Cómo gestionar las suscripciones de usuarios de Microsoft 365

En esta guía te mostraremos cómo configurarla y empezar a tomar decisiones más inteligentes con tus datos de M365.

Configura la integración en InvGate Asset Management

1. En InvGate Asset Management, ve a Software > Crear CI.
2. Selecciona Microsoft 365 como el software.
3. Ingresa los siguientes valores:
   1. Tenant ID.
   2. Client ID.
   3. Client Secret.
   4. Opcional: Agrega etiquetas para organizar.
4. Haz clic en Crear y espera la notificación de éxito.

¿Qué datos muestra la integración?

Una vez activa, el perfil de Microsoft 365 en InvGate Asset Management mostrará automáticamente datos de licencias y uso. En los siguientes pasos te enseñaremos cómo:

1. Ver el total de suscripciones, las asignadas y las disponibles por plan.
2. Identificar usuarios inactivos con bajo uso.
3. Consultar registros de actividad en todo tu entorno.

Encuentra tu software de Microsoft 365

Antes de explorar los datos de licencias y uso, primero necesitas ubicar tu software de Microsoft 365 en InvGate Asset Management. Estos pasos aplican a todas las secciones que veremos a continuación:

1. Ve a Software > Software Cloud.
2. Haz clic en Todas las suscripciones y Agrupado por nombre.
3. En la barra de búsqueda, bajo Nombre, escribe Microsoft 365.
4. Haz clic en el software que deseas explorar para ver sus insights.

Nota: La pestaña Inicio ofrece un resumen de la misma información que exploraremos en detalle más adelante. Es una visión general de tus datos de Microsoft 365.

#1. Ver el total de suscripciones, asignadas y disponibles por plan

Una vez abierto el perfil del software seleccionado de Microsoft 365, sigue estos pasos para ver el número total de suscripciones, cuántas están asignadas y cuántas quedan disponibles:

1. Ve a la pestaña Planes.
2. En la barra de búsqueda, escribe el nombre del plan específico que quieres revisar, por ejemplo: Microsoft Power Automate Free.

Nota: A la derecha verás tres columnas mostrando el total de suscripciones, las asignadas y las disponibles.

3. Haz clic en el número que se encuentra en la columna Asignadas para ver la lista de usuarios que están usando ese plan.

Nota: Por defecto, el sistema muestra usuarios activos en los últimos 30 días. Puedes ajustar el filtro para ampliar o reducir el periodo de tiempo, o filtrar por usuarios activos/inactivos.

#2. Ver usuarios inactivos con bajo uso

Una de las formas más comunes (y útiles) de detectar posible desperdicio de licencias es identificando usuarios inactivos (personas que no han utilizado sus herramientas asignadas de Microsoft 365 en un tiempo). Así se hace:

1. Ve a la pestaña Usuarios dentro del perfil del software de Microsoft 365.
2. Usa el filtro Planes para seleccionar la suscripción específica que quieres revisar.
3. Aplica el filtro Última actividad para elegir un periodo: 7, 30, 90 o 180 días.
4. Usa el filtro Estado para seleccionar Inactivos.

Obtendrás una lista detallada (como la que se muestra en la imagen) donde podrás detectar rápidamente cuentas con poco o ningún uso reciente.

Nota: Como paso final, puedes exportar la lista en formato CSV o XLSX para compartirla con tu equipo o documentar acciones de limpieza.

#3. Consultar registros de actividad en todo tu entorno

Supongamos que quieres revisar todos los cambios realizados en tus suscripciones de Microsoft 365 durante el último mes. Así se hace:

1. Ve a la pestaña Actividad en el perfil del software de Microsoft 365.
2. Haz clic en el selector de rango de fechas en la esquina superior izquierda de la lista de actividades.
3. Elige una de las opciones predefinidas como Últimos 30 días o selecciona Rango personalizado para definir fechas de inicio y fin específicas.
4. Revisa la lista filtrada de eventos, incluyendo:
   1. Quién hizo el cambio (por ejemplo: Sistema o nombre de usuario).
   2. Qué acción se realizó (por ejemplo: Suscripción agregada, Etiqueta eliminada).
   3. Cuándo ocurrió.
   4. Nivel de severidad del evento (Bajo, Medio, Alto).

Nota: Esto es especialmente útil para resolver problemas, validar actualizaciones o mantener un historial de auditoría de las acciones de gestión de suscripciones.