Smartsheet

Información básica

Smartsheet es una plataforma de gestión del trabajo basada en la nube, diseñada para la colaboración y la gestión de proyectos. Ofrece una interfaz similar a la de una hoja de cálculo, combinada con sólidas funciones de gestión de proyectos, automatización y generación de informes. La plataforma se actualiza constantemente, siguiendo un modelo de entrega de software como servicio (SaaS), lo que significa que no existe una única versión en el sentido tradicional; los usuarios siempre tienen acceso a las últimas funciones y mejoras.

• Modelo: Smartsheet (plataforma SaaS)
• Versión: Se actualiza continuamente (sin número de versión fijo)
• Fecha de lanzamiento: lanzamiento público inicial en 2006.
• Requisitos mínimos: Requiere un navegador web moderno y una conexión a Internet.
• Sistemas operativos compatibles: Cualquier sistema operativo compatible con un navegador web (p. ej., Windows, macOS, Linux, Chrome OS) para acceder a la web. Hay aplicaciones móviles nativas disponibles para iOS y Android.
• Última versión estable: N/A (modelo de entrega continua).
• Fecha de finalización del soporte: N/D (el soporte continúa con una suscripción activa).
• Fecha de fin de vida útil: N/D (servicio continuo).
• Tipo de licencia: basada en suscripción (SaaS), con varios niveles (por ejemplo, gratuita, Pro, comercial, empresarial).
• Modelo de implementación: Nube (SaaS).

Requisitos técnicos

Como aplicación en la nube, los requisitos técnicos de Smartsheet se refieren principalmente al dispositivo cliente utilizado para acceder al servicio. La plataforma está diseñada para ser accesible desde una amplia gama de dispositivos con conexión a internet estándar.

• RAM: Se recomiendan 4 GB o más para un rendimiento fluido del navegador, especialmente con múltiples pestañas u hojas complejas.
• Procesador: Procesador de doble núcleo o superior (por ejemplo, Intel Core i3/i5 o AMD equivalente) para un rendimiento óptimo del navegador.
• Almacenamiento: Requiere un almacenamiento local mínimo, ya que los datos se almacenan en la nube. La caché del navegador puede ocupar algo de espacio.
• Pantalla: Se recomienda una resolución mínima de 1280x800 píxeles para una visualización óptima de la interfaz de Smartsheet.
• Puertos: Puertos de red estándar (por ejemplo, HTTP/HTTPS) para acceso a Internet.
• Sistema operativo: Cualquier sistema operativo moderno (Windows 10+, macOS 11+, distribuciones recientes de Linux, Chrome OS) capaz de ejecutar un navegador web compatible. iOS 15+ y Android 10+ para aplicaciones móviles.
• Navegador: son compatibles las últimas versiones estables de Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge y Apple Safari.

Análisis de Requisitos Técnicos: Los requisitos técnicos de Smartsheet son mínimos, lo que refleja su naturaleza de aplicación web. La principal demanda reside en la conexión a internet del cliente y el rendimiento del navegador, más que en las especificaciones de hardware locales. La mayoría de las computadoras y dispositivos móviles modernos cumplen estos requisitos sin problemas, lo que garantiza una amplia accesibilidad. El rendimiento depende más de la latencia de la red y la eficiencia del navegador que de la potencia de procesamiento o la RAM del cliente.

Soporte y compatibilidad

Smartsheet ofrece amplia compatibilidad y soporte, en consonancia con su rol como plataforma SaaS de nivel empresarial. Su modelo de entrega continua garantiza que los usuarios siempre tengan acceso a las funciones y actualizaciones de seguridad más recientes.

• Última versión: Se implementan periódicamente actualizaciones continuas y lanzamientos de funciones, lo que garantiza que los usuarios siempre operen en la plataforma más actual.
• Soporte de sistema operativo:
  • Acceso web: compatible con cualquier sistema operativo que admita navegadores web modernos (Windows, macOS, Linux, Chrome OS).
  • Aplicaciones móviles: Aplicaciones dedicadas para iOS (versión 15 y más recientes) y Android (versión 10 y más recientes).
• Fecha de finalización del soporte: N/D. Como producto SaaS, se proporciona soporte mientras la suscripción esté activa.
• Localización: Smartsheet admite varios idiomas, incluidos inglés, francés, alemán, italiano, japonés, portugués, español y sueco.
• Controladores disponibles: N/D, ya que Smartsheet es una aplicación basada en web y no requiere controladores de dispositivos específicos.

Análisis del estado general de soporte y compatibilidad: Smartsheet demuestra un sólido soporte y compatibilidad. Su arquitectura nativa en la nube elimina las preocupaciones sobre el control de versiones y la aplicación de parches para los usuarios finales, ya que las actualizaciones se gestionan de forma centralizada. La amplia compatibilidad con sistemas operativos y navegadores, junto con aplicaciones móviles dedicadas, garantiza la accesibilidad en diversos entornos de usuario. La disponibilidad en varios idiomas mejora aún más su usabilidad global. Los recursos de soporte incluyen una completa ayuda en línea, foros de la comunidad y atención al cliente directa para los suscriptores.

