Como configurar um processo de onboarding de funcionários

Workflows no-code eliminam essa complexidade. Em vez de integrações personalizadas ou acompanhamentos manuais, você define o processo de integração uma única vez e o reutiliza. Com o InvGate Service Management, as solicitações movem-se automaticamente entre as equipes e o progresso permanece visível do início ao fim.

O que você precisa para implementar essa automação?

Para automatizar a integração de funcionários, você precisa primeiro de um processo bem definido, independentemente de qualquer ferramenta. Estes são os elementos básicos que o processo deve cobrir:

• Um único ponto de entrada para a integração: uma solicitação que capture todas as informações necessárias desde o início.
• Etapas e responsáveis claros: cada tarefa no processo tem um responsável definido entre RH, TI e outras equipes.
• Caminhos condicionais: fluxos diferentes dependendo do cargo, localização ou tipo de contratação.
• Aprovações onde for necessário: o acesso, equipamentos ou licenças só avançam após a aprovação correta.
• Visibilidade do progresso: uma visão clara do que está concluído, pendente ou bloqueado.

O InvGate Service Management permite implementar esta estrutura sem a necessidade de integrações personalizadas ou sobrecarga técnica:

• Solicitações de integração personalizáveis para coletar e reutilizar dados.
• Fluxos de trabalho sem código para definir etapas, regras e transferências de tarefas.
• Atribuição automática de tarefas e aprovações para reduzir a coordenação manual.
• Conectores de ação nativos para disparar ações específicas em ferramentas externas.
• Rastreamento de status e notificações para manter o progresso visível de ponta a ponta.

Como automatizar um fluxo de trabalho de onboarding de funcionários na InvGate?

#1. Configure o processo do onboarding de funcionários

Há uma maneira simples de configurar este fluxo de trabalho: basta selecionar o modelo de fluxo de trabalho de onboarding e personalizá-lo de acordo com suas necessidades .

1. Faça login com uma função de administrador e vá para Configurações > Solicitações > Processos.
2. Na lista de modelos, selecione o fluxo de trabalho Registro de novo funcionário.
3. Clique em Usar modelo para ver o fluxo de trabalho no diagrama de edição.

Dica: em Configurações > Solicitações > Processos, você também pode criar novos fluxos do zero (clicando em "Adicionar"), importar fluxos de trabalho com a extensão .sdw ou visualizar e editar os existentes.

Se o modelo for suficiente para suas necessidades, você poderá usá-lo como está. Se precisar ajustá-lo, continue lendo.

#2. Editar o modelo de fluxo de trabalho de onboarding

No diagrama de fluxo de trabalho, você acessa as opções que ajudam a definir como o fluxo de trabalho se comporta, quem o gerencia e o que os usuários veem. Você pode clicar duas vezes em qualquer bloco para abrir sua configuração e modificar formulários, tarefas, aprovações e muito mais.

Veja a seguir o que cada bloco faz:

1. Formulário inicial - O fluxo de trabalho de onboarding começa com um formulário criado para reunir detalhes essenciais sobre o novo contratado e a cadeia de aprovação. Isso inclui informações como nome, departamento, função, data de início e quaisquer documentos necessários.

Dica: ajuste os campos de acordo com os requisitos legais ou internos de sua empresa.

2. Formulário do gerente de linha - Em seguida, o gerente preenche mais detalhes: onde o funcionário trabalhará, que dispositivos usará e de que software ou sistemas precisará. Cada campo pode ser marcado como obrigatório ou opcional, de modo que o fluxo de trabalho não avance a menos que os dados essenciais sejam preenchidos.

Dica: o uso de listas predefinidas para itens como modelos de laptops ou locais de escritórios acelera o processo e mantém as informações consistentes.


3. Aprovação do RH - O RH revisa as informações para garantir que tudo esteja correto antes do início do trabalho. Se forem necessárias alterações, o formulário volta para o gerente; se for aprovado, o processo continua.

Dica: você pode restringir a visibilidade em qualquer etapa, por exemplo, permitir que apenas o grupo de RH veja essa etapa.

4. Preparações - Tarefas separadas são enviadas automaticamente para as equipes certas. O RH lida com contratos e benefícios, a TI configura contas e dispositivos e as Instalações (ou a equipe relevante) preparam o espaço de trabalho ou providenciam o envio.
5. Criação de conta - O sistema pode criar o perfil do funcionário em ferramentas como Azure AD, Google Workspace ou Okta, para que o acesso esteja pronto no primeiro dia.
6. Confirmação do equipamento - Quando tudo estiver pronto, o novo contratado ou seu gerente confirma que os dispositivos e o software foram recebidos e estão funcionando. Se houver algum problema, ele volta para a TI para acompanhamento.
7. Rastreamento de ativos - Para aqueles que usam o InvGate Asset Management, esses blocos conectam as tarefas de integração diretamente ao rastreamento de ativos. Isso permite que a sua equipe de TI fique alinhada com a alocação de hardware e mantenha registros atualizados. Essas são as duas etapas já incluídas em nosso modelo:
   • Gerar documento da equipe para atribuição de ativos: uma tarefa para criar e compartilhar um documento com o equipamento atribuído ao funcionário (por exemplo, laptop, telefone, periféricos).
   • Atualizar os ativos atribuídos no inventário: vincule o equipamento atribuído ao novo funcionário no InvGate Asset Management para que os registros reflitam quem tem o quê desde o primeiro dia.
8. Notificação do gerente - O gerente recebe um e-mail de resumo confirmando que a integração foi concluída, incluindo o que foi fornecido e quaisquer tarefas em aberto.

9. Fim - O processo é encerrado quando todas as etapas são concluídas, com um registro completo da integração armazenado para referência.

#3. Adicione ações com conectores nativos

Assim que a estrutura central do workflow estiver pronta, você poderá conectar as etapas de integração com as ferramentas que suas equipes já utilizam. Em vez de desenvolver integrações personalizadas, conectores de ação nativos podem ser adicionados diretamente a blocos específicos do fluxo de trabalho.

Como essas ações são unidirecionais e disparadas pelo workflow, elas funcionam apenas quando necessário e fazem exatamente o que a etapa exige. Você controla quando elas são executadas e quais dados utilizam, sem a necessidade de manter integrações contínuas entre sistemas.

Alguns exemplos comuns em um workflow de integração incluem:

1. Após a aprovação do RH: agende eventos relacionados à integração nos calendários do Google ou Outlook, como uma reunião de boas-vindas, sessão de configuração de TI ou treinamentos obrigatórios.
2. Durante a criação da conta: crie contas de usuário em outras ferramentas usando os dados já coletados nos formulários de integração, evitando a reentrada manual de dados.
3. Ao atribuir acesso a softwares: conceda acesso a aplicativos ou grupos com base no cargo ou departamento, seguindo regras predefinidas em vez de decisões manuais.

Como essas ações são unidirecionais e disparadas pelo workflow, elas funcionam apenas quando necessário e fazem exatamente o que a etapa exige. Você controla quando elas são executadas e quais dados utilizam, sem a necessidade de manter integrações contínuas entre sistemas.

#4. Implantar o fluxo de trabalho

Assim que o seu workflow de integração estiver pronto:

1. Clique no ícone de Salvar e retorne ao menu de Processos.
2. Clique em Publicar versão para ativar o fluxo de trabalho atualizado.
3. Atribua-o a uma categoria de solicitação, neste caso, Recursos Humanos.
4. Clique em Aplicar para atribui-la.

Qualquer pessoa que usar essa solicitação a partir de agora seguirá esse fluxo de trabalho atualizado.

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