Como projetar um fluxo de processo de solicitação de software

Com o InvGate Service Management, você pode automatizar todo o processo, mantendo as solicitações consistentes, as aprovações mais rápidas e as partes interessadas informadas.

#1. Configure o fluxo de trabalho de solicitação de software

Você pode iniciar rapidamente um processo de solicitação de software selecionando o modelo de fluxo de trabalho de solicitação de software e adaptando-o às suas necessidades (você pode fazer o download da visualização do modelo de fluxo de trabalho aqui).

1. Faça login com uma função de administrador e vá para Configurações > Solicitações > Processos.
2. Selecione o fluxo de trabalho Solicitação de software na lista de modelos.
3. Clique em Usar modelo para abri-lo no editor de diagrama.

Se o modelo atender a todos os seus requisitos, você poderá publicá-lo imediatamente. Caso contrário, continue lendo para personalizá-lo.

#2. Editar o processo de solicitação de software

No diagrama de fluxo de trabalho, você acessa as opções que definem como o fluxo de trabalho se comporta, quem o gerencia e o que os usuários veem.

Você pode clicar duas vezes em qualquer bloco para abrir sua configuração e modificar formulários, tarefas, aprovações e notificações.

Veja a seguir o que cada estágio faz.

1. Iniciar formulário

O processo começa com um formulário em que o solicitante fornece:

1. Nome do software (de uma lista predefinida ou texto livre).
2. Motivo da solicitação.
3. Comentários adicionais (por exemplo, recursos necessários, urgência).

Dica: você pode adicionar mais campos, como departamento, centro de custo ou tipo de licença, para corresponder às suas políticas e relatórios.

2. Aprovação do gerente

O gerente analisa a solicitação para confirmar que o software é necessário e que se encaixa no orçamento e nas metas da equipe.

Possíveis resultados:

1. Aprovado - A solicitação passa para a aprovação do departamento financeiro.
2. Rejeitada - O processo passa para o e-mail de notificação de rejeição.
3. Cancelado - O processo termina com um e-mail de notificação de cancelamento.

Por padrão, uma mensagem de aprovação é opcional quando aceita, mas obrigatória quando rejeitada. Dessa forma, o motivo da rejeição é sempre incluído na notificação por e-mail que se segue.

3. Aprovação financeira

Se o gerente aprovar, a solicitação vai para a equipe de finanças. Eles verificam a disponibilidade orçamentária e os custos de licenciamento.

Resultados:

1. Aprovado - O processo segue para a TI para atribuição da licença.
2. Rejeitado - O solicitante é notificado por e-mail de que a licença não pode ser aprovada.
3. Cancelado - O solicitante é notificado por e-mail de que a solicitação de licença foi cancelada.

4. Atribuir licença

A equipe de TI recebe a solicitação com uma lista de tarefas a serem concluídas. Você pode adicionar quantas tarefas forem necessárias. Cada tarefa pode incluir uma descrição, data de vencimento e pessoa responsável.

Com o botão de alternância de tarefas opcionais ativado, o fluxo de trabalho pode avançar mesmo que nem todas as tarefas sejam concluídas.

5. Notificar o solicitante - Licença atribuída

Quando a licença é atribuída, o solicitante recebe automaticamente um e-mail confirmando que o software está disponível.

Dica: você pode configurar o e-mail para incluir detalhes adicionais, como chave de licença, data de expiração ou diretrizes de uso.

#3. Implementar o fluxo de trabalho

Quando o fluxo de trabalho de solicitação de licença de software estiver pronto:

1. Clique no ícone salvar e retorne ao menu de Processos.
2. Clique em Publicar versão para ativar o processo atualizado.
3. Atribua o fluxo de trabalho a uma categoria de solicitação no catálogo de serviços, como TI > Solicitações de software.
4. Clique em Aplicar.

A partir desse momento, qualquer solicitação nessa categoria seguirá o fluxo de trabalho definido.