Cómo configurar un proceso de onboarding de empleados

Los flujos de trabajo sin código eliminan esa complejidad. En lugar de depender de integraciones a medida o seguimientos manuales, defines el proceso de onboarding una sola vez y lo reutilizas. Con InvGate Service Management, las solicitudes avanzan automáticamente entre equipos y el progreso se mantiene visible de principio a fin.

¿Qué necesitas para implementar esta automatización?

Para automatizar el onboarding de empleados, primero necesitas un proceso bien definido, independiente de cualquier herramienta. Estos son los aspectos básicos que el proceso debería cubrir:

• Un único punto de entrada para el onboarding: una sola solicitud que recopile toda la información necesaria desde el inicio.
• Pasos y responsables claros: cada tarea del proceso tiene un responsable definido dentro de RR. HH., IT u otros equipos.
• Flujos condicionales: recorridos distintos según el rol, la ubicación o el tipo de contratación.
• Aprobaciones cuando corresponda: el acceso, el equipamiento o las licencias avanzan solo después de la autorización adecuada.
• Visibilidad del progreso: una vista clara de lo que está completo, pendiente o bloqueado.

InvGate Service Management te permite implementar esta estructura sin integraciones personalizadas ni complejidad técnica, ya que incluye:

• Solicitudes de onboarding con formularios personalizables para recopilar y reutilizar datos.
• Flujos de trabajo sin código para definir pasos, reglas y traspasos entre equipos.
• Asignación automática de tareas y aprobaciones para reducir la coordinación manual.
• Conectores de acciones integrados para ejecutar acciones específicas en herramientas externas.
• Seguimiento del estado y notificaciones para mantener visible el progreso de principio a fin.

¿Cómo automatizar el proceso de onboarding con InvGate?

#1. Configurar el proceso de onboarding de empleados

La forma más sencilla de configurar un workflow para el onboarding de empleados es seleccionar la plantilla de “Alta de nuevo empleado” y adaptarla a tus necesidades.

1. Inicia sesión con un rol de administrador y ve a Configuración > Solicitudes > Procesos.
2. Selecciona Alta de nuevo empleado de la lista de plantillas.
3. Haz clic en Usar plantilla para verla en el editor de diagramas.

Tip: Desde Configuración > Solicitudes > Procesos también puedes crear nuevos flujos de trabajo desde cero (haciendo clic en “Agregar”), importar procesos con extensión .sdw o ver y editar los existentes.

Si la plantilla cubre lo que necesitas, puedes usarla tal cual. Si quieres adaptarla, sigue leyendo.

#2. Editar la plantilla de onboarding

En el editor de diagramas de flujo puedes definir cómo se comporta el proceso, quién lo gestiona y qué ve cada usuario. Haz doble clic en cualquier bloque para abrir su configuración y modificar formularios, tareas, aprobaciones y más.

Así funciona cada bloque:

1. Formulario inicial – El flujo comienza con un formulario que reúne la información básica del nuevo empleado y la cadena de aprobación. Incluye datos como nombre, departamento, rol, fecha de inicio y documentos requeridos.

Tip: Ajusta los campos según requisitos legales o internos de tu empresa.

2. Formulario del manager – El manager completa más detalles: lugar de trabajo, dispositivos asignados y accesos a software o sistemas. Puedes definir que los campos sean obligatorios para que el flujo no avance sin datos clave.

Tip: Usar listas predefinidas (modelos de laptop, ubicaciones de oficina) acelera el proceso y mantiene la información uniforme.


3. Aprobación de RR. HH. – RR. HH. revisa los datos y valida que todo esté correcto antes de iniciar el trabajo. Si algo falta, vuelve al manager; si está aprobado, el proceso sigue adelante.

Tip: Puedes restringir la visibilidad de cada paso. Por ejemplo, que solo el grupo de RR. HH. vea esta etapa.

