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Cómo crear un panel de cumplimiento GDPR con InvGate Asset Management

Un panel de cumplimiento GDPR te ayuda a centralizar la visibilidad sobre tu estado de cumplimiento y los dispositivos sujetos a los requisitos del GDPR. Al reunir esta información en un solo lugar, puedes eliminar puntos ciegos, identificar riesgos más rápidamente y adoptar un enfoque proactivo que demuestre responsabilidad tanto ante las partes interesadas como ante los reguladores.

En las siguientes secciones, mostraremos cómo crear un panel de cumplimiento GDPR con InvGate Asset Management. El objetivo es brindar a managers y técnicos información accionable que facilite un monitoreo eficiente y reportes más ágiles, incluso en entornos organizacionales complejos.

#1. Identificar, catalogar y agrupar los activos relevantes para el GDPR

Etiquetas del panel de cumplimiento GDPR en InvGate Asset Management.Antes de crear tableros o gráficos, necesitas una base sólida: identificar con claridad qué activos están dentro del alcance del GDPR y agruparlos de forma consistente.

Este paso consiste en definir tu universo de activos GDPR y asegurarte de que todos estén organizados dentro de un único grupo estructurado. Todo lo que construyas después, tableros, métricas y reportes, depende de hacerlo correctamente.

Veamos el proceso en detalle.

Paso 1.1. Identificar y catalogar todos los activos con requisitos de cumplimiento GDPR

Comienza identificando cada activo de tu organización que almacene, procese o represente datos personales. Normalmente, esto incluye:

  • Dispositivos de usuario final como PCs de escritorio, laptops y móviles corporativos.
  • Servidores e infraestructura que alojan aplicaciones o bases de datos con información personal.
  • Aplicaciones y sistemas de software como CRM, plataformas de RR. HH., ERP, herramientas de tickets o sistemas de facturación.
  • Bases de datos y repositorios compartidos con datos de empleados o clientes.
  • Activos personalizados que representen información sensible, por ejemplo tarjetas de crédito, identificaciones o registros financieros cargados como activos.

Una regla práctica sencilla:

Cualquier activo que almacene, procese o represente datos personales debe incluirse dentro del alcance GDPR, sin importar si se trata de una laptop, un servidor, una aplicación o un activo personalizado como una tarjeta de crédito.

Pensar en términos de exposición de datos, en lugar de tipo de activo, ayuda a evitar puntos ciegos y garantiza que el panel refleje la realidad.

En esta etapa, también es importante verificar que los activos tengan los campos básicos que luego querrás monitorear, como responsable, estado, ubicación o tipo. Completar la información faltante ahora hará que el tablero sea mucho más útil.

Nota: Según el tipo de activo, parte de esta información puede recopilarse automáticamente. Por ejemplo, al gestionar laptops o desktops, el Agente de InvGate Asset Management puede completar campos como estado, ubicación y detalles de hardware. Otros activos, como los personalizados o los registros financieros, pueden requerir carga manual, lo cual es clave para un monitoreo preciso.

Paso 1.2. Crear una etiqueta para agrupar los activos relevantes para el GDPR

Una vez identificados los activos GDPR, el siguiente paso es agruparlos bajo un único conjunto.

Para ello, crea una etiqueta que incluya todos los activos dentro del alcance GDPR. Esta etiqueta será la base de tu panel, ya que cada gráfico y métrica utilizará este grupo como referencia.

Para crear la etiqueta:

  1. Ve a Configuración > General > Etiquetas.
  2. Haz clic en Agregar para crear una nueva etiqueta.
  3. Completa los campos:
    • Nombre: Cumplimiento GDPR.
    • Descripción: Activos sujetos a requisitos GDPR.
    • Color: Selecciona el color que prefieras.

    4. Puedes ir un paso más allá convirtiendo esta etiqueta en una Etiqueta inteligente. Las Etiquetas inteligentes permiten agrupar activos automáticamente según condiciones predefinidas.

    Por ejemplo, si registras múltiples tarjetas de crédito como activos, puedes crear una Etiqueta inteligente basada en el tipo de activo. A partir de ese momento, cada nueva tarjeta que cumpla la condición se agregará automáticamente al grupo GDPR. Este enfoque dinámico ayuda a mantener el alcance siempre actualizado.

Llena la etiqueta con los activos GDPR

Ahora debes asociar la etiqueta con todos los activos relevantes. Continúa con estos pasos:

  1. Ve a “Activos”.
  2. Haz clic en el botón “+” para crear una nueva vista.
  3. Entra en “Filtros” para definir condiciones.
Nota: Las condiciones dependen de tu inventario. Recuerda que debes incluir cualquier activo sujeto a GDPR. Algunos ejemplos:
  1. Activos > Tipo > es > Tarjetas de crédito
  2. OR Activos > Tipo > es > Base de datos del servidor
  3. OR Activos > Tipo > es > Laptop
  4. OR Activos > Locación > es > Oficinas de UE
  5. OR Activos > Aplicación de negocio > es > HR BA
  6. OR Activos > Procesa datos personales > es > Sí
Nota: Esta última condición ilustra el uso de un campo personalizado que indique explícitamente si un activo procesa datos personales. Esto simplifica enormemente la identificación y automatización.

Una vez definidos los filtros:

  1. Haz clic en “Actualizar”.
  2. Selecciona los activos resultantes y haz clic en "Etiquetas".
  3. Elige "Cumplimiento GDPR" y selecciona "Agregar" a etiquetas existentes.
Nota: Si lo prefieres, puedes crear la etiqueta directamente en este paso y omitir la parte anterior.

#2. Crear tu panel de cumplimiento GDPR

Panel de cumplimiento GDPR en InvGate Asset Management.

Ahora que tus activos relevantes para el GDPR están agrupados bajo una única etiqueta, puedes crear un panel dedicado para monitorear su estado.

Este panel funcionará como centro de control de visibilidad GDPR. En lugar de saltar entre listados o reportes, tendrás un único espacio para seguir indicadores de cumplimiento, detectar riesgos y respaldar auditorías o revisiones internas.

Para comenzar, crea un panel específico para GDPR:

  1. Ve a Tablero.
  2. Haz clic en el botón “+” para crear el panel o tablero.
  3. Ingresa un nombre, por ejemplo: Tablero de cumplimiento GDPR.
  4. (Opcional) Agrega una descripción breve, como: Visibilidad en tiempo real de activos y métricas de cumplimiento GDPR.
  5. Haz clic en “Crear”.

En este punto, tendrás un panel vacío listo para ser completado con gráficos.

Agregar gráficos para monitorear activos GDPR

Cada gráfico debe utilizar la etiqueta “Cumplimiento GDPR” como filtro principal. Esto garantiza que todas las visualizaciones reflejen únicamente los activos dentro del alcance GDPR y que cualquier nuevo activo agregado a la etiqueta aparezca automáticamente.

Recomendamos crear los siguientes gráficos:

  1. Activos GDPR por estado de salud.
  2. Solicitudes abiertas sobre activos GDPR.
  3. Activos GDPR por estado del ciclo de vida.
  4. Activos GDPR por salud y tipo.
  5. Activos GDPR por ubicación y estado de salud.
  6. Activos GDPR inactivos por ubicación.

Puedes adaptar los nombres y la cantidad de gráficos según tus necesidades. En esta guía, los títulos fueron levemente ajustados para facilitar la comprensión en formato escrito.

Gráfico #1. Activos GDPR por estado de salud

Este gráfico ofrece una visión rápida del estado general de tus activos GDPR y permite detectar riesgos potenciales.

Haz clic en “Agregar gráfico”:

  1. Visualización: Columnas.
  2. Métrica: Activos (Monitoreados) – Total
  3. Dimensión: Estado de salud
  4. Agrega el siguiente filtro:
    1. Filtro: Activos > Etiquetas > es > Cumplimiento GDPR
  5. Asigna el nombre "Activos GDPR por estado de salud" y haz clic en “Guardar”.

Este gráfico ayuda a identificar activos en estado de advertencia para priorizar acciones preventivas.

Gráfico #2. Solicitudes abiertas sobre activos GDPR

Este gráfico muestra cuántas solicitudes activas están asociadas a activos GDPR. Haz clic en “Agregar gráfico”:

Haz clic en “Agregar gráfico”:

  1. Visualización: Barra apilada
  2. Métrica: Solicitudes asignadas (Abiertas) - Total
  3. Dimensión: Ninguna
  4. Agrega los filtros:
    1. Filtro: Activos > Etiquetas > es > Cumplimiento GDPR
    2. Filtro: Activos > Solicitudes (Abiertas) > es mayor o igual que > 1
  5. Asigna el nombre "Solicitudes abiertas sobre activos GDPR" y haz clic en “Guardar”.

Este gráfico proporciona visibilidad inmediata sobre problemas no resueltos que pueden impactar el cumplimiento.

Gráfico #3. Activos GDPR por estado del ciclo de vida

Este gráfico muestra cómo se distribuyen los activos GDPR según su estado.

Haz clic en “Agregar gráfico”:

  1. Visualización: Barras
  2. Métrica: Activos (Monitoreados) – Total
  3. Dimensión: Estado
  4. Agrega el filtro:
    1. Filtro: Activos > Etiquetas > es > Cumplimiento GDPR
  5. Asigna el nombre "Activos GDPR por estado del ciclo de vida" y haz clic en “Guardar”.

Esta vista permite detectar activos inactivos o mal gestionados que pueden representar riesgos.

Gráfico #4. Activos GDPR por salud y tipo

Este gráfico facilita la comparación de estados de salud entre distintos tipos de activos.

Haz clic en “Agregar gráfico”:

  1. Visualización: Barra apilada
  2. Métrica: Activos (Monitoreados) – Total
  3. Dimensión: Tipo de activo & Estado de salud
  4. Agrega el filtro:
    1. Filtro: Activos > Etiquetas > es > Cumplimiento GDPR
  5. Asigna el nombre "Activos GDPR por salud y tipo" y haz clic en “Guardar”.

Este gráfico permite identificar qué categorías concentran estados de advertencia.

Gráfico #5. Activos GDPR por ubicación y estado de salud

Este gráfico muestra la distribución de estados de salud por ubicación.

Haz clic en “Agregar gráfico”:

  1. Visualización: Columnas
  2. Métrica: Activos (Monitoreados) – Total
  3. Dimensión: Ubicación (Padre) & Estado de salud
  4. Agrega el filtro:
    1. Filtro: Activos > Etiquetas > es > Cumplimiento GDPR
  5. Asigna el nombre "Activos GDPR por ubicación y estado de salud" y haz clic en “Guardar”.

Este gráfico ayuda a priorizar acciones según contexto geográfico.

Gráfico #6. Activos GDPR inactivos por ubicación

Este gráfico resalta activos GDPR que ya no están activos.

Haz clic en “Agregar gráfico”:

  1. Visualización: Indicador
  2. Métrica: Activos – Total
  3. Dimensión: Estado & Ubicación
  4. Agrega los filtros:
    1. Filtro: Activos > Etiquetas > es > Cumplimiento GDPR
    2. Filtro: Activos > Estado > no es > Activo
  5. Asigna el nombre "Activos GDPR inactivos por ubicación" y haz clic en “Guardar”.

Esta visualización simplifica la detección de activos olvidados o desactualizados.