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Cómo automatizar el proceso de préstamo de equipos de cómputo

Estandarizar el proceso de préstamo de equipos de cómputo facilita la gestión de reservas, evita conflictos y mantiene alineados tanto al equipo de IT como a los usuarios finales.

Con InvGate Service Management, puedes crear un flujo de trabajo que cubra todas las etapas, desde la solicitud hasta la devolución del equipo, integrándose al mismo tiempo con InvGate Asset Management.

#1. Configurar el proceso de préstamo

Captura de pantalla del menú de plantillas de procesos en InvGate Service Management con la opción de préstamo de activos seleccionada.

Puedes iniciar el proceso seleccionando la plantilla del proceso de Préstamo de Activos y adaptándola a tus necesidades (puedes descargar la vista previa de la plantilla aquí).

  1. Inicia sesión con un rol de administrador y ve a Configuración > Solicitudes > Procesos.
  2. Selecciona el proceso Préstamo de Activos de la lista de plantillas.
  3. Haz clic en Usar plantilla para abrirla en el Editor de Diagramas.
Tip: Desde el mismo menú de procesos también puedes crear un flujo de trabajo desde cero, importar flujos con extensión .sdw, o editar los ya existentes.

#2. Editar la plantilla del proceso de préstamo de activos

Captura de pantalla del editor de diagramas con parte del proceso de préstamo de activos en InvGate Service Management.

En el diagrama del flujo de trabajo, cada bloque define cómo funciona el proceso, quién lo gestiona y qué ven los usuarios. Haz doble clic en cualquier bloque para abrir su configuración y ajustar formularios, tareas e integraciones.

A continuación, los detalles de cada etapa.

1. Formulario inicial

El proceso comienza con un formulario donde los empleados envían su solicitud de préstamo:

  1. Fechas deseadas para el préstamo.
  2. El tipo de ítem de configuración (CI) que quieren solicitar.
  3. Comentarios adicionales (opcional).
Tip: Personaliza el formulario para recopilar información específica de tu organización, como centro de costos o ID de proyecto.

2. Cargar en calendario

Una vez enviada la solicitud, el sistema se conecta a tu calendario mediante API para registrar la reserva automáticamente. Esto evita reservas superpuestas y hace que el cronograma sea visible tanto para los usuarios como para el personal de IT.

3. Asignar tareas de IT

Captura de pantalla del paso de tareas IT “Configuración de préstamo” en el proceso de préstamo de activos en InvGate Service Management.

Este paso incluye una lista de tareas para que el departamento de IT prepare el equipo en préstamo, con descripción, fecha de vencimiento y responsable asignado.

Puedes configurar las tareas como opcionales para que se puedan omitir sin bloquear el flujo de trabajo. Además, con el interruptor de creación de tareas activado, permites agregar nuevas tareas durante la ejecución.

4. Asignar al usuario

El flujo de trabajo se integra con InvGate Asset Management para:

  1. Actualizar el estado del activo a Prestado.
  2. Asignar automáticamente al solicitante como propietario actual.
Tip: Si no usas InvGate Asset Management, puedes integrar tu propio sistema mediante llamadas API para realizar actualizaciones similares.

5. Recibir los equipos prestados

Cuando finaliza el período de préstamo, los agentes reciben tareas para gestionar la devolución:

  1. Confirmar la recepción del activo.
  2. Inspeccionar el estado del equipo.
  3. Registrar notas o seguimiento requerido.

6. Devolver al inventario

El ciclo concluye con otra llamada API a InvGate Asset Management:

  1. El estado del activo se actualiza a Listo para préstamo.
  2. Se elimina la asignación de propietario.
El equipo queda disponible para el siguiente usuario.

#3. Publica tu proceso de préstamo de equipos

Una vez que el flujo de trabajo de préstamo de activos esté listo:

  1. Haz clic en el ícono de guardar y regresa al menú de Procesos.
  2. Haz clic en Publicar versión para activar el proceso actualizado.
  3. Asigna el proceso a una categoría de solicitud, por ejemplo: IT > Solicitudes de préstamo.
  4. Haz clic en Asignar ahora.

A partir de ese momento, cualquier solicitud enviada en esa categoría seguirá el flujo de trabajo definido.