ITSM

En muchos escenarios, tanto la Gestión de Activos de IT como la Gestión de Servicios de IT se potencian mutuamente. Si bien es común adoptarlos como dos ecosistemas separados, resulta mejor planificar y fomentar el trabajo en tándem.

Aquí, algunos ejemplos de cómo alinear ITAM con ITSM:

• Combina el software de help desk con una herramienta de Gestión de Activos para proporcionarle a tu equipo de soporte informático datos centralizados sobre el estado de IT de la organización, mejorando su visibilidad y productividad.
• Las capacidades y los datos de ITAM pueden satisfacer varias necesidades de ITSM. Mientras que la Gestión de la Configuración de Servicios no otorga esta posibilidad.
• La Gestión de Activos de IT proporciona datos para mejorar los tiempos de resolución de los incidentes y para comprender la causa raíz así como las posibles soluciones de un problema.
• Permite que los empleados autoevalúen sus activos informáticos a través del portal de autoservicio de IT.
• Aprovecha los datos de ITAM para ayudar a que los proyectos de actualización tecnológica se desarrollen sin problemas (sobre todo si no se dispone de una CMDB eficaz).

4 ventajas de la Gestión de Activos de IT

Para muchas organizaciones, la principal motivación para disponer de datos precisos de los activos es financiera: apuntan a reducir los costos y/o optimizar el uso de los activos. Sin embargo, la Gestión de Activos de IT conlleva otros beneficios, que enumeramos a continuación.

1. Inventario unificado

Uno de los beneficios más significativos de ITAM es que te permite disponer de un inventario unificado de IT completo para acceder al software y hardware, así como a sus usuarios, ubicaciones y contratos, e incluso a los activos no informáticos. Además, nunca se desactualiza (como sí ocurre cuando se utiliza Excel para la Gestión de Activos de IT).

Además, una vez que tu inventario de IT esté en funcionamiento, puedes crear una CMDB para asignar sus relaciones. De esta forma, detectarás los activos afectados en caso de inactividad y la causa raíz, los usuarios afectados serán notificados rápidamente, encontrarás soluciones alternativas y resolverás el problema en menos tiempo.

2. Cumplimiento de las licencias de software

La Gestión de Activos de IT también es útil para cumplir con los requisitos de licencias y estar preparado para las auditorías de software.

Mediante la instalación de un agente que informe periódicamente sobre el software operativo en tus dispositivos de red, sabrás en tiempo real el número de licencias que están en uso, cuáles se encuentran vacantes y, si tu herramienta de ITAM tiene funciones de Medición de Software, en qué medida se están utilizando.

Además, si la plataforma dispone de capacidades de Gestión del ciclo de vida de los contratos, conocerás los términos de los acuerdos de licencia y su fecha de vencimiento. De este modo, tendrás la posibilidad de automatizar recordatorios de expiración para anticiparte a las renovaciones, eliminando cualquier riesgo de multas o sanciones.

3. Seguridad mejorada

ITAM contribuye a la seguridad informática en dos áreas principales. Al monitorear regularmente tu red, detecta activos no autorizados y evita el shadow IT. Así, se garantiza que se rastree todo aquello que ingrese en tu perímetro de seguridad.

Por otro lado, las soluciones de Gestión de Activos de IT también te permiten idear una estrategia de Patch Management para desplegar a tiempo y evitar brechas de seguridad.

4. Decisiones basadas en datos

Y, por último, la Gestión de Activos de IT proporciona información valiosa para ayudarte a tomar decisiones basadas en datos, y no sólo en el sentido común o el instinto. Sólo debes elegir las métricas de ITAM más adecuadas, crear paneles para acceder a las estadísticas en tiempo real y automatizar los reportes para conocer el estado de tus activos en un período concreto.

Procesos de ITAM

ITAM puede desglosarse en dos procesos principales para los múltiples activos informáticos que la componen: Gestión de Activos de Hardware y Gestión de Activos de Software. Veamos más detenidamente cada uno de ellos.

Gestión de Activos de Hardware (HAM)

Como su nombre lo indica, la Gestión de Activos de Hardware Hardware Asset Management (HAM) monitorea los activos de hardware de IT. En concreto, supervisa todos los componentes físicos que constituyen tu entorno durante las nueve etapas de HAM.

Gestión de Activos de Software (SAM)

La Gestión de Activos de Software o Software Assets Management (SAM) gestiona el otro universo de activos de IT que forma ITAM: el software. En concreto, se ocupa de la adquisición, desarrollo, lanzamiento, despliegue, mantenimiento y eventual retirada de este tipo de activos.

Cómo implementar una estrategia de Gestión de Activos de IT

La Gestión de Activos de IT implica una serie de actividades, incluyendo el descubrimiento de activos, el seguimiento y la gestión de inventario, así como la planificación, adquisición, despliegue, mantenimiento y retirada de activos informáticos. Además, abarca una variedad de disciplinas, como la Gestión Financiera, las compras, las licencias de software, el cumplimiento, la seguridad y la Gestión de Riesgos.

Por lo tanto, debes contar con una estrategia de Gestión de Activos de IT desde el principio para coordinar todos esos aspectos tan disímiles. Recuerda que ITAM es una práctica proactiva: no es sólo para reaccionar a los problemas cuando surgen, sino para adelantarse a ellos.

Todos los beneficios y capacidades que enumeramos en esta guía requieren un plan que lo sigas paso a paso. Ahora bien, ¿por dónde comenzar? Básicamente, por el principio, incluso antes de decidir invertir en una herramienta de ITAM. Te ayudará a determinar no sólo la necesidad de dicha solución, sino también sobre las capacidades requeridas.

Los estadíos básicos para desarrollar una estrategia de ITAM son los siguientes:

• Comprender la necesidad de la Gestión de Activos de IT en tu organización - Apreciar las muchas funciones que desempeñan sus capacidades y los beneficios que aportan como resultado. Esto guiará la creación de tu plan, la definición de tus objetivos y las personas/equipos involucrados.
• Acordar el alcance y el enfoque inicial - Identifica qué virtudes ofrecerá de la lista de oportunidades. Por ejemplo, supongamos que tu organización busca reducir los costos de los activos de IT a corto plazo. En este caso, puedes utilizar ITAM para evitar el gasto en nuevos activos a menos que sea absolutamente indispensable.
• Elaborar un inventario de activos - El éxito de ITAM dependerá de que dispongas de una fuente centralizada y confiable de información sobre los activos informáticos. Por lo tanto, comienza por encontrar los inventarios/registros existentes. Es probable que estén incompletos y sean inexactos, pero constituye un buen punto de partida.
• Crear una política y establecer procesos definidos - Dota a tu práctica de una estructura sólida para evitar posibles confusiones. Además, diseña las estrategias para analizar el rendimiento y la utilización de tus activos.
• Utilizar métricas acordadas para medir el éxito - Define los KPIs y los criterios para evaluar los avances de tu plan de acuerdo con tus objetivos iniciales. Esto trae varias ventajas, como ahorros financieros, mayor eficiencia, mejora de la gobernanza y el cumplimiento, y optimización de la productividad y la experiencia de los empleados.
• Implementar una cultura de mejora continua - La Gestión de Activos de IT no se aplica una vez y para siempre. Para que sea proactiva, es fundamental estar al tanto de los datos para detectar las oportunidades de optimización en cuanto surgen.

6 características imprescindibles del software de Gestión de Activos de IT

Si estás convencido de comenzar a trabajar en tu estrategia, necesitas un software de Gestión de Activos de IT para alcanzar el éxito. Como ya sabes, no conseguirás nada de lo mencionado con una hoja de cálculo: es desordenada, incompleta, carece de actualización y de automatización, entre otros muchos inconvenientes.

Por el contrario, una solución de ITAM -que cuente con las funciones adecuadas- te ayuda a conciliar las licencias con los servicios, a mejorar la seguridad en tu entorno de usuario final y a reducir los gastos.

Así que profundicemos sobre las características imprescindibles de las soluciones de Gestión de Activos de IT. Además, si necesitas ayuda con la implementación, esta checklist de ITAM te resultará útil.

1. Gestión de inventario

Una plataforma de Gestión de Activos de IT debe proporcionar a los usuarios un inventario completo, así como múltiples formas de completarlo (como un agente, una función de Descubrimiento de Red sincronización en la nube y carga de archivos).

2. Gestión del software

Una CMDB es otra característica imprescindible para saber cómo se relacionan visualmente tus activos de IT, qué puede verse afectado en caso de tiempo de inactividad, además de mejorar los requisitos de seguridad y cumplimiento de tu organización.

3. CMDB

Una CMDB es otra característica imprescindible para saber cómo se relacionan visualmente tus activos de IT, qué puede verse afectado en caso de tiempo de inactividad, además de mejorar los requisitos de seguridad y cumplimiento de tu organización.

4. Automatización

La automatización es otro de los ítems infaltables en el mundo actual. Si la Gestión de Activos de IT parece compleja, la automatización la hace sencilla y mejor. Además, te permite conocer la salud de tus activos y la caducidad de los contratos, entre otros aspectos esenciales.

5. Reportes

Un software de Gestión de Activos de IT debe recopilar los datos y también organizarlos de forma exhaustiva, para que puedas ahorrar tiempo de trabajo. Nuestro consejo es que busques herramientas que ofrezcan paneles personalizables y reportes automatizados.

6. Integración con herramientas de ITSM

Si quieres aumentar aún más el ROI de tu software de ITAM, asegúrate de que se integra perfectamente con tu service desk (si es nativa, ¡aún mejor!). Al hacerlo, tus agentes accederán a la información de los activos que necesitan para resolver una solicitud, y tú podrás crear flujos de trabajo completos que desencadenen acciones en tu herramienta de Gestión de Activos de IT desde el help desk.

Implementación de una estrategia de ITAM con InvGate Insight

Aunque la Gestión de Activos de IT puede parecer abrumadora, existen dos claves que harán que sea fluida: una estrategia sólida y una solución robusta.

Por lo tanto, si desarrollas el primer punto, ¡tenemos cubierto el segundo!: InvGate Insight cuenta con todas las funciones mencionadas anteriormente para ayudarte en las siguientes tareas:

• Organizar tu inventario de IT en sólo 24 horas.
• Gestionar tus activos, desde la compra hasta la eliminación.
• Estar preparado para auditorías de software.
• Extraer datos para tomar decisiones informadas.

Además, su interfaz fácil de usar hace que la implementación sea rápida y sin inconvenientes, aumentando las tasas de adopción de tu equipo.

Y, por supuesto, se integra de forma nativa con InvGate Service Desk para que tus agentes puedan beneficiarse de tener una plataforma centralizada para acceder a los datos de los activos dentro de un ticket y desencadenar acciones sobre Insight desde los flujos de trabajo de Service Desk.

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Mejores prácticas de Gestión de Activos de IT

Nuestra última parada antes de terminar tiene como objetivo proporcionarte algunas de las mejores prácticas de ITAM para que su implementación sea mucho más sencilla.

Cuando desarrolles tu plan, recuerda lo siguiente:

• "Comienza donde estés" - Esta frase la tomamos prestada de los siete principios rectores de ITIL 4. No es necesario empezar desde cero; de hecho, es probable que ya tengas algo para aprovechar, como una lista de hardware en Excel o Google Sheets o algunos detalles de activos registrados por el service desk o una herramienta de escaneo de red.
• Identifica victorias rápidas - Detecta activos infrautilizados para su redistribución o problemas con los procedimientos de baja de tu organización.
• Capacita a tus gestores de activos informáticos en las mejores prácticas - Asegúrate de que comprenden la importancia de ITAM y su papel para garantizar su éxito. Sería una buena idea incentivarlos a que se certifiquen en Gestión de Activos de IT.

Conclusión

Hoy en día, es imposible dirigir una empresa sin activos informáticos. Por lo tanto, debes manejarlos de forma consciente y proactiva. Y la Gestión de Activos de IT te permite hacer exactamente eso.

Implementar una estrategia de ITAM es la mejor forma de garantizar que tu empresa:

• No malgaste dinero en recursos innecesarios.
• Asigne los activos de software y hardware de forma inteligente.
• Disponga de una red segura con dispositivos parcheados.
• Cumpla los requisitos del sector y de auditoría.
• Base sus decisiones en datos y perspectivas confiables.

Desde hace un tiempo, la Gestión ITAM se convirtió en una práctica indispensable para todas las organizaciones, independientemente de su tamaño, ubicación o sector. Si aún no exploraste sus posibilidades, aquí tiene toda la información que necesitas para comenzar.

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