7 ideias para automatizar a Gestão de Ativos de TI

Nesta publicação, veremos as seguintes 7 automações de ITAM:

1. Monitorar o status de integridade.
2. Detectar softwares não autorizados.
3. Identificar softwares subutilizados e recuperar ou redistribuir licenças.
4. Automatizar a preparação de novos dispositivos.
5. Receber alertas de fim de vida útil e garantia.
6. Detectar ativos duplicados.
7. Atribuir localizações por meio de intervalo de IP ou proprietário.

#1. Monitore o status de integridade

Com o estado de integridade, você define como é um ativo “inteiro” estabelecendo as condições que ele deve cumprir. O sistema sinaliza automaticamente qualquer ativo que não atenda a essas condições, para que você saiba imediatamente quais precisam de atenção.

Você pode automatizar isso configurando limites nos detalhes do ativo, para que o monitoramento seja executado em segundo plano, sem verificações manuais.

Como criar uma regra de integridade global

1. Vá para Configurações > CIs > Saúde.
2. Clique em Adicionar para adicionar uma nova regra de integridade.
3. Forneça as seguintes informações:
   • Nome: Regra de integridade global.
   • Descrição: Regra de integridade global que avisa sobre riscos potenciais com base no status do antivírus, firewall, tempo desde a última atualização e tickets associados.
   • Global: habilite para garantir que ela afete todos os computadores.
4. Defina as seguintes regras:
   • Quando > O antivírus está desativado > Definir > Aviso.
   • Quando > O antivírus não está instalado > Definir > Crítico.
   • Quando > Firewall está desativado > Definir > Aviso.
   • Quando > Firewall não está instalado > Definir > Crítico.
   • Quando > Tempo sem atualização é > 7 dias > Definir > Aviso.
   • Quando > Tempo sem atualização é > 14 dias > Definir > Crítico.
   • Quando > Número de solicitações abertas é (quantidade) > 2 > Definir > Aviso.
   • Quando > Número de solicitações abertas é (quantidade) > 3 > Definir > Crítico.
5. Clique em Salvar para salvar a regra de integridade.

Como verificar o status de integridade de um ativo

1. Vá para Ativos (ou pesquise usando a barra de pesquisa).
2. Clique em qualquer ativo.
3. Encontre a seção Status de integridade.
4. Verifique o status do ativo.

#2. Detecte softwares não autorizados

Sempre que os colegas instalarem um software que não foi autorizado, você pode sinalizar automaticamente o ativo para revisão. Isso ajuda a evitar riscos de segurança, violações de licença e problemas de produtividade.

Você pode automatizar isso definindo regras que marquem qualquer máquina executando títulos não aprovados, solicitando que sua equipe de TI tome medidas.

Como criar uma regra que detecta automaticamente softwares não aprovados

1. Vá para Configurações > CIs > Automações.
2. Clique em Adicionar para adicionar uma nova automação.
3. Forneça as seguintes informações:
   • Nome: Software não aprovado.
   • Descrição: esta regra marcará automaticamente as máquinas com software não aprovado instalado e enviará um e-mail para que sejam tomadas medidas corretivas.
   • Evento: Ativo atualizado (essa automação será executada sempre que o ativo for atualizado).
4. Defina as seguintes condições:
   • Ativos > Computador > Nome do software > contém > Steam.

Como enviar um e-mail automático para tomar medidas corretivas

1. Role até a seção “Ações” e clique em Adicionar ação.
2. Preencha os detalhes do e-mail:
   • Tipo: Enviar e-mail.
   • Para: Selecione o destinatário (por exemplo, sua equipe de segurança ou conformidade de TI).
   • Assunto: Software na lista negra detectado.
   • Corpo: descreva resumidamente o alerta e inclua a variável CI_LINK para inserir um link direto para o ativo onde o software foi encontrado.
3. Clique em Salvar para ativar a automação.

#3. Identifique softwares subutilizados e recupere ou redistribua licenças

Aplicativos não utilizados ou subutilizados podem desperdiçar licenças e orçamento. Ao monitorar o uso do software, você pode identificar quando as ferramentas não estão sendo utilizadas o suficiente para justificar seu custo.

Você pode automatizar isso com o painel de conformidade de software, que destaca onde as licenças podem ser recuperadas ou reatribuídas, garantindo que você permaneça em conformidade enquanto otimiza os gastos.

Como identificar rapidamente softwares subutilizados e recuperar licenças

1. Vá para Contratos > Conformidade de software.
2. Analise as métricas de uso de licenças para identificar aplicativos com baixo ou nenhum uso.

