Cómo acelerar el control anual de inventario de fin de año

Antes de comenzar, asegúrate de tener lo siguiente listo:

1. Ubicaciones específicas para tus activos - Al armar tu inventario, sé lo más preciso posible con la ubicación de cada activo. Utiliza capas como país, estado, ciudad, edificio, piso, oficina y sala para organizar y administrar tu inventario.
2. Códigos QR para todos tus activos - Como parte de tu estrategia de Gestión de Activos, recomendamos generar códigos QR para cada activo a fin de simplificar el seguimiento y las auditorías.
3. La app de InvGate Asset Management - Ten lista la aplicación móvil de InvGate para escanear códigos QR y agilizar la verificación de activos sobre la marcha.

Paso 1: Crea un campo personalizado para tus activos

Crear un campo personalizado para tus activos te ayudará a rastrear el estado de cada uno durante las verificaciones de inventario. Este campo es el que deberás actualizar durante cada control anual de inventario.

1. Ve a Configuración > CIs > Campos.
2. Haz clic en Agregar para crear un nuevo campo de activo y completa estos datos:
   • Nombre: Estado de inventario (CAI).
   • Descripción (opcional): Este campo permite al equipo de IT realizar el inventario de fin de año.
   • Tipo de CI: Activos.
   • Tipos de activos: Todos los activos.
   • Tipo de campo: Lista.
   • Valores: Agrega “Contabilizado” y “No contabilizado”.
3. Haz clic en Guardar.

Paso 2: Escanea cada activo por ubicación

Para iniciar tu verificación anual de inventario, ve a la ubicación donde deseas comenzar. Por ejemplo, supón que estás en la primera oficina y encuentras una laptop etiquetada como NBK-001 con su código QR correspondiente. Sigue estos pasos:

1. Escanea el código QR del activo. Aparecerá información detallada sobre el activo.
2. Desplázate hacia abajo hasta encontrar el campo “Estado de inventario (CAI)”.
3. Actualiza el estado a “Contabilizado” para reflejar.
4. Guarda los cambios.

Nota: Repite este proceso para cada activo de tu organización. Ser metódico es clave. Para mantenerte organizado, considera usar una lista de activos impresa por ubicación para saber qué activos debes encontrar en cada área.

Paso 3: Identifica activos no verificados por ubicación

1. Ve a Activos.
2. Haz clic en el botón “+” para crear una nueva vista.
3. Abre el panel de Filtros.
4. Aplica los siguientes filtros:
   • Activos > Ubicación > 1er. Piso.
   • Activos > Estado de inventario > es > Ninguno.

Nota: Agrega tantas oficinas específicas como tengas a las locaciones de tu inventario. Este nivel de detalle es esencial para realizar el control anual de inventario de fin de año. Filtrar por “Ninguno” ayuda a identificar los activos que deberían estar en esa oficina, pero que no se verificaron durante el recorrido.

5. Regresa a la Vista no guardada (opcionalmente puedes guardar esta vista con un nombre para usarla en el futuro).
6. Selecciona todos los activos que se muestran en la vista y haz clic en Editar.
7. Desplázate hasta el campo Estado de inventario (CAI) y actualiza el valor de “Ninguno” a “No contabilizado”.

Ahora podrás ver claramente qué activos de la ubicación seleccionada se encontraron durante la verificación y cuáles faltaron.

Tip: Si prefieres no repetir este proceso para cada ubicación, puedes filtrar todo tu inventario por Estado de inventario (CAI) y actualizar todos los activos marcados como “Ninguno” a “No contabilizado”.

Paso 4: Crea un dashboard personalizado para visualizar los activos verificados

La forma más rápida de concretar el control anual de inventario de fin de año es creando un dashboard personalizado. Sigue estos pasos:

1. Ve a Dashboard.
2. Haz clic en el icono “+” para crear un nuevo dashboard.
3. Aplica los filtros relevantes:
   • Propietario: Filtra por la persona responsable de los activos (puedes actualizar esto más adelante).
   • Ubicación: Déjalo como está por ahora.
   • Etiquetas: Déjalo como está por ahora.
4. Completa los siguientes campos:
   • Nombre: Inventario de Fin de Año.
   • Descripción: Vista general de métricas clave para respaldar el proceso de inventario de fin de año.

Nota: Desde aquí puedes agregar tantos gráficos como necesites para armar un dashboard completo y útil para tu inventario anual. Veamos un ejemplo.

Ejemplo de gráfico: Activos por Estado de inventario

1. Haz clic en Gráfico.
2. Configura las siguientes opciones:
   • Visualización: Columnas.
   • Métrica: Activos – Total.
   • Dimensión: Estado de inventario – Ninguno.
   • Drilldown: Ninguno.
3. Aplica este filtro:
   • Activos > Ubicación > es > 1er. Piso.
4. Nombra el gráfico: Activos por Estado de Inventario (1er. Piso).

Nota: Puedes crear tantos gráficos como necesites. Este ejemplo se enfoca en una oficina específica, pero puedes ajustar la ubicación para ver los resultados del inventario en diferentes áreas.