Como configurar um fluxo de trabalho de empréstimo de equipamentos de TI

Com o InvGate Service Management, você pode criar um fluxo de trabalho que abrange todas as etapas, desde a apresentação da solicitação até a devolução do equipamento, enquanto se integra com o InvGate Asset Management.

#1. Configurar o fluxo de trabalho de empréstimo de equipamentos

Você pode iniciar o processo selecionando o modelo de fluxo de trabalho de empréstimo de equipamentos e adaptá-lo às suas necessidades (você pode fazer o download da visualização do modelo de fluxo de trabalho aqui).

1. Faça o login com uma função de administrador e vá para Configurações > Solicitações > Processos.
2. Selecione o fluxo de trabalho de empréstimo de equipamentos na lista de modelos.
3. Clique em Usar modelo para abri-lo no editor de diagramas.

#2. Editar o modelo de fluxo de trabalho de empréstimo de equipamentos

No diagrama de fluxo de trabalho, cada bloco define como o processo funciona, quem o gerencia e o que os usuários veem. Clique duas vezes em qualquer bloco para abrir sua configuração e ajustar formulários, tarefas e integrações.

Veja a seguir o que cada estágio faz.

1. Formulário inicial

O fluxo de trabalho começa com um formulário em que os funcionários enviam sua solicitação de empréstimo:

1. Datas desejadas para o empréstimo.
2. O tipo de item de configuração (CI) que deseja emprestar.
3. Comentários adicionais (opcional).

2. Preencher o calendário

Depois que a solicitação é enviada, o sistema se conecta ao seu calendário via API para registrar automaticamente a reserva. Isso evita a sobreposição de reservas e torna a programação visível para os usuários e para a equipe de TI.

3. Atribuir tarefas de TI

Essa etapa consiste em uma lista de tarefas para a equipe de TI preparar o equipamento emprestado, com uma descrição, data de vencimento e uma parte responsável.

Você pode definir as tarefas como opcionais para que possam ser ignoradas sem bloquear o fluxo de trabalho. Além disso, com a alternância de criação de tarefas ativada, você permite que novas tarefas sejam adicionadas durante a execução.

4. Atribuir usuário

O fluxo de trabalho se integra ao InvGate Asset Management para:

1. Atualizar o status do ativo para Emprestado.
2. Atribuir automaticamente o solicitante como o proprietário atual.

5. Colete os empréstimo devolvidos

Quando o período de empréstimo termina, os agentes são solicitados a realizar tarefas para lidar com a devolução:

1. Confirmar o recebimento do ativo.
2. Inspecionar a condição do equipamento.
3. Registrar quaisquer observações ou acompanhamento necessário.

6. Retornar ao inventário

O ciclo termina com outra chamada de API para o InvGate Asset Management:

1. O status do ativo é atualizado para pronto para empréstimo.
2. O proprietário atribuído é liberado.

#3. Implantar o fluxo de trabalho

Quando o fluxo de trabalho de empréstimo de equipamentos estiver pronto:

1. Clique no ícone Salvar e retorne ao menu de Processos.
2. Clique em Publicar versão para ativar o processo atualizado.
3. Atribua o fluxo de trabalho a uma categoria de solicitação, como TI > Solicitações de empréstimo.
4. Clique em Aplicar.

A partir de então, qualquer solicitação enviada nessa categoria seguirá o fluxo de trabalho definido.