Como criar uma regra que detecta automaticamente softwares não aprovados

1. Vá para Configurações > CIs > Automações.
2. Clique em Adicionar para adicionar uma nova automação.
3. Forneça as seguintes informações:
   • Nome: Software subutilizado.
   • Descrição: esta regra sinalizará automaticamente máquinas com software autorizado, mas subutilizado, para que as licenças possam ser recuperadas ou reatribuídas.
   • Evento:Ativo atualizado (essa automação será executada sempre que o ativo for atualizado).
4. Defina as seguintes condições:
   • Software > Instalações de software > Uso médio nos últimos 60 dias > é menor que > 1 > Hs.

Como enviar um e-mail automático para tomar medidas corretivas

1. Role até a seção “Ações” e clique em Adicionar ação.
2. Preencha os detalhes do e-mail:
   • Tipo: Enviar e-mail.
   • Para: Selecione o destinatário (por exemplo, sua equipe de segurança ou conformidade de TI).
   • Assunto: Software subutilizado detectado.
   • Corpo: descreva brevemente o alerta e inclua as variáveis CI_LINK para inserir um link direto para o ativo onde o software foi encontrado.
3. Clique em Salvar para ativar a automação.

#4. Automatizar a preparação de novos dispositivos

Adicionar um novo hardware ao seu ambiente pode ser demorado se todos os detalhes tiverem que ser atualizados manualmente. Ao automatizar a preparação de dispositivos, você pode garantir que cada novo ativo seja devidamente marcado com sua localização, usuário e status no momento em que for criado.

Dessa forma, sua equipe de TI economiza tempo, evita erros e garante que todos os dispositivos estejam prontos para a próxima etapa do ciclo de vida. Quando o dispositivo estiver em sua instância, siga as etapas a seguir.

Como automatizar a preparação de novos dispositivos

1. Vá para Configurações > CIs > Automações.
2. Clique em Adicionar para criar uma nova automação.
   • Forneça as seguintes informações:
   • Nome: Configuração de nova máquina.
   • Evento: Ativo criado (essa automação será executada sempre que um novo ativo for adicionado).
3. Defina as seguintes condições:
   • Ativos > Tipo > é > Computador.

Como atribuir automaticamente status, localização e proprietário

1. Role até a seção “Ações” e clique em Adicionar ação.
2. Selecione as seguintes opções para definir automaticamente o status:
   • Tipo: Atualizar status do ativo.
   • Status: Em estoque (ou qualquer outro status de sua preferência).
3. Clique em Salvar para ativar a automação.

Como criar um ticket a partir do dispositivo para rastrear suas alterações

Além de atribuir status, localização e proprietário, você também pode gerar um ticket para rastrear todo o processo de preparação.

Existem duas maneiras principais de automatizar isso: você pode configurar a automação para enviar um e-mail que acione a criação do ticket ou pode configurar uma chamada de serviço da web para criar o ticket diretamente no InvGate Service Management.

#5. Receba alertas de garantia

Acompanhar manualmente garantias, contratos e vida útil dos ativos é tedioso e propenso a erros. Automatizar esses alertas garante que você nunca perca um marco importante que possa afetar a segurança, a conformidade ou o orçamento.

Com o InvGate Asset Management, você pode definir regras para receber notificações quando garantias ou contratos estiverem prestes a expirar, quando os dispositivos atingirem uma idade específica ou mesmo quando ficarem abaixo de um determinado valor residual. Veja como fazer isso.

Como automatizar alertas de expiração de garantias

1. Vá para Configurações > CIs > Automações.
2. Clique em Adicionar para criar uma nova automação.
3. Forneça as seguintes informações:
   • Nome: Expiração da garantia.
   • Descrição: Esta regra enviará um alerta quando um dispositivo estiver próximo da data de término da garantia.
   • Evento: Agendador (isso permitirá que você escolha a data de início da execução e a frequência de repetição).
4. Defina as seguintes condições (exemplos):
   • Ativos > Data de expiração da garantia > é exatamente > 30 dias.

Como enviar alertas automaticamente

1. Role até a seção “Ações” e clique em Adicionar ação.
2. Selecione a seguinte opção:
   • Tipo: Enviar e-mail.
   • Para: escolha o destinatário (por exemplo, gerente de ativos de TI ou equipe de compras).
   • Assunto: Alerta de garantia.
   • Corpo: Descreva resumidamente o alerta e inclua variáveis como CI_LINK para acesso rápido aos detalhes do ativo.
3. Clique em Salvar para ativar a automação.