4. Preparativos – Se asignan tareas en paralelo automáticamente a los equipos correspondientes: RR. HH. gestiona contratos y beneficios, IT prepara cuentas y dispositivos y Facilities (u otro equipo) organiza el espacio o envíos.
5. Creación de cuentas – El sistema puede generar el perfil del empleado en herramientas como Azure AD, Google Workspace u Okta para que tenga acceso desde el primer día.
6. Confirmar equipos – Cuando todo está listo, el nuevo empleado o su manager confirman que recibieron los dispositivos y que funcionan correctamente. Si hay un problema, regresa a IT para resolverlo.
7. Gestión de Activos – Si usas InvGate Asset Management, estos bloques conectan el onboarding con el control de activos. Así el equipo de IT mantiene el registro de hardware actualizado. El template incluye:
   • Generar documento de asignación de activos: tarea para crear y compartir un documento con el equipo asignado (ej. laptop, teléfono, periféricos).
   • Actualizar inventario de activos asignados: vincula los equipos al empleado en InvGate Asset Management para registrar desde el inicio quién tiene qué.
8. Notificación al manager – El manager recibe un correo con el resumen del onboarding, los equipos entregados y cualquier tarea pendiente.

9. Fin – El proceso se cierra al completar todos los pasos, con un registro completo guardado para futuras consultas.

#3 Agrega acciones con conectores predeterminados

Una vez que la estructura principal del flujo de trabajo está definida, puedes vincular los pasos del onboarding con las herramientas que ya usan tus equipos. En lugar de crear integraciones personalizadas, los conectores predeterminados se añaden directamente a bloques específicos del workflow.

Dado que estas acciones son unidireccionales y se activan desde el propio flujo de trabajo, solo se ejecutan cuando corresponde y hacen exactamente lo que cada paso necesita. Tú decides cuándo se ejecutan y qué datos utilizan, sin tener que mantener integraciones permanentes entre sistemas.

Algunos ejemplos de cómo encajan dentro de un flujo de onboarding:

1. Después de la aprobación de RR. HH.: programar eventos relacionados con el onboarding en calendarios de Google u Outlook, como una reunión de bienvenida, una sesión de configuración de IT o capacitaciones obligatorias.
2. Durante la creación de cuentas: crear cuentas de usuario en herramientas como Okta utilizando la información ya recopilada en los formularios de onboarding, evitando la carga manual de datos.
3. Al asignar accesos a software: otorgar acceso a aplicaciones o grupos según el rol o el área, siguiendo reglas predefinidas en lugar de decisiones manuales.

Dado que estas acciones son unidireccionales y se activan desde el propio flujo de trabajo, solo se ejecutan cuando corresponde y hacen exactamente lo que cada paso necesita. Tú decides cuándo se ejecutan y qué datos utilizan, sin tener que mantener integraciones permanentes entre sistemas.

#4. Publica tu proceso

Cuando tu proceso de onboarding esté listo:

1. Haz clic en el ícono de Guardar y regresa al menú de procesos.
2. Pulsa en Publicar versión para activar la actualización.
3. Asígnalo a una categoría de solicitud, en este caso Recursos Humanos.
4. Haz clic en Asignar ahora para aplicarlo.

A partir de ese momento, cualquier solicitud en esa categoría seguirá el flujo de trabajo actualizado.

Descarga tu plantilla gratuita de proceso de onboarding de empleados

Empieza más rápido con un flujo de trabajo de onboarding de empleados listo para usar y adaptable a tu organización. La plantilla incluye los pasos principales, las aprobaciones y la estructura de tareas necesarias para ejecutar el onboarding de forma consistente desde el primer día. Descarga aquí la plantilla del flujo de onboarding.

Puedes probar InvGate Service Management con una versión gratuita de 30 días y observar cómo funciona el flujo completo en la práctica. Úsalo como punto de partida, ajusta los formularios y la lógica del workflow y automatiza el proceso con nuestros bloques reutilizables, ¡sin necesidad de integraciones personalizadas!