Como gerenciar as assinaturas de usuários do Microsoft 365

Neste guia, mostraremos como configurá-lo e começar a tomar decisões mais inteligentes com seus dados do M365.

Configure a integração no InvGate Asset Management

1. No InvGate Asset Management, vá para Software > Criar CI.
2. Selecione Microsoft 365 como o software.
3. Insira os seguintes valores:
   1. ID do tenant.
   2. ID do cliente.
   3. Segredo do cliente.
   4. Opcional: adicione etiquetas para a organização.
4. Clique em Criar e aguarde a notificação de confirmação.

Quais dados a integração mostra?

Quando a integração estiver ativa, o perfil do Microsoft 365 no InvGate Asset Management exibirá automaticamente os dados de licença e uso. Nas etapas a seguir, mostraremos como:

1. Visualizar assinaturas totais, atribuídas e disponíveis por planos.
2. Ver usuários inativos com baixo uso.
3. Verificar os registros de atividades em todo o seu ambiente.

Encontre seu software Microsoft 365

Antes de explorar os dados de licença e uso, você primeiro precisará localizar seu software Microsoft 365 no InvGate Asset Management. Estas etapas se aplicam a todas as seções que abordaremos a seguir:

1. Vá para Software > Software Cloud.
2. Clique em Todas as assinaturas e Agrupar por Nome.
3. Na barra de pesquisa, em Nome, digite Microsoft 365.
4. Clique no software que deseja explorar para visualizar suas informações.

Observação: a guia Página inicial oferece uma visão geral das mesmas informações que exploraremos com mais detalhes posteriormente. É um resumo dos seus dados do Microsoft 365.

1. Visualize o total de assinaturas, as assinaturas atribuídas e as assinaturas disponíveis por planos

Depois de abrir o perfil do software Microsoft 365 selecionado, siga estas etapas para visualizar o número total de assinaturas, quantas estão atribuídas e quantas ainda estão disponíveis.

1. Vá para a guia Planos.
2. Na barra de pesquisa, digite o nome específico do plano que você deseja explorar – por exemplo, Microsoft Power Automate Free.

Observação: à direita, você verá três colunas mostrando o total de assinaturas, as assinaturas atribuídas e as disponíveis.

3. Clique no número de Atribuído para ver a lista de usuários que estão usando esse plano no momento.

Observação: por padrão, o sistema exibe os usuários que estiveram ativos nos últimos 30 dias. Você pode ajustar o filtro para expandir ou restringir o período ou filtrar por usuários ativos/inativos.

2. Veja usuários inativos com baixo uso

Uma das maneiras mais comuns (e úteis) de detectar possíveis desperdícios de licença é identificar usuários inativos (pessoas que não usam as ferramentas do Microsoft 365 atribuídas a elas há algum tempo). Veja como fazer isso:

1. Vá para a guia Usuários no perfil do software Microsoft 365.
2. Use o filtro Planos para selecionar a assinatura específica que deseja revisar.
3. Aplique o filtro Última atividade para escolher um período: 7, 30, 90 ou 180 dias.
4. Use o filtro Status para selecionar Usuários inativos.

Você obterá uma lista detalhada como a mostrada na imagem, onde poderá identificar rapidamente contas com pouco ou nenhum uso recente.

Observação: como etapa final, você pode exportar a lista para o formato CSV ou XLSX para compartilhar com sua equipe ou documentar ações de limpeza.

3. Verifique os registros de atividades em todo o seu ambiente

Digamos que você queira revisar todas as alterações feitas em suas assinaturas do Microsoft 365 no último mês. Veja como fazer isso:

1. Vá para a guia Atividade no perfil do software Microsoft 365.
2. Clique no seletor de intervalo de datas no canto superior esquerdo da lista de atividades.
3. Escolha uma das opções predefinidas, como “Últimos 30 dias”, ou selecione Faixa personalizada para definir datas específicas de início e término.
4. Analise a lista filtrada de eventos, incluindo:
   1. Quem fez a alteração (por exemplo, nome do sistema ou do usuário).
   2. Qual ação foi realizada (por exemplo, assinatura adicionada, etiqueta removida).
   3. Quando aconteceu.
   4. Nível de gravidade do evento (baixo, médio, alto).

Observação: isso é especialmente útil para solucionar problemas, validar atualizações ou manter uma trilha de auditoria das ações de Gerenciamento de Assinaturas.