Estrategia de renovación de hardware: Cómo automatizar un plan de manera clara y eficiente

InvGate te permite automatizar tu plan de renovación de hardware. Esto te ayuda a anticipar las necesidades tecnológicas de tu organización y evitar costos innecesarios o interrupciones operativas.

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Estas son algunas acciones que puedes realizar para automatizar y optimizar tu plan:

  1. Crear una etiqueta inteligente para identificar activos que deben darse de baja.
  2. Configurar una notificación automática por correo electrónico.
  3. Crear un panel para monitorear tu plan de renovación.

#1. Crear una etiqueta inteligente para identificar activos que deben darse de baja

Empieza creando una etiqueta inteligente que identifique automáticamente los activos listos para retirarse. Así podrás dar seguimiento a dispositivos antiguos o de bajo rendimiento sin intervención manual.

Configuración general

  1. Ve a Configuración > General > Etiquetas.
  2. Haz clic en Agregar.
  3. Completa los siguientes campos:
    • Nombre: Por ejemplo, “Activos para dar de baja”.
    • Descripción: Opcional, una breve explicación sobre el propósito de la etiqueta.
    • Color: Elige un color para identificarla visualmente.
    • Etiqueta inteligente: Activa esta opción para que se aplique automáticamente con base en reglas predefinidas.

Nota: Las etiquetas manuales deben asignarse activo por activo, mientras que las etiquetas inteligentes actualizan su contenido automáticamente cuando un activo cumple las condiciones configuradas.

Definir las condiciones

  1. Selecciona Todo en Tipos de activos.
  2. Configura condiciones para que tus activos se etiqueten automáticamente. Algunos ejemplos comunes:
    • Activos depreciados: Activos > Precio actual > es igual o menor que > 25% del precio de adquisición.
    • Garantías por vencer: Activos > Vencimiento de garantía > exactamente en (días) > 30.
    • Activos con más de 5 años: Activos > Fecha de adquisición > antes (días) > 1580.
    • Batería en mal estado: Computadora > Estado de batería (%) > menor o igual que > 75.
  3. Haz clic en Guardar.

Nota: Estas condiciones son solo ejemplos. Puedes adaptarlas según las políticas de tu organización.

#2. Configurar una notificación automática por correo electrónico

Después de crear la etiqueta inteligente, puedes configurar una automatización que envíe correos cuando un activo cumpla ciertas condiciones. Esto permite notificar al equipo correspondiente sin necesidad de revisión manual.

Ejemplo: notificación para garantías que vencen en 30 días

  1. Ve a Configuración > CIs > Automatizaciones.
  2. Haz clic en Agregar.
  3. Completa los siguientes campos:
    • Nombre: Alerta de garantía – 30 días.
    • Descripción: Envía un correo cuando un activo está a 30 días de que venza su garantía.
    • Evento: Selecciona “Scheduler”.
    • Fecha: Define la fecha y hora en que debe comenzar.
    • Repetir: Selecciona “Cada día” para ejecutar la verificación a diario.
  4. En la sección de condiciones, configura:
    • Vencimiento de garantía: Activos > Fecha de vencimiento de la garantía > es exactamente en (días) > 30.
  5. En Acciones, haz clic en Agregar acción.
  6. Completa los datos del correo:
    • Tipo: Enviar correo electrónico.
    • Para: Elige al destinatario (por ejemplo, el área de Compras o IT).
    • Asunto: Garantía próxima a vencer – aviso a 30 días.
    • Cuerpo: Explica brevemente la situación e incluye la variable CI_LINK para insertar un enlace directo al activo.
  7. Haz clic en Guardar para activar la automatización.

Nota: Puedes configurar todas las notificaciones que necesites para acompañar tu plan, siempre que agreguen valor y no saturen la bandeja de entrada.

#3. Crear un panel para monitorear el plan de renovación

El paso final es centralizar toda la información en un panel (dashboard). Esto te permitirá visualizar métricas clave, detectar tendencias y planificar tu próximo ciclo de renovación con base en datos concretos.

Crear un panel personalizado

  1. Ve a Tablero desde el menú lateral.
  2. Haz clic en el ícono “+” para crear uno nuevo.
  3. Aplica filtros relevantes como:
    • Responsable: Filtra por quien administra los activos.
    • Ubicación: Filtra por sitio o región.
    • Etiquetas: Usa la etiqueta inteligente para incluir solo los activos del ciclo de renovación.
  4. Completa los siguientes campos:
    • Nombre: Tablero – Plan de renovación de hardware.
    • Descripción: Vista general con métricas clave para tomar decisiones informadas.
  5. Agrega gráficos recomendados, como:
    • Activos con garantía vencida.
    • Activos con garantía por vencer
    • Activos según fecha de vencimiento
    • Activos por mes de compra
    • Fin de vida por mes
    • Activos con batería en mal estado
    • Activos por porcentaje de depreciación

    6. Nota: Puedes personalizar cada gráfico eligiendo el tipo de visualización (barra, columna, circular, etc.), la métrica a mostrar y los filtros que desees aplicar.

  6. Una vez configurado, haz clic en Guardar.

    7. Nota: El valor de un panel depende de las métricas que muestra. Considera incluir datos de rendimiento como uso de CPU, RAM o volumen de incidentes por tipo de dispositivo para priorizar mejor tus renovaciones.