Como automatizar um plano claro de atualização de hardware

Aqui estão algumas coisas que você pode fazer para automatizar e otimizar seu plano de atualização de hardware:

Crie uma etiqueta inteligente para identificar ativos para desativação.
Configure uma notificação automática por e-mail.
Crie um painel para monitorar seu plano de atualização de hardware.

#1. Crie uma etiqueta inteligente para identificar ativos para desativação

Comece criando uma etiqueta inteligente que identifique automaticamente os ativos prontos para desativação. Isso ajudará você a acompanhar os dispositivos antigos ou com baixo desempenho sem esforço manual.

Configurações gerais

Vá para Configurações > Geral > Etiquetas.
Clique em Adicionar.
Preencha os seguintes campos:
- Nome: insira um nome para a etiqueta (por exemplo, “Ativos a serem desativados”).
- Descrição: opcionalmente, adicione uma breve explicação sobre a finalidade da etiqueta.
- Cor: escolha uma cor para identificar visualmente a etiqueta.
- Etiqueta inteligente: ative esta opção se desejar que a etiqueta seja atribuída automaticamente com base em regras predefinidas.

Observação: a diferença entre uma etiqueta normal e uma etiqueta inteligente é que as etiquetas normais devem ser atribuídas manualmente a cada ativo, enquanto as etiquetas inteligentes funcionam dinamicamente. Elas incluem automaticamente os ativos assim que estes atendam a critérios específicos predefinidos.

Selecione as regras

Selecione Todos em Tipos de ativos.
Configure as condições para atribuir automaticamente a etiqueta aos ativos corretos; por exemplo:
- Ativos depreciados - Selecione: Ativos > Preço atual > é igual ou inferior a > 25% do preço de aquisição.
- Garantias expiradas - Selecione: Ativos > Expiração da garantia > é exatamente em (dias) > 30.
- Ativos com mais de 5 anos - Selecione: Ativos > Data de aquisição > antes de (dias) > 1580.
- Bateria com baixa saúde - Selecione: Computador > Status da saúde da bateria (%) > é menor ou igual a > 75.
Quando terminar, clique em Salvar no canto superior direito.

Observação: essas condições refletem critérios comuns usados em planos de atualização de hardware, mas podem (e devem) ser adaptadas para se adequar às políticas específicas e estratégias de ciclo de vida da sua organização.

#2. Configure uma notificação automática por e-mail

Depois de criar a etiqueta inteligente, você pode dar um passo adiante configurando uma notificação automática por e-mail. Isso garante que as pessoas certas sejam informadas quando um ativo atingir condições críticas (sem precisar verificar manualmente).

Veja como configurar uma notificação para ativos com garantias que expiram em 30 dias:

Vá para Configurações > CIs > Automações.
Clique em Adicionar.
Preencha os seguintes campos:
- Nome: Aviso de garantia de 30 dias
- Descrição: Envia um e-mail quando um ativo está a 30 dias do vencimento da garantia.
- Evento: Selecione “Agendador”.
- Data: Defina a data e a hora atuais em que deseja que a automação seja iniciada.
- Repetir: Escolha “Diariamente” para verificar todos os dias os ativos que atendem à condição.
Na seção de condições, configure:
- Garantias expirando - Selecione: Ativos > Expiração da garantia > é exatamente em (dias) > 30.
Role até a seção Ações e clique em Adicionar ação.
Preencha os detalhes do e-mail:
- Tipo: Enviar e-mail.
- Para: Selecione o destinatário (por exemplo, seu gerente de compras ou de TI).
- Assunto: Garantia expirando em breve – aviso de 30 dias.
- Corpo: Descreva brevemente o problema e inclua a variável CI_LINK, que inserirá automaticamente um link direto para o ativo afetado em seu inventário.
Clique em Salvar para ativar a automação.

Observação: Este é apenas um exemplo de como automatizar as comunicações sobre as condições dos ativos. Você pode criar quantos e-mails forem necessários para dar suporte ao seu plano de atualização de hardware. Apenas certifique-se de que cada um agregue valor e evite ruídos desnecessários.

#3. Crie um painel para monitorar seu plano de atualização de hardware

Depois de criar sua etiqueta inteligente e notificação por e-mail, a etapa final é criar um painel que reúna tudo em um só lugar. Isso ajudará você a acompanhar as principais métricas de ativos, identificar tendências e planejar seu próximo ciclo de atualização com dados para respaldar suas decisões.

Crie um painel personalizado

Vá para Dashboard no menu à esquerda.
Clique no ícone “+” para criar um novo painel.
Aplique filtros por relevância:
- Proprietário: filtre pela pessoa responsável pelos ativos.
- Localização: restrinja os resultados a locais ou regiões específicos.
- Etiquetas: use tags inteligentes (como “Ativos a serem desativados”) para incluir apenas os ativos relevantes em seu ciclo de atualização.
Preencha os seguintes campos:
- Título do dashboard: Plano de atualização de hardware – Painel.
- Descrição: uma visão geral visual das principais métricas para apoiar o planejamento da atualização.
Adicione gráficos relevantes. Recomendamos o seguinte:
- Ativos ativos com garantia expirada.
- Ativos com garantia prestes a expirar.
- Ativos por expiração da garantia.
- Ativos por mês de compra.
- Fim da vida útil por mês.
- Ativos com saúde da bateria abaixo de 75%.
- Ativos por porcentagem de depreciação.

Observação: você pode configurar cada gráfico escolhendo o estilo de visualização (barra, coluna, pizza etc.), selecionando a métrica a ser exibida, definindo níveis de agregação e aplicando filtros para refinar os resultados.

Depois de organizar todos os gráficos necessários, salve o painel.

Observação: um painel é tão poderoso quanto às métricas que contém. Considere incluir dados relacionados ao desempenho, como carga da CPU, uso de RAM ou volume médio de incidentes por tipo de dispositivo. Essas informações ajudarão você a refinar sua programação de atualização e priorizar as substituições de maneira mais eficaz ao longo do tempo.