7 ideas para automatizar la Gestión de Activos de IT

En este artículo veremos las siguientes siete automatizaciones de ITAM:

1. Monitorear el estado de salud.
2. Detectar software no aprobado.
3. Identificar software subutilizado y recuperar o redistribuir licencias.
4. Automatizar la preparación de nuevos dispositivos.
5. Recibir alertas de fin de vida útil y de garantía.
6. Detectar activos duplicados.
7. Asignar ubicaciones por rango de IP o propietario.

#1. Monitorear el estado de salud

Con el estado de salud defines cómo luce un activo “saludable” al establecer las condiciones que debe cumplir. El sistema marca automáticamente cualquier activo que no las cumpla, para que sepas de inmediato cuáles necesitan atención.

Puedes automatizar esto configurando umbrales en los detalles del activo, de modo que el monitoreo se ejecute en segundo plano sin necesidad de revisiones manuales.

Cómo crear una regla global de salud

1. Ve a Configuración > CIs > Salud.
2. Haz clic en Agregar para crear una nueva regla de salud.
3. Completa la siguiente información:
   • Nombre: Regla global de salud.
   • Descripción: Regla global de salud que advierte sobre riesgos potenciales en función del estado del antivirus, firewall, tiempo desde la última actualización y tickets asociados.
   • Global: Activa esta opción para asegurarte de que afecte a todas las computadoras.
4. Configura las siguientes reglas:
   • Cuando > El antivirus está desactivado > Establecer > Advertencia.
   • Cuando > El antivirus no está instalado > Establecer > Crítico.
   • Cuando > Firewall está desactivado > Establecer > Advertencia.
   • Cuando > Firewall no está instalado > Establecer > Crítico.
   • Cuando > El tiempo sin actualización es > 7 días > Establecer > Advertencia.
   • Cuando > El tiempo sin actualización es > 14 días > Establecer > Crítico.
   • Cuando > El número de solicitudes abiertas es (cantidad) > 2 > Establecer > Advertencia.
   • Cuando > El número de solicitudes abiertas es (cantidad) > 3 > Establecer > Crítico.
5. Haz clic en Guardar para guardar la regla de salud.

Cómo revisar el estado de salud de un activo

1. Ve a Activos (o busca un activo particular en la barra de búsqueda).
2. Haz click en cualquier activo.
3. Busca la sección Estado de salud.
4. Revisa el estado del activo.

#2. Detectar software no aprobado

Cada vez que los usuarios instalan software que no ha sido autorizado, puedes marcar automáticamente el activo para revisión. Esto ayuda a prevenir riesgos de seguridad, violaciones de licencias y problemas de productividad.

Puedes automatizarlo configurando reglas que etiqueten cualquier equipo que ejecute programas no aprobados, lo que alerta a tu equipo de IT para que tome medidas.

Cómo crear una regla que detecte automáticamente software no aprobado

1. Ve a Configuración > CIs > Automatizaciones.
2. Haz clic en Agregar para crear una nueva automatización.
3. Completa la siguiente información:
   • Nombre: Software no aprobado.
   • Descripción: Esta regla etiquetará automáticamente los equipos con software no aprobado instalado y enviará un correo electrónico para tomar acciones correctivas.
   • Evento: Activo actualizado (esta automatización se ejecutará cada vez que se actualice el activo).
4. Configura las siguientes condiciones:
   • Activos > Computadora > Instalaciones de software > Nombre del software > contiene > Steam.

Cómo enviar un correo automático para tomar acciones correctivas

1. Desplázate a la sección “Acciones” y haz clic en Agregar acción.
2. Completa los detalles del correo:
   • Tipo: Enviar correo electrónico.
   • Para: Selecciona el destinatario (por ejemplo, tu equipo de Seguridad o de Cumplimiento de IT).
   • Asunto: Software en lista negra detectado.
   • Cuerpo: Describe brevemente la alerta e incluye la variable CI_LINK para insertar un enlace directo al activo donde se encontró el software.
3. Haz clic en Guardar para activar la automatización.

#3. Identificar software subutilizado y recuperar o redistribuir licencias

Las aplicaciones no utilizadas o poco utilizadas pueden desperdiciar tanto licencias como presupuesto. Al monitorear el uso del software, puedes detectar cuándo las herramientas no se usan lo suficiente como para justificar su costo.

Puedes automatizar esto con el tablero de cumplimiento de software, que resalta dónde las licencias pueden recuperarse o reasignarse, asegurando el cumplimiento mientras optimizas el gasto.

Cómo identificar rápidamente software subutilizado y recuperar licencias

1. Ve a Contratos > Cumplimiento de software.
2. Revisa las métricas de uso de licencias para identificar aplicaciones con poco o ningún uso.