Você pode criar quantos alertas forem necessários como parte do seu plano de Gestão de Ativos de TI. Por exemplo, você pode adicionar um campo personalizado com a data de fim de vida útil (EOL) de um título de software específico e, em seguida, acionar um alerta com base nesse campo.

Outra opção é configurar uma notificação quando um dispositivo atingir uma determinada idade. Essa automação usa a condição “Data de aquisição” e é extremamente útil para o seu plano de atualização de hardware, pois informa o momento exato em que o hardware deve ser substituído.

#6. Detecte ativos duplicados

Registros duplicados podem bagunçar seu inventário e levar a erros nos relatórios ou na tomada de decisões. Ao automatizar a detecção de duplicatas, você pode manter seu banco de dados de ativos limpo, confiável e mais fácil de gerenciar. Veja como fazer isso:

Como ativar a detecção de ativos duplicados

1. Vá para Configurações > CIs > Geral.
2. Habilite “Geolocalização de ativos”.
3. Em “Detecção de ativos duplicados”, selecione “Avançado”. Essa opção também compara o fabricante e o modelo.
4. Habilite a fusão automática. Essa opção irá mesclar automaticamente novos ativos que causarem um conflito com um já existente no momento da criação.
Observação: é recomendável selecionar “Avançado” nas configurações de “Detecção de ativos duplicados” e ativar a fusão automática. No entanto, você também pode escolher outras opções que melhor se adaptem à situação atual da sua equipe.
5. Vá para Ativos > Descoberta. Aqui você encontrará os ativos recém-descobertos que entraram no seu ambiente de TI.
6. Encontre a coluna “Conflitos” para visualizar os ativos que encontraram conflitos ao entrar no seu inventário.

Como criar uma regra para ativos duplicados

1. Vá para Configurações > CIs > Automações.
2. Clique em Adicionar para criar uma nova automação.
3. Forneça as seguintes informações:
   • Nome: Detecção de ativos duplicados.
   • Descrição: esta regra sinalizará registros duplicados para que a equipe de Gestão de Ativos possa revisá-los e corrigi-los.
   • Evento: Ativo criado (essa automação será executada sempre que um novo ativo for adicionado).
4. Defina a seguinte condição:
   • Ativos > Tem conflitos > Verdadeiro.

Como notificar sua equipe automaticamente

1. Role até a seção “Ações” e clique em Adicionar ação.
2. Selecione a seguinte opção:
   • Tipo: Enviar e-mail.
   • Para: Escolha o destinatário (por exemplo, equipe de Gestão de Ativos).
   • Assunto: Ativo duplicado detectado. Corpo: Descreva resumidamente o a
   • Corpo: Descreva resumidamente o alerta e inclua a variável CI_LINK para um link direto para o ativo duplicado.
3. Clique em Salvar para ativar a automação.

#7. Atribuir localizações por meio de intervalo de IP ou proprietário

Atualizar manualmente a localização de um ativo pode ser repetitivo e propenso a erros, especialmente em organizações com vários escritórios ou redes. Automatizar esse processo garante que cada dispositivo seja atribuído ao local certo no momento em que é registrado.

Com o InvGate Asset Management, você pode definir automaticamente a localização com base no intervalo de IP do ativo ou na localização do proprietário atribuído.

Como criar uma regra que atribui localizações automaticamente

1. Vá para Configurações > CIs > Automações.
2. Clique em Adicionar para criar uma nova automação.
3. Forneça as seguintes informações:
   • Nome: Atribuição automática de localização.
   • Descrição: esta regra atribuirá automaticamente uma localização aos ativos com base no intervalo de IP ou na localização do proprietário.
   • Evento: Ativo criado (essa automação será executada sempre que um novo ativo for adicionado).
4. Defina a seguinte condição (exemplo com intervalo de IP):
   • Ativos > Endereço IP (padrão) > está no intervalo da sub-rede > 192.168.2.0/24.
   • OU Ativos > Endereço IP (padrão) > está no intervalo da sub-rede > 192.168.3.0/24.
   • OU Ativos > Fonte > é > Texas Discovery.

Como atualizar automaticamente a localização usando o IP

1. Role até a seção “Ações” e clique em Adicionar ação.
2. Selecione a seguinte opção:
   • Tipo: Atualizar localização do ativo.
   • Localização: escolha a localização vinculada ao proprietário atribuído (por exemplo, sede, filial).
3. Clique em Salvar para ativar a automação.