O Guia Definitivo do Gerenciamento de Ativos de IT (ITAM)

O Guia Definitivo do Gerenciamento de Ativos de IT (ITAM)

O Gerenciamento de Ativos de IT (ITAM) é o processo de planejamento e gestão de todo o ciclo de vida dos ativos de TI. Em outras palavras, é o framework que permite às organizações rastrear o software e o hardware, desde sua aquisição até sua disposição final, garantindo que nada seja perdido e que o dinheiro seja bem investido.

Embora o ITAM tenha sido subvalorizado dentro do Gerenciamento de Serviços de IT (ITSM), sua adoção cresceu nos últimos anos, à medida que as organizações de TI perceberam o impacto de desperdiçar recursos relacionados aos ativos. Esse interesse ocorre em um contexto de expansão do mercado de software de ITAM, que foi avaliado em 6,6 bilhões de dólares em 2022 e deve crescer a uma taxa anual de 7,91% até 2030, podendo atingir um valor de 12,14 bilhões de dólares ao final desse período.

Para ajudar sua organização a acompanhar essa tendência e aproveitar os benefícios do ITAM, preparamos este guia completo sobre o Gerenciamento de Ativos de IT, cobrindo desde sua relação com o ITSM, até processos, melhores práticas e ferramentas de implementação.

Vamos começar!

O que é Gerenciamento de Ativos de IT (ITAM)?

Expandindo a definição de ITAM anteriormente mencionada, o Gerenciamento de Ativos de IT é a prática de gerenciar os ativos de tecnologia da informação de uma organização ao longo de todo o seu ciclo de vida, desde a aquisição até a disposição.

O objetivo principal é otimizar o valor dos investimentos em TI, minimizando os riscos associados ao seu uso. De acordo com o ITIL – o framework de melhores práticas mais popular em Gestão de Serviços – o ITAM serve para vários propósitos, como:

• Maximização do valor dos ativos.
• Controle de custos.
• Gestão de riscos.
• Apoio na tomada de decisões sobre compra, reutilização, descarte e disposição de ativos de IT.
• Conformidade normativa e contratual.

Mas antes de seguir adiante, precisamos estabelecer o que é um ativo nesse contexto.

O que é um ativo de TI?

Os ativos de TI constituem os recursos tangíveis ou intangíveis de uma organização que sustentam as operações e a infraestrutura de tecnologia da informação. Incluem todos os componentes relacionados à tecnologia que as empresas possuem, operam ou gerenciam para dar suporte aos processos e procedimentos de seus negócios.

No âmbito do ITAM, os ativos envolvidos são os seguintes:

• Hardware - PCs de mesa, laptops, impressoras e outros periféricos, dispositivos móveis, assim como hardware de centros de dados (por exemplo, servidores, armazenamento e sistemas de fontes ininterruptas) e equipamentos de rede e telecomunicações (roteadores, balanceadores de carga, switches e equipamentos de VoIP/videoconferência).
• Software - Instalado tanto no hardware físico quanto em máquinas virtuais (VMs) em todos os ambientes, incluindo sistemas operacionais, middleware, aplicações de servidor e pessoais.
• Ativos baseados em nuvem - Embora sejam fornecidos e gerenciados por terceiros, também acarretam obrigações e requisitos de ITAM para o cliente. Neste caso, envolve licenças de software e assinaturas.
• Dados - Informações corporativas que requerem proteção contra vazamentos e ciberataques, assim como conformidade de dados (especialmente relevante ao criar um inventário de acordo com a norma ISO 27001).

A importância da Gestão de Ativos de TI

Por várias razões, é fundamental contar com uma Gestão de Ativos de TI em qualquer empresa, seja grande ou pequena. Por um lado, fornece uma única fonte de verdade: um inventário de TI completo e atualizado que permite saber o que possuem ou alugam, o Custo Total de Propriedade de seus ativos e seu estado atual.

Alinhado a isso, a implementação de uma estrutura de ITAM reduz a possibilidade de desperdício de recursos, incluindo custos de aquisição desnecessários, custos de suporte e manutenção terceirizados, o “shelf-ware” e a manutenção interna de ativos que deveriam ter sido descontinuados. Assim, os investimentos empresariais são otimizados e economiza-se dinheiro em software e hardware não utilizados.

