Como acelerar a verificação do inventário de fim de ano

Antes de começar, certifique-se de ter o seguinte em mãos:

1. Locais específicos para seus ativos - Ao criar seu inventário, seja o mais preciso possível com a localização de cada ativo. Use camadas como país, estado, cidade, prédio, andar, escritório e sala para organizar e gerenciar seu inventário com mais eficiência.
2. QR codes para todos os seus ativos - Como parte de sua estratégia de Gestão de Ativos, recomendamos gerar QR codes para cada ativo para simplificar o rastreamento e as auditorias.
3. O aplicativo do InvGate Asset Management - Use o aplicativo móvel para escanear os QR codes e otimizar o processo de verificação em qualquer lugar.

Etapa 1: crie um campo personalizado para seus ativos

Criar um campo personalizado para seus ativos ajuda a rastrear o status de cada item durante as verificações de inventário. Esse campo será atualizado durante cada contagem de inventário no final do ano.

1. Vá para Configurações > CIs > Campos.
2. Clique em Adicionar para criar um novo campo de ativo e preencha os seguintes detalhes:
   • Nome: Status do inventário.
   • Descrição (opcional): este campo permite que a equipe de TI realize sua contagem de inventário de fim de ano.
   • Tipo de CI: Ativo.
   • Tipos de ativos: Todos os ativos.
   • Tipo de campo: Lista.
   • Valores: adicione “Contabilizado” e “Não contabilizado”.
3. Clique em Salvar.

Etapa 2: digitalize cada ativo por local

Para iniciar sua verificação de inventário anual, vá até o local onde deseja começar. Por exemplo, suponha que você esteja no primeiro escritório e encontre um laptop com a etiqueta NBK-001 e seu QR code correspondente. Siga estas etapas:

1. Escaneie o QR code do ativo. Informações detalhadas sobre o ativo serão exibidas.
2. Role para baixo até localizar o campo chamado “Status do inventário”.
3. Atualize o status para refletir a data atual da verificação de inventário.
4. Salve suas alterações.

Observação: repita esse processo para todos os ativos da sua organização. É essencial ser metódico. Para se manter organizado, considere usar uma lista impressa de ativos por local para rastrear quais ativos esperar em cada área.

Etapa 3: identifique os ativos não verificados por local

1. Vá para Ativos.
2. Clique no botão “+” para criar uma nova visualização.
3. Abra o painel Filtros.
4. Aplique os seguintes filtros:
   • Ativos > Localização > 1º andar.
   • Ativos > Status do inventário > é > Nenhum.

Observação: adicione quantos escritórios específicos você tiver. Esse nível de granularidade de localização é essencial para realizar uma contagem de inventário de fim de ano organizada. Filtrar por “Nenhum” ajuda a identificar os ativos que deveriam estar naquele escritório, mas não foram verificados durante a inspeção.

5. Volte para a visualização não salva (você pode salvar essa visualização com um nome para uso futuro, se desejar).
6. Selecione todos os ativos mostrados na visualização e clique em Editar.
7. Role para baixo até o campo Status do inventário e atualize o valor de “Nenhum” para “Não contabilizado”.

Agora você poderá ver claramente quais ativos no local selecionado foram encontrados durante a inspeção e quais estavam faltando.

Dica: se preferir não repetir esse processo para cada local, você pode filtrar todo o seu inventário por Status do inventário e atualizar todos os ativos marcados como “Nenhum” para “Não contabilizado”.

Etapa 4: crie um painel personalizado para visualizar seus ativos verificados

A maneira mais rápida de monitorar o status da sua verificação de inventário de fim de ano é criando um painel personalizado. Siga estas etapas:

1. Vá para Dashboard.
2. Clique no botão “+” para criar uma nova visualização.
3. Aplique os filtros relevantes:
   • Proprietário: filtre pela pessoa responsável pelos ativos (você pode atualizar isso mais tarde).
   • Localização: deixe como está por enquanto.
   • Etiquetas: deixe como está por enquanto.
4. Preencha os seguintes campos:
   • Título do dashboard: Contagem de inventário de fim de ano.
   • Descrição: uma visão geral visual das principais métricas para apoiar o processo de inventário de fim de ano.

Observação: a partir daqui, você pode adicionar quantos gráficos forem necessários para criar um painel completo e informativo para sua contagem de fim de ano. Vamos ver um exemplo.

Exemplo de gráfico

1. Clique em Gráfico.
2. Defina as seguintes opções:
   • Visualização: colunas
   • Métrica: Ativos – Total
   • Dimensão: Status do inventário – Nenhum
   • Detalhamento: Nenhum
3. Aplique este filtro:
   • Ativos > Localização > é > 1º andar
4. Nomeie o gráfico: Ativos por status do inventário (1º andar)

Observação: você pode criar quantos gráficos forem necessários. Este exemplo se concentra em um escritório específico, mas você pode ajustar a localização para visualizar os resultados do inventário em diferentes áreas.