Estado de seguridad

Smartsheet prioriza la seguridad empresarial e implementa diversas medidas para proteger los datos de los clientes y garantizar la integridad de la plataforma. Cumple con las mejores prácticas y estándares de cumplimiento de la industria.

• Características de seguridad: controles de acceso basados en roles, permisos granulares, registros de auditoría, capacidades de prevención de pérdida de datos (DLP) y centros de datos seguros.
• Vulnerabilidades conocidas: Smartsheet mantiene un sólido programa de seguridad que incluye pruebas de penetración y evaluaciones de vulnerabilidades periódicas. Las vulnerabilidades divulgadas públicamente se abordan con prontitud. Las vulnerabilidades específicas, persistentes y sin parchear no se reportan ampliamente, lo que indica una postura de seguridad proactiva.
• Estado de lista negra: N/D. Smartsheet es una plataforma de software empresarial legítima y no está asociada con listas negras.
• Certificaciones: Smartsheet cuenta con varias certificaciones clave de seguridad y cumplimiento, incluidas ISO 27001, SOC 1 Tipo 2, SOC 2 Tipo 2 y SOC 3. También respalda el cumplimiento de regulaciones como GDPR, HIPAA y CCPA.
• Soporte de cifrado: los datos se cifran tanto en tránsito (usando TLS 1.2 o superior) como en reposo (usando cifrado AES-256).
• Métodos de autenticación: admite varios métodos de autenticación, incluido el inicio de sesión único (SSO) con SAML 2.0, la autenticación multifactor (MFA) y el nombre de usuario y la contraseña tradicionales.
• Recomendaciones generales: Se recomienda a los usuarios utilizar contraseñas seguras y únicas, habilitar MFA, adherirse al principio del mínimo privilegio para el acceso y revisar periódicamente los registros de auditoría.

Análisis de la calificación general de seguridad: Smartsheet mantiene una alta calificación general de seguridad, ideal para uso empresarial. Su completo marco de seguridad, que incluye cifrado robusto, estrictos controles de acceso y cumplimiento de los estándares globales (ISO, SOC, RGPD, HIPAA), demuestra un firme compromiso con la protección de datos. La compatibilidad con SSO y MFA mejora aún más la seguridad de la autenticación de usuarios. La monitorización continua y las auditorías de seguridad periódicas contribuyen a una plataforma resiliente y confiable.

Rendimiento y puntos de referencia

Como plataforma de gestión de trabajo colaborativo, el rendimiento de Smartsheet se mide principalmente por su capacidad de respuesta, escalabilidad y confiabilidad para usuarios simultáneos y flujos de trabajo complejos, en lugar de puntos de referencia computacionales puros.

• Puntuaciones de referencia: N/D para las pruebas de rendimiento de software tradicionales (p. ej., CPU, GPU). El rendimiento se evalúa mediante métricas de experiencia del usuario.
• Métricas de rendimiento en el mundo real:
  • Capacidad de respuesta: tiempos de carga generalmente rápidos para hojas y paneles, incluso con grandes conjuntos de datos.
  • Escalabilidad: diseñado para admitir miles de usuarios y millones de filas de datos dentro de una sola hoja o en toda una organización.
  • Tiempo de actividad: Smartsheet mantiene un alto tiempo de actividad, que normalmente supera el 99,9 %, lo que indica una disponibilidad confiable del servicio.
  • Velocidad de colaboración: actualizaciones en tiempo real para usuarios simultáneos, lo que facilita la colaboración eficiente del equipo.
• Consumo de energía: El consumo de energía del cliente es mínimo y depende del dispositivo y el navegador utilizados, similar a la navegación web general. El consumo del servidor lo gestionan los centros de datos de Smartsheet.
• Huella de carbono: Smartsheet se ha comprometido públicamente con los esfuerzos de sostenibilidad, incluido el logro de la neutralidad de carbono para sus operaciones y el establecimiento de objetivos basados en la ciencia para la reducción de emisiones.
• Comparación con recursos similares: En comparación con competidores como Asana, Monday.com y Trello, Smartsheet destaca por su flexibilidad, similar a la de una hoja de cálculo, su robusta automatización y sus funciones de generación de informes de nivel empresarial, especialmente para la gestión compleja de proyectos y portafolios. Su rendimiento se adapta bien a grandes organizaciones, aunque algunos usuarios notan una curva de aprendizaje más pronunciada en comparación con herramientas más sencillas.

Análisis del estado general del rendimiento: Smartsheet ofrece un rendimiento sólido para su caso de uso previsto. Su infraestructura en la nube garantiza alta disponibilidad y escalabilidad, cruciales para la colaboración empresarial. Las actualizaciones en tiempo real y la gestión eficiente de datos contribuyen a una experiencia de usuario ágil, incluso en proyectos grandes y complejos. Si bien no está sujeto a las pruebas de rendimiento de hardware tradicionales, sus métricas de rendimiento operativo, como el alto tiempo de actividad y la escalabilidad, son excelentes. El compromiso de la empresa con la reducción de su huella de carbono también añade una dimensión ambiental positiva a su rendimiento operativo.