Por fim, melhora a produtividade e apoia todas as demais práticas do ITIL, como a Gestão de Incidentes, a Gestão de Problemas e a Gestão de Mudanças.

Leitura recomendada

Gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI: Os 9 estágios para gerenciar seus ativos de TI

ITAM vs. ITSM: Qual é a diferença?

Embora ITAM e ITSM tenham sido tradicionalmente abordados como disciplinas de gestão de TI separadas, sempre houve sobreposição de tarefas. Em 2019, a primeira foi incorporada ao guia de melhores práticas de Gestão de Serviços de TI do ITIL 4 como uma de suas 34 práticas de gestão.

Em relação às diferenças-chave entre ITAM e ITSM, destacamos as seguintes:

• Os ativos diferem dos serviços. Por exemplo, um PC de mesa é distinto de um serviço gerenciado.
• Organizações diferentes criaram as diretrizes de melhores práticas para ITAM e ITSM, até o momento em que o ITIL 4 formou um guia de Gestão de Ativos de TI para os profissionais de ITSM.
• Seus objetivos também são diferentes, uma vez que o último se concentra em implementar e gerenciar serviços de TI de qualidade, enquanto o ITAM foca no controle do ciclo de vida dos ativos de TI.

4 vantagens da Gestão de Ativos de TI

Processos de ITAM

Como implementar uma estratégia de Gestão de Ativos de TI

A Gestão de Ativos de TI envolve uma série de atividades, incluindo a descoberta de ativos, o acompanhamento e a gestão de inventário, bem como o planejamento, aquisição, implantação, manutenção e retirada de ativos de tecnologia da informação. Além disso, abrange uma variedade de disciplinas, como Gestão Financeira, compras, licenças de software, conformidade, segurança e Gestão de Riscos.

Portanto, você deve ter uma estratégia de Gestão de Ativos de TI desde o início para coordenar todos esses aspectos tão distintos. Lembre-se de que o ITAM é uma prática proativa: não serve apenas para reagir a problemas quando surgem, mas para se antecipar a eles.

Todos os benefícios e capacidades que enumeramos neste guia exigem um plano que você siga passo a passo. Agora, por onde começar? Basicamente, pelo princípio, mesmo antes de decidir investir em uma ferramenta de ITAM. Isso ajudará a determinar não apenas a necessidade dessa solução, mas também as capacidades requeridas.

Os estágios básicos para desenvolver uma estratégia de ITAM são os seguintes:

1. Compreender a necessidade da Gestão de Ativos de TI em sua organização - Reconhecer as muitas funções que suas capacidades desempenham e os benefícios que trazem como resultado. Isso guiará a criação do seu plano, a definição de seus objetivos e as pessoas/equipes envolvidas.
2. Acordar o escopo e a abordagem inicial - Identifique quais virtudes oferecerá da lista de oportunidades. Por exemplo, suponha que sua organização busca reduzir os custos dos ativos de TI a curto prazo. Nesse caso, você pode usar o ITAM para evitar gastos com novos ativos, a menos que seja absolutamente indispensável.
3. Elaborar um inventário de ativos - O sucesso do ITAM dependerá de ter uma fonte centralizada e confiável de informações sobre os ativos de tecnologia da informação. Portanto, comece encontrando os inventários/registros existentes. É provável que estejam incompletos e imprecisos, mas constituem um bom ponto de partida.
4. Criar uma política e estabelecer processos definidos - Dê à sua prática uma estrutura sólida para evitar possíveis confusões. Além disso, desenhe estratégias para analisar o desempenho e a utilização de seus ativos.
5. Utilizar métricas acordadas para medir o sucesso - Defina os KPIs e os critérios para avaliar os avanços do seu plano de acordo com seus objetivos iniciais. Isso traz várias vantagens, como economias financeiras, maior eficiência, melhoria na governança e conformidade, e otimização da produtividade e da experiência dos funcionários.
6. Implementar uma cultura de melhoria contínua - A Gestão de Ativos de TI não é aplicada uma vez e para sempre. Para que seja proativa, é fundamental estar atento aos dados para detectar as oportunidades de otimização assim que surgirem.