Cómo crear una regla que detecte automáticamente software subutilizado

1. Ve a Configuración > CIs > Automatizaciones.
2. Haz clic en Agregar para crear una nueva automatización.
3. Completa la siguiente información:
   • Nombre: Software subutilizado.
   • Descripción: Esta regla marcará automáticamente los equipos con software aprobado pero poco utilizado, para que las licencias puedan recuperarse o reasignarse.
   • Evento: Activo actualizado (esta automatización se ejecutará cada vez que se actualice el activo).
4. Configura la siguiente condición:
   • Activos > Computadora > Instalaciones de software > Uso promedio en los últimos 60 días > es menor que > 1 > Hs.

Cómo enviar un correo automático para tomar acciones correctivas

1. Desplázate a la sección “Acciones” y haz clic en Agregar acción.
2. Completa los detalles del correo:
   • Tipo: Enviar correo electrónico.
   • Para: Selecciona el destinatario (por ejemplo, tu equipo de Seguridad o Cumplimiento de IT).
   • Asunto: Software subutilizado detectado.
   • Cuerpo: Describe brevemente la alerta e incluye la variable CI_LINK para insertar un enlace directo al activo donde se encontró el software.
3. Haz clic en Guardar para activar la automatización.

#4. Automatizar la preparación de nuevos dispositivos

Agregar nuevo hardware a tu entorno puede consumir mucho tiempo si cada detalle debe actualizarse manualmente. Al automatizar la preparación de dispositivos, te aseguras de que cada nuevo activo quede correctamente etiquetado con su ubicación, usuario y estado en el momento en que se crea.

De esta manera, tu equipo de IT ahorra tiempo, evita errores y garantiza que cada dispositivo esté listo para el siguiente paso en su ciclo de vida. Una vez que el dispositivo esté en tu instancia, sigue estos pasos.

Cómo automatizar la preparación de nuevos dispositivos

1. Ve a Configuración > CIs > Automatizaciones.
2. Haz clic en Agregar para crear una nueva automatización.
   • Completa la siguiente información:
   • Nombre: Configuración de nueva máquina.
   • Evento: Activo creado (esta automatización se ejecutará cada vez que se agregue un nuevo activo).
3. Configura las siguientes condiciones:
   • Activos > Tipo > es > Computadora.

Cómo asignar automáticamente estado, ubicación y propietario

1. Desplázate a la sección “Acciones” y haz clic en Agregar acción.
2. Selecciona las siguientes opciones para definir automáticamente el estado:
   • Tipo: Actualizar estado del activo.
   • Estado: En stock (u otro estado que prefieras).
3. Haz clic en Guardar para activar la automatización.

Cómo crear un ticket desde el dispositivo para seguir sus cambios

Además de asignar estado, ubicación y propietario, también puedes generar un ticket para dar seguimiento a todo el proceso de preparación.

Hay dos formas principales de automatizar esto: puedes configurar la automatización para enviar un correo que dispare la creación del ticket o bien establecer una llamada a un servicio web para generar el ticket directamente en InvGate Service Management.

#5. Recibir alertas de garantía

Llevar el control manual de garantías, contratos y vida útil de activos es tedioso y propenso a errores. Automatizar estas alertas garantiza que nunca pases por alto un hito importante que pueda impactar en seguridad, cumplimiento o presupuesto.

Con InvGate Asset Management, puedes configurar reglas para recibir notificaciones cuando las garantías o contratos estén por vencer, cuando los dispositivos alcancen cierta antigüedad o incluso cuando bajen de un valor residual específico.

Cómo automatizar alertas de vencimiento de garantías

1. Ve a Configuración > CIs > Automatizaciones.
2. Haz clic en Agregar para crear una nueva automatización.
3. Completa la siguiente información:
   • Nombre: Vencimiento de garantía.
   • Descripción: Esta regla enviará una alerta cuando un dispositivo esté cerca de la fecha de finalización de su garantía.
   • Evento: Programador (esto te permitirá elegir la fecha de inicio de la ejecución y la frecuencia de repetición).
4. Configura las siguientes condiciones (ejemplo):
   • Activos > Fecha de vencimiento de la garantía > es exactamente en (días) > 30.

Cómo enviar alertas automáticamente

1. Desplázate a la sección “Acciones” y haz clic en Agregar acción.
2. Selecciona la siguiente opción:
   • Tipo: Enviar correo electrónico.
   • Para: Elige el destinatario (por ejemplo, el Gestor de Activos de IT o el equipo de Compras).
   • Asunto: Alerta de garantía.
   • Cuerpo: Describe brevemente la alerta e incluye variables como CI_LINK para acceder rápidamente a los detalles del activo.
3. Haz clic en Guardar para activar la automatización.

Puedes crear tantas alertas como necesites dentro de tu plan de Gestión de Activos de IT. Por ejemplo, podrías añadir un campo personalizado con la fecha de fin de vida útil (EOL) de un software específico y luego activar una alerta basada en ese campo.

Otra opción es configurar una notificación cuando un dispositivo alcance cierta antigüedad. Esta automatización usa la condición “Fecha de adquisición” y resulta muy útil para tu plan de hardware refresh, ya que te indica el momento exacto en que debe reemplazarse el hardware.

#6. Detectar activos duplicados

Los registros duplicados pueden desordenar tu inventario y generar errores en los reportes o en la toma de decisiones. Al automatizar la detección de duplicados, puedes mantener tu base de datos de activos limpia, confiable y fácil de administrar. Así se hace.

Cómo habilitar la detección de activos duplicados

1. Ve a Configuración > CIs > General.
2. Activa la Geolocalización de activos.
3. En Detección de activos duplicados, selecciona Avanzado. Esta opción también compara fabricante y modelo.
4. Activa la unificación automática. Esta opción unificará de manera automática los nuevos activos que generen un conflicto con uno previamente existente en el momento de su creación.
Nota: Se recomienda seleccionar “Avanzado” en la configuración de detección de activos duplicados y habilitar la fusión automática. Sin embargo, también puedes elegir otras opciones que se adapten mejor a la situación actual de tu equipo.
5. Ve a Activos > Descubrimiento. Aquí encontrarás los activos recién detectados que ingresaron a tu entorno de IT.
6. Busca la columna “Conflictos” para ver los activos que tuvieron problemas al incorporarse a tu inventario.

Cómo crear una regla para activos duplicados

1. Ve a Configuración > CIs > Automatizaciones.
2. Haz clic en Agregar para crear una nueva automatización.
3. Completa la siguiente información:
   • Nombre: Detección de activos duplicados.
   • Descripción: Esta regla marcará los registros duplicados para que el equipo de Gestión de Activos los revise y corrija.
   • Evento: Activo creado (esta automatización se ejecutará cada vez que se agregue un nuevo activo).
4. Configura la siguiente condición:
   • Activos > Tiene conflictos > Es > Verdadero.

Cómo notificar automáticamente a tu equipo

1. Desplázate a la sección “Acciones” y haz clic en Agregar acción.
2. Selecciona la siguiente opción:
   • Tipo: Enviar correo electrónico.
   • Para: Elige al destinatario (por ejemplo, el equipo de Gestión de Activos).
   • Asunto: Activo duplicado detectado.
   • Cuerpo: Describe brevemente la alerta e incluye la variable CI_LINK para insertar un enlace directo al activo duplicado.
3. Haz clic en Guardar para activar la automatización.

#7. Asignar ubicaciones por rango de IP o propietario

Actualizar manualmente la ubicación de un activo puede ser repetitivo y propenso a errores, especialmente en organizaciones con múltiples oficinas o redes. Automatizar este proceso asegura que cada dispositivo se asigne al lugar correcto en el momento en que se registra.

Con InvGate Asset Management, puedes configurar la ubicación automáticamente en función del rango de IP del activo o de la ubicación de su propietario asignado.

Cómo crear una regla que asigne ubicaciones automáticamente

1. Ve a Configuración > CIs > Automatizaciones.
2. Haz clic en Agregar para crear una nueva automatización.
3. Completa la siguiente información:
   • Nombre: Asignación automática de ubicación.
   • Descripción: Esta regla asignará automáticamente una ubicación a los activos en función de su rango de IP o de la ubicación de su propietario.
   • Evento: Activo creado (esta automatización se ejecutará cada vez que se agregue un nuevo activo).
4. Configura las siguientes condiciones (ejemplo con rango de IP):
   • Activos > Dirección IP (predeterminada) > está en rango de subred > 192.168.2.0/24.
   • OR Activos > Dirección IP (predeterminada) > está en rango de subred > 192.168.3.0/24.
   • OR Activos > Fuente > es > Texas Discovery.

Cómo actualizar automáticamente la ubicación usando la IP

1. Desplázate a la sección “Acciones” y haz clic en Agregar acción.
2. Selecciona la siguiente opción:
   • Tipo: Actualizar ubicación del activo.
   • Ubicación: Elige la ubicación vinculada al propietario asignado (por ejemplo, Sede Central, Oficina Regional).
3. Haz clic en Guardar para activar la automatización.