O que é ITAM? IT Asset Management, explicado

ITAM, do inglês Information Technology Asset Management (Gestão de Ativos de TI), é o processo de acompanhar todos os ativos TI que uma organização possui para garantir que sejam utilizados de forma eficiente, permaneçam seguros e estejam em conformidade com as regras da empresa.

Mas, o que qualifica um ativo de TI? Simplificando, um ativo de TI é qualquer hardware, software, serviço baseado em nuvem ou informação que uma organização valoriza, possui e depende para dar suporte à sua infraestrutura de TI e às operações do negócio.

Existem vários tipos de ativos TI, que vão desde dispositivos físicos, como laptops, servidores e equipamentos de rede, até ativos digitais, como licenças de software e assinaturas de serviços em nuvem.

A palavra-chave aqui é valor. Os ativos TI têm valor para um negócio e, por isso, precisam ser gerenciados adequadamente por meio de uma abordagem proativa de ITAM. Isso inclui supervisionar todo o ciclo de vida do ativo de TI – desde o momento em que é adquirido até sua aposentadoria ou substituição – para garantir o melhor desempenho, eficiência de custos e conformidade ao longo de sua vida útil.

A importância do ITAM

Não há dúvidas de que o ITAM é essencial – e isso não é apenas uma opinião pessoal, mas uma realidade refletida no crescente investimento das organizações em soluções de ITAM. De acordo com a Technavio, o mercado de software de ITAM deve crescer 9% em 2025. Por quê? Devido à rápida adoção de ferramentas de ITAM e à crescente importância do rastreamento de ativos.

Isso acontece porque o ITAM ajuda as empresas a economizar dinheiro, melhorar a eficiência e reduzir riscos, mantendo os ativos de TI organizados e otimizados. Veja como ele pode impactar positivamente o seu negócio:

• Reduz custos e elimina desperdícios.
• Proporciona visibilidade e controle sobre seus ativos de TI.
• Melhora a segurança e a conformidade.
• Apoia outros processos de Gerenciamento de Serviços de TI (ITSM).
• Aumenta a produtividade.

Com o ITAM, as empresas ganham controle, reduzem riscos e tomam decisões mais inteligentes – impulsionando, no fim das contas, eficiência e inovação.

Os processos de ITAM

Dividi o ITAM em dois processos principais, de acordo com os diferentes tipos de ativos de TI que o compõem: Gestão de Ativos de Hardware (HAM) e Gestão Ativos de Software (SAM). Essas duas disciplinas trabalham juntas para garantir que tanto os ativos físicos quanto os digitais sejam devidamente rastreados, otimizados e alinhados com as necessidades do negócio.

"Você não pode fazer SAM sem HAM. Você precisa dos dois. E é aí que o ITAM entra em cena."

David Foxen, consultor líder na SAM Beast Consulting Ltd.

Episode 64 do Ticket Volume

Gestão de Ativos de Hardware (HAM)

A Gestão de Ativos de Hardware (HAM) é responsável pelo rastreamento e Gerenciamento de Ativos Físicos de TI, como computadores, servidores e equipamentos de rede, ao longo de todo o seu ciclo de vida, desde a aquisição até o descarte. Ele garante que o hardware seja mantido, atualizado e aposentado no momento certo, otimizando o desempenho e os custos.

Além disso, o HAM ajuda a prevenir a perda de ativos, reforça a segurança de TI ao gerenciar dispositivos desatualizados ou sem patches e se integra ao ITSM para agilizar solicitações e incidentes relacionados a hardware.

Gestão de Ativos de Software (SAM)

A Gestão de Ativos de Software (SAM) se concentra no controle e otimização de ativos de software, incluindo licenças, assinaturas e uso de aplicativos, garantindo conformidade e eficiência de custos. Ele ajuda as organizações a evitar gastos desnecessários com software não utilizado, reduzir riscos de não conformidade e garantir que apenas aplicações autorizadas sejam implantadas.

O SAM também desempenha um papel fundamental na segurança de TI, assegurando que os softwares estejam atualizados, devidamente licenciados e alinhados às normas e regulamentações.

Como fazer o IT Asset Management?

Não existe uma única maneira de abordar o ITAM, cada organização adapta sua estratégia conforme suas necessidades. Com tantas possibilidades, desenvolvi um processo padrão em três etapas que cobre as principais atividades presentes na maioria das estratégias de ITAM.

