Como criar um fluxo de trabalho para o processo de Gestão de Projetos

Ao mapear cada etapa e automatizar tarefas, aprovações e notificações, você pode garantir que cada projeto seja documentado, revisado e entregue de acordo com o planejado.

Com o InvGate Service Management, você pode configurar um fluxo de trabalho que orienta a sua equipe desde a primeira ideia até a entrega final, mantendo todos informados ao longo do caminho.

#1. Configurar o fluxo de trabalho de Gestão de Projetos

A maneira mais rápida de começar é selecionando o modelo de fluxo de trabalho de Gestão de Projetos e adaptá-lo às suas necessidades (você pode baixar a visualização do modelo de fluxo de trabalho de Gestão de Projetos aqui).

1. Faça login com uma função de administrador e vá para: Configurações > Solicitações > Processos.
2. Selecione o fluxo de trabalho de Gestão de Projetos na lista de modelos.
3. Clique em Usar modelo para abri-lo no editor de diagramas. Aqui, você pode visualizar e configurar cada etapa do processo.

Dica: em Configurações > Solicitações > Processos, você também pode criar novos fluxos do zero (clicando em "Adicionar"), importar fluxos de trabalho com a extensão .sdw ou visualizar e editar os existentes.

Se o modelo for suficiente para suas necessidades, você poderá usá-lo como está. Se precisar ajustá-lo, continue lendo.

#2. Editar o modelo de fluxo de trabalho de Gestão de Projetos

Você pode clicar duas vezes em qualquer bloco do diagrama para editar formulários, tarefas, aprovações e automação. Abaixo está o fluxo recomendado e como cada etapa funciona.

1. Formulário inicial

O processo começa com um formulário para reunir os detalhes iniciais de uma proposta de projeto.

Campos padrão:

• Nome do projeto.
• Descrição do projeto.
• Data de início.
• Data de término.
• Gerente do projeto.

2. Planejar tarefas

Nesta etapa, você delineia as atividades necessárias para preparar o plano do projeto. Isso pode incluir a identificação dos recursos necessários, a coleta de dados iniciais e a determinação de quem deve estar envolvido no processo de planejamento.

3. Agendar uma reunião da equipe do projeto

O fluxo de trabalho agenda automaticamente uma reunião com a equipe do projeto por meio de uma integração com a sua ferramenta de calendário. Isso garante que a reunião seja agendada prontamente para que a equipe possa trabalhar no plano final do projeto.

4. Aprovação do plano

Após a reunião da equipe, o plano do projeto passa por um processo de aprovação formal.

Resultados da aprovação:

• Aprovado - O plano é aprovado e passa para a execução.
• Rejeitado - O plano precisa de revisões e volta para a etapa de tarefas do plano.
• Cancelado - O plano é interrompido devido à mudança de prioridades ou a outros problemas.

5. Executar o plano

Um bloco Tarefas contém todas as atividades definidas no plano aprovado. Cada tarefa pode incluir:

• Descrição.
• Data de vencimento.
• Pessoa responsável.

Por padrão, todas as tarefas devem ser concluídas antes de prosseguir, mas você pode torná-las opcionais, se necessário.

Dica: usando o botão de criação de tarefas, você pode permitir que os usuários adicionem novas tarefas enquanto o fluxo de trabalho estiver em execução, caso surjam atividades não planejadas.

6. Agendar reunião de revisão do projeto

Novamente, usando a integração do calendário, o fluxo de trabalho marca automaticamente uma reunião de revisão para avaliar o progresso, abordar os riscos e planejar os ajustes necessários.

7. Aprovação final

Após a revisão, uma decisão final confirma se o projeto pode avançar para a conclusão.

Resultados da aprovação:

• Aprovado - O projeto prossegue para a finalização.
• Rejeitado - O projeto requer ajustes e retorna à etapa do plano de execução.
• Cancelado - O projeto é interrompido devido a desalinhamento ou outros problemas.

8. E-mail - projeto concluído

Depois de aprovado, o fluxo de trabalho envia uma notificação automatizada a todas as partes interessadas relevantes, confirmando que o projeto foi concluído. Você pode personalizar o conteúdo do e-mail para incluir um resumo dos resultados, conquistas e próximas etapas.

3. Publicar o fluxo de trabalho de Gestão de Projetos

Quando o fluxo de trabalho de Gestão de Projetos estiver pronto:

1. Clique no ícone salvar e retorne ao menu Processos.
2. Clique em Publicar versão para ativar o processo atualizado.
3. Em seguida, atribua-o à categoria de solicitação relevante em seu catálogo de serviços - por exemplo, Projetos sob o PMO ou departamento de TI.
4. Clique em Aplicar.

A partir de então, todas as solicitações de Gestão de Projetos seguirão o mesmo processo claro e consistente.