Reseñas y comentarios de usuarios

Las opiniones de los usuarios sobre Smartsheet generalmente destacan sus potentes capacidades para la gestión de proyectos y trabajos, junto con algunas áreas comunes de mejora.

• Puntos fuertes:
  • Flexibilidad y personalización: Los usuarios suelen elogiar su adaptabilidad, que permite a los equipos adaptar flujos de trabajo, formularios e informes a sus necesidades específicas. La interfaz, similar a una hoja de cálculo, es familiar y, a la vez, potente.
  • Automatización: Las funciones de automatización potentes (por ejemplo, alertas, recordatorios, solicitudes de aprobación) son muy valoradas para agilizar las tareas repetitivas y mejorar la eficiencia.
  • Colaboración: facilita la colaboración eficaz del equipo con actualizaciones en tiempo real, comentarios y opciones para compartir.
  • Informes y paneles: las herramientas de informes sólidas y los paneles personalizables brindan una excelente visibilidad del estado del proyecto y las métricas clave.
  • Integraciones: Las amplias integraciones con otras herramientas comerciales (por ejemplo, Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce) mejoran su utilidad.
• Debilidades:
  • Curva de aprendizaje: algunos usuarios encuentran que la curva de aprendizaje inicial es pronunciada, especialmente para aquellos que son nuevos en conceptos avanzados de gestión de proyectos o en la interfaz única de la plataforma.
  • Precio: puede parecer caro, especialmente para equipos más pequeños o aquellos que requieren funciones avanzadas.
  • Complejidad de la interfaz: si bien es flexible, la interfaz a veces puede resultar abrumadora debido a la gran cantidad de funciones y opciones.
  • Limitaciones de la aplicación móvil: si bien es funcional, algunos usuarios informan que la aplicación móvil carece de la funcionalidad completa y la facilidad de uso de la versión web de escritorio.
• Casos de uso recomendados: Gestión de proyectos (de simples a complejos), gestión de portafolios, gestión de procesos operativos, seguimiento de campañas de marketing, planificación de eventos, gestión de recursos y seguimiento de proyectos de TI. Es especialmente adecuado para organizaciones que necesitan una solución altamente personalizable y escalable para diversas necesidades de gestión del trabajo.

Resumen

Smartsheet es una robusta plataforma de gestión del trabajo basada en la nube que destaca por ofrecer un entorno flexible, escalable y seguro para la gestión de proyectos y operaciones. Su principal ventaja reside en su exclusiva interfaz, similar a la de una hoja de cálculo, que, si bien resulta familiar, ofrece potentes funciones de automatización, generación de informes y colaboración. El modelo de entrega continua de la plataforma garantiza que los usuarios siempre tengan acceso a las últimas funciones y mejoras de seguridad, eliminando la necesidad de actualizaciones manuales.

Entre sus puntos fuertes se incluyen su alto grado de personalización, amplias funciones de automatización que optimizan los flujos de trabajo y funcionalidades integrales de informes y paneles de control que ofrecen información detallada sobre el progreso del proyecto. Su seguridad de nivel empresarial, respaldada por certificaciones como ISO 27001 y SOC 2, junto con robustos métodos de cifrado y autenticación, lo convierten en una opción fiable para datos confidenciales. Su amplia compatibilidad con sistemas operativos y navegadores, junto con aplicaciones móviles dedicadas, garantiza la accesibilidad para diversos grupos de usuarios.

Sin embargo, Smartsheet presenta algunas debilidades . La plataforma puede tener una curva de aprendizaje pronunciada para los nuevos usuarios debido a su amplio conjunto de funciones y su interfaz única. Su estructura de precios también puede ser un factor a considerar para organizaciones más pequeñas. Si bien es potente, la interfaz a veces puede resultar compleja, y la aplicación móvil, aunque funcional, puede no ofrecer la experiencia completa de una aplicación de escritorio.

Recomendaciones: Smartsheet es muy recomendable para empresas medianas y grandes y para equipos que requieren una solución altamente personalizable y escalable para la gestión de proyectos complejos, la gestión de portafolios y la automatización de procesos operativos. Las organizaciones que valoran la robustez de los informes, la automatización y la seguridad empresarial encontrarán en Smartsheet un recurso valioso. Para equipos más pequeños o quienes buscan una herramienta más sencilla y con menos funciones, existen alternativas más adecuadas o se podría considerar una adopción gradual de las capacidades de Smartsheet. Aprovechar su amplio ecosistema de integración puede aumentar aún más su valor dentro de un entorno de TI existente.

Nota: La información proporcionada se basa en datos públicos y puede variar según la configuración del dispositivo o el plan de Smartsheet. Para obtener información actualizada, consulte los recursos oficiales del fabricante.