1. Desenvolver uma estratégia de ITAM

Uma estratégia bem-sucedida de ITAM começa com um plano claro alinhado aos objetivos do negócio.

O primeiro passo é avaliar a situação atual, identificando as práticas já existentes, possíveis lacunas e riscos na Gestão de Ativos de TI. Em seguida, é preciso definir políticas de ITAM para rastreamento, aquisição, uso e descarte de ativos.

Outro ponto essencial é a escolha das ferramentas certas, seja adotando um método manual, como planilhas do Excel, ou investindo em um software de ITAM dedicado, que proporciona automação e escalabilidade. Por fim, envolver stakeholders das áreas de TI, finanças, segurança e compras é fundamental para garantir colaboração e sucesso a longo prazo.

2. Implementação do IT Asset Management

Após definir a estratégia, o próximo passo é criar um inventário completo de ativos de TI, que servirá como base para o ITAM. As organizações precisam identificar e catalogar todos os ativos de TI, incluindo hardware, software, recursos em nuvem e dados.

Sua empresa pode já ter inventários ou categorias de ativos, mas eles podem estar desatualizados ou incompletos. No entanto, esses registros ainda podem ser um bom ponto de partida. Combinando esses dados com outros métodos de coleta de ativos, conforme a abordagem definida no primeiro passo, é possível construir um inventário mais preciso e atualizado.

Ferramentas de Gerenciamento de Inventário e um software ITAM oferecem mecanismos automatizados para detectar e rastrear ativos de TI com eficiência.

3. Maturidade do ITAM

A etapa final consiste em levar o ITAM além do rastreamento de inventário, passando a gerenciar todo o ciclo de vida dos ativos de TI, desde a aquisição até o descarte. Isso exige processos estruturados para compra, manutenção e aposentadoria de ativos.

O software de ITAM desempenha um papel fundamental nessa fase, automatizando tarefas críticas, como monitoramento de desempenho dos ativos, Gerenciamento de Renovações de Licenças e otimização de custos. Ele também se integra a processos de ITSM, como Gerenciamento de Incidentes, Problemas e Mudanças, melhorando a eficiência e a conformidade.

Por exemplo, uma empresa que inicia com um inventário básico pode ter dificuldades com hardwares obsoletos e renovações inesperadas de softwares. No entanto, ao amadurecer sua estratégia de ITAM, ela pode implementar um rastreamento automatizado, compras estruturadas e manutenção proativa, evitando gastos inesperados. Além disso, a integração com o ITSM permite que, quando um funcionário relate um problema em um dispositivo, a equipe de suporte tenha acesso imediato aos detalhes do ativo, acelerando a resolução e reduzindo o tempo de inatividade.

"Cada empresa tem um DNA diferente no que funciona para elas em ITAM. O que pode ser bom para uma empresa pode ser tóxico para outra."

Aaron Davenport, Software Asset Manager na HCA

Episódio 6 do Ticket Volume - IT Podcast

Exemplos práticos de ITAM em ação

Exemplos práticos da vida real nos ajudam a entender melhor a teoria que abordamos e como o Gerenciamento de TI pode trazer benefícios.

• Mirgor, uma das principais empresas de tecnologia e manufatura da Argentina, revolucionou sua estratégia de ITAM ao substituir planilhas por um software dedicado. Com a automação do rastreamento de ativos, integração com ferramentas de ITSM e alertas de contratos, a empresa economizou 2.500 horas de trabalho manual por ano, além de alcançar visibilidade em tempo real de 85% dos seus ativos.
   
• Camuzzi, a maior distribuidora de gás natural da Argentina, otimizou o rastreamento de ativos de TI para 3.000 dispositivos em 16 unidades de negócios. Antes de adotar o ITAM, as atualizações manuais resultavam em dados fragmentados, dificultando o planejamento do ciclo de vida dos ativos. Com a implementação de um software de ITAM, a empresa automatizou relatórios, melhorou a visibilidade e economizou mais de 1.000 horas por ano.
   
• Smartmatic, líder global em tecnologia eleitoral, centralizou suas operações de TI ao integrar ITSM e ITAM. Com a implementação de um Banco de Dados de Gerenciamento de Configuração (CMDB), a empresa consolidou dados de inventário, automatizou fluxos de trabalho e aprimorou o rastreamento de ativos, garantindo mais conformidade e eficiência operacional.

Esses exemplos mostram como uma estratégia bem executada de ITAM pode gerar benefícios reais para as organizações. No entanto, essas são apenas algumas das inúmeras práticas e possibilidades que um ITAM eficaz pode oferecer.

Software ITAM

Não há nada estritamente errado em usar o Excel para Gestão de Ativos de TI. No entanto, como vimos nos exemplos anteriores, métodos manuais como planilhas rapidamente se tornam obsoletos e ineficientes, resultando em registros imprecisos e desperdício de recursos.

O software de ITAM resolve esses desafios ao automatizar diversas tarefas e processos, garantindo um gerenciamento mais preciso e eficiente.

Com tantas opções disponíveis, as soluções de ITAM variam em recursos e capacidades, mas todas compartilham funcionalidades essenciais para um gerenciamento eficaz de ativos, como:

• Visibilidade completa dos ativos.
• Monitoramento automatizado de desempenho e status.
• Ferramentas para otimização de recursos de TI.
• Maior controle, conformidade e eficiência de custos.

Sabemos que escolher a ferramenta certa nem sempre é fácil. Antes de tomar uma decisão, é importante avaliar se esta é realmente a melhor escolha para você, sua equipe e sua organização. Como saber se é hora de adotar um software de ITAM? Veja alguns sinais:

• O rastreamento manual de ativos está se tornando inviável.
• As planilhas estão constantemente desatualizadas ou imprecisas.
• Os gastos com hardware e software estão acima do necessário devido à falta de visibilidade.
• Os riscos de conformidade e segurança estão aumentando devido à falta de controle.
• As equipes estão desperdiçando tempo com tarefas repetitivas relacionadas a ativos.

Claro, você pode continuar usando planilhas ou até experimentar um software gratuito de ITAM, mas, a longo prazo, um sistema dedicado fará toda a diferença.

Deixe-me economizar alguns minutos da sua pesquisa. Com sua abordagem no-code e interface intuitiva, o InvGate Asset Management oferece uma solução completa para ITAM. Ele permite que as organizações construam um inventário completo de ativos de TI, suportem um Gerenciamento de Ciclo de Vida de Ativos totalmente automatizado e se integrem perfeitamente com ferramentas de ITSM. 

Certificações em IT Asset Management

Se você está buscando certificações oficiais em IT Asset Management e áreas relacionadas, há algumas opções disponíveis em português do Brasil. Aqui estão algumas das principais certificações reconhecidas no mercado brasileiro:

1. ITIL 4 Foundation – HDI Brasil: a certificação ITIL 4 Foundation oferecida pela HDI Brasil é um excelente ponto de partida para profissionais que desejam aprimorar seus conhecimentos em Gerenciamento de Serviços de TI, incluindo práticas essenciais para o ITAM.
2. ITIL 4 Foundation – PMG Academy: outra alternativa para obter a certificação ITIL 4 Foundation no Brasil é por meio da PMG Academy, que oferece cursos preparatórios para o exame em português, facilitando o aprendizado para profissionais brasileiros.
3. CompTIA A+: A CompTIA A+ é uma certificação reconhecida internacionalmente que cobre tópicos essenciais como suporte técnico, gerenciamento de hardware e software, além de segurança e redes. Embora não seja focada exclusivamente em ITAM, abrange conhecimentos fundamentais para esta prática.

Especialistas e influenciadores de ITAM para seguir

Outra forma de se manter atualizado e aprofundar seu conhecimento é acompanhar especialistas e profissionais do ITAM. Aqui estão alguns nomes que se destacam na área:

• Matt Beran - Sem surpresas aqui, já que o Matt é nosso especialista em produto e o apresentador do Ticket Volume - IT Podcast! Ele tem mais de 20 anos de experiência no campo, então sabe bem sobre o que está falando. Sua melhor característica? É uma pessoa muito acessível.
• David Foxen - Ele é um especialista em ITAM em suas duas principais práticas: HAM & SAM. É também fundador da SAM Beast Consulting Ltd e muito ativo no LinkedIn.
• Aaron Davenport - Aaron é especialista em SAM, especificamente em otimização de licenças para fornecedores como Microsoft, IBM, Oracle e Adobe. Tem uma sólida experiência em computação empresarial e processos de otimização.