6 características imprescindíveis do software de Gestão de Ativos de TI

Se você está convencido a começar a trabalhar em sua estratégia, precisa de um software de Gestão de Ativos de TI para alcançar o sucesso. Como você já sabe, não conseguirá nada do que foi mencionado com uma planilha: ela é desorganizada, incompleta, carece de atualização e automação, entre muitos outros inconvenientes.

Por outro lado, uma solução de ITAM – que tenha as funções adequadas – ajuda a conciliar licenças com serviços, melhora a segurança em seu ambiente de usuário final e reduz gastos.

Então, vamos nos aprofundar nas características essenciais das soluções de Gestão de Ativos de TI. Além disso, se precisar de ajuda com a implementação, esta checklist de ITAM será útil.

1. Gestão de inventário

Uma plataforma de Gestão de Ativos de TI deve fornecer aos usuários um inventário completo, bem como várias formas de completá-lo (como um agente, uma função de Descoberta de Rede, sincronização na nuvem e upload de arquivos).

2. Gestão de software

Ela também deve oferecer várias funções relacionadas ao SAM. Por exemplo, medição de software para entender quanto suas licenças estão sendo utilizadas e implantação para instalar e atualizar software de forma remota.

3. CMDB

Uma CMDB é outra característica imprescindível para saber como seus ativos de TI se relacionam visualmente, o que pode ser afetado em caso de inatividade, além de melhorar os requisitos de segurança e conformidade de sua organização.

4. Automação

A automação é outro item essencial no mundo atual. Se a Gestão de Ativos de TI parecer complexa, a automação a torna simples e melhor. Além disso, permite que você conheça a saúde de seus ativos e a expiração dos contratos, entre outros aspectos essenciais.

5. Relatórios

Ter um software que não apenas compila seus dados de ativos, mas também os organiza de maneira completa, economiza horas incalculáveis de trabalho. Por exemplo, acompanhar os custos do ciclo de vida dos ativos se torna simples, permitindo que você tome decisões informadas. Nossa recomendação é procurar ferramentas que ofereçam painéis personalizáveis e relatórios automatizados, que podem ajudar a monitorar gastos, identificar tendências e otimizar sua estratégia de Gestão de Ativos.

Implementação de uma estratégia de ITAM com InvGate Insight

Embora a Gestão de Ativos de TI possa parecer esmagadora, existem duas chaves que farão com que seja fluida: uma estratégia sólida e uma solução robusta.

Portanto, se você desenvolver o primeiro ponto, temos o segundo coberto!: O InvGate Asset Management conta com todas as funções mencionadas anteriormente para ajudá-lo nas seguintes tarefas:

• Organizar seu inventário de TI em apenas 24 horas.
• Gerenciar seus ativos, desde a compra até a eliminação.
• Estar preparado para auditorias de software.
• Extrair dados para tomar decisões informadas.

Além disso, sua interface fácil de usar torna a implementação rápida e sem complicações, aumentando as taxas de adoção de sua equipe.

E, claro, se integra nativamente ao InvGate Service Management para que seus agentes possam se beneficiar de ter uma plataforma centralizada para acessar os dados dos ativos dentro de um ticket e desencadear ações sobre o Insight a partir dos fluxos de trabalho do Service Desk.

Se você deseja explorar como o Insight pode ajudar, solicite um teste gratuito de 30 dias!

Melhores práticas de Gestão de Ativos de TI

Nossa última parada antes de encerrar visa fornecer algumas das melhores práticas de ITAM para que sua implementação seja muito mais simples.

Ao desenvolver seu plano, lembre-se do seguinte:

1. “Comece onde você está” - Esta frase é emprestada dos sete princípios orientadores do ITIL 4. Não é necessário começar do zero; de fato, é provável que você já tenha algo para aproveitar, como uma lista de hardware no Excel ou Google Sheets, ou alguns detalhes de ativos registrados pelo service desk ou por uma ferramenta de varredura de rede.
2. Identifique vitórias rápidas - Detecte ativos subutilizados para redistribuição ou problemas com os procedimentos de baixa em sua organização.
3. Treine seus gerentes de ativos de TI nas melhores práticas - Certifique-se de que eles compreendam a importância do ITAM e seu papel para garantir seu sucesso. Seria uma boa ideia incentivá-los a se certificarem em Gestão de Ativos de TI.