Contáctanos

Cómo configurar un proceso de onboarding de empleados

Un proceso de onboarding bien estructurado ayuda a que los nuevos empleados comiencen con las herramientas y recursos que necesitan. Con InvGate Service Management puedes automatizar todo el flujo de trabajo, ahorrar tiempo a RR. HH., IT y managers y mantener una experiencia consistente para los usuarios.

Habla con nuestro equipo de Ventas

Conéctate con un experto para entender cómo InvGate puede ayudarte.

Hablar con Ventas

#1. Configurar el proceso de onboarding de empleados

Captura de pantalla del menú de plantillas de procesos en InvGate Service Management con la opción de onboarding seleccionada.

La forma más sencilla de configurar un workflow para el onboarding de empleados es seleccionar la plantilla de “Alta de nuevo empleado” y adaptarla a tus necesidades (puedes descargar la vista previa de la plantilla desde aquí).

  1. Inicia sesión con un rol de administrador y ve a Configuración > Solicitudes > Procesos.
  2. Selecciona Alta de nuevo empleado de la lista de plantillas.
  3. Haz clic en Usar plantilla para verla en el editor de diagramas.

Tip: Desde Configuración > Solicitudes > Procesos también puedes crear nuevos flujos de trabajo desde cero (haciendo clic en “Agregar”), importar procesos con extensión .sdw o ver y editar los existentes.

Si la plantilla cubre lo que necesitas, puedes usarla tal cual. Si quieres adaptarla, sigue leyendo.

#2. Editar la plantilla de onboarding

Captura de pantalla del editor de diagramas con parte de un onboarding en InvGate Service Management.

En el editor de diagramas de flujo puedes definir cómo se comporta el proceso, quién lo gestiona y qué ve cada usuario. Haz doble clic en cualquier bloque para abrir su configuración y modificar formularios, tareas, aprobaciones y más.

Así funciona cada bloque:

  1. Formulario inicial – El flujo comienza con un formulario que reúne la información básica del nuevo empleado y la cadena de aprobación. Incluye datos como nombre, departamento, rol, fecha de inicio y documentos requeridos.

    2. Tip: Ajusta los campos según requisitos legales o internos de tu empresa.

  2. Formulario del manager – El manager completa más detalles: lugar de trabajo, dispositivos asignados y accesos a software o sistemas. Puedes definir que los campos sean obligatorios para que el flujo no avance sin datos clave.

    3. Tip: Usar listas predefinidas (modelos de laptop, ubicaciones de oficina) acelera el proceso y mantiene la información uniforme.

    Captura de pantalla del formulario de gerente para onboarding de empleados en InvGate Service Management.
  3. Aprobación de RR. HH. – RR. HH. revisa los datos y valida que todo esté correcto antes de iniciar el trabajo. Si algo falta, vuelve al manager; si está aprobado, el proceso sigue adelante.

    4. Tip: Puedes restringir la visibilidad de cada paso. Por ejemplo, que solo el grupo de RR. HH. vea esta etapa.

  4. Preparativos – Se asignan tareas en paralelo automáticamente a los equipos correspondientes: RR. HH. gestiona contratos y beneficios, IT prepara cuentas y dispositivos y Facilities (u otro equipo) organiza el espacio o envíos.
  5. Creación de cuentas – El sistema puede generar el perfil del empleado en herramientas como Azure AD, Google Workspace u Okta para que tenga acceso desde el primer día.
  6. Confirmar equipos – Cuando todo está listo, el nuevo empleado o su manager confirman que recibieron los dispositivos y que funcionan correctamente. Si hay un problema, regresa a IT para resolverlo.
  7. Gestión de Activos – Si usas InvGate Asset Management, estos bloques conectan el onboarding con el control de activos. Así el equipo de IT mantiene el registro de hardware actualizado. El template incluye:
    • Generar documento de asignación de activos: tarea para crear y compartir un documento con el equipo asignado (ej. laptop, teléfono, periféricos).
    • Actualizar inventario de activos asignados: vincula los equipos al empleado en InvGate Asset Management para registrar desde el inicio quién tiene qué.
  8. Notificación al manager – El manager recibe un correo con el resumen del onboarding, los equipos entregados y cualquier tarea pendiente.
    9. Captura de pantalla del correo de confirmación que cierra el proceso de onboarding en InvGate Service Management.
  9. Fin – El proceso se cierra al completar todos los pasos, con un registro completo guardado para futuras consultas.

#3. Publica tu proceso

Cuando tu proceso de onboarding esté listo:

  1. Haz clic en el ícono de Guardar y regresa al menú de procesos.
  2. Pulsa en Publicar versión para activar la actualización.
  3. Asígnalo a una categoría de solicitud, en este caso Recursos Humanos.
  4. Haz clic en Asignar ahora para aplicarlo.

A partir de ese momento, cualquier solicitud en esa categoría seguirá el flujo de trabajo